ASSISTANT ADMIN FINANCE & RH

Tâches
à exécuter :

Objectif Général

L’objectif principal de l’Assistant administrateur
Finance et Ressources humaines est d’assurer la gestion financière des
activités et assister le responsable administratif dans la gestion de
ressources humaines selon les procédures ACF.

Mission
1 : Assurer la comptabilité des
activités réalisées sur le terrain

1. Assurer
   que les dépenses effectuées soient toutes enregistrées et justifiées ;
2. Assurer
   la bonne imputation budgétaire des dépenses ;

3.     
 Transmettre en respectant les échéances les
informations comptable (version informatique et version papier) à la base
principale de Bunia;

4.     
Vérifier la qualité et la conformité des pièces comptables;

Mission 2 : Assurer
la gestion de trésorerie des activités des sous-bases

1. Assurer la disponibilité des
   liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage •
2. Contrôler la qualité et la conformité
   de la tenue des livres de caisse quotidiennement ;

3.     
 Faire un comptage de caisse hebdomadaire et
vérifier le solde selon les indications de la Cash Management Policy;

4. Vérifier
   la clôture des avances en cours et assurer leur justification totale dans
   les 72h ;
5. Assurer
   le respect de la cash management Policy sur la zone d’intervention

Mission
3 : Assurer la gestion des RH sur la sous-base

1. Connaître et
   s’assurer que le ROI (inclus Charte ACF, Code de conduite,) est connu et
   respecté de tous sur les zones d’intervention
2. Collecter et
   centraliser les documents administratifs pour envoyer à Bunia (Time sheet,
   Congés payés, demande de récupération, dossier personnel, évaluation
   individuelle, plan d’action pour mise à jour dans HOMERE à Bunia) Suivi
   des salaires

3.     
Assurer le suivi des travailleurs
journaliers (BDD journalier) en relation avec les autres départements et avec
le technicien RH ;

4. Contrôler le
   respect des procédures RH en termes de travail journalier (recrutement,
   nombre de jours, temps de travail, …) ; Etablir les fiches de paie des
   travailleurs journaliers ;
5.             Suivi des bons de soins
   jusqu’au paiement des factures
6. Assurer
   l’organisation administrative des déplacements de l’équipe,
7. Assurer
   la gestion des per diem et des frais d’hébergement en respect avec les
   procédures de ACF ;  Relayer les questions RH à la base
   principale Bunia et faire remonter les problématiques sous points à
   éclaircir;

8.     
Appui au processus de recrutement, réception des candidatures, tests
techniques e

9. Faire remonter
   toute anomalie ou dysfonctionnement
10.  

 

Mission
4 : Manager les équipes

1.     
Encadrer l’équipe des ménagers (cuisinier
et agent d’entretien. S’assurer qu’ils disposent des équipements nécessaires à
la réalisation de leurs tâches.

2.     
Encadrer le caissier dans ces activités au
quotidien

3.     
Réaliser des réunions hebdomadaires avec
les équipes afin d’identifier les priorités et de faire remonter des alertes

4.     
Préparer les évaluations et plan d’action
individuel pour les membres de son équipe, suivi de l’inscription à Talent
Bridge

                      Accompagner et développer
les compétences des membres de son équipe

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Profil
recherché :

Minimum Graduat en Administration ou Gestion.

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES ET NIVEAU D’EXPÉRIENCE

1. 2 ans
   d’expérience réussie dans un poste similaire
2. Être capable
   d’analyser une situation et d’y apporter une réponse appropriée.
3. Être capable
   d’anticiper les besoins et les problèmes.

4.     
Connaissances de la comptabilité.

5.     
Maitrise du français et d’au moins deux
langues locales.

6.     
Connaissances en IT (informatique : Word,
Excel, Outlook)

7.     
Bonne capacité de communication et d’information

8.     
Flexibilité

9.     
Capacité à travailler de manière autonome

10.  Expérience
préalable avec une ONG internationale

11. Sens de
    l’organisation
12. Expérience en
    gestion financière, comptabilité, administration, ressources humaines

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