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Tâches
à exécuter :
I.
Assurer
la comptabilité de la base et des zones d’intervention
1.
du respect des procédures comptables sur la base
et les zones d’intervention ;
2.
de la compilation mensuelle et la consolidation
de la comptabilité de Kinshasa Urgence et celles provenant des zones
d’intervention avant leur envoi dans les temps à la coordination (version
SAGA);
3.
De la remontée des archives comptables physiques
mensuelle à Kinshasa ;
4.
de
l’exhaustivité, de l’exactitude des écritures passées et de la bonne imputation
budgétaire des dépenses à Kinshasa et sur les zones d’intervention (respect des
libellés comptables, respect du PCG…);
5.
De
l’exactitude des comptages de caisses et de leur contrôle physique ;
6.
S’assurer
que les comptages de caisse hebdomadaires sont réalisés par les Admins zone
d’intervention 
7.
Alerter
le Responsable Support des irrégularités comptables en indiquant le montant
financier impliqué ;
II.
Assurer
la gestion de la trésorerie de la base et sous bases
1.
D’apporter au Responsable Support des éléments,
sur le contexte de son département, susceptibles d’impacter les procédures de
conservation et mouvement de fonds ;
2.
De la
mise en œuvre et du respect des procédures de conservation et mouvement de
fonds (Cash Management Policy) sur les zones d’intervention c’est-à-dire de la
disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage
ainsi que de la sécurité de l’approvisionnement sur les zones d’intervention,
3.
Identification des acteurs du secteur bancaire
dans chaque zone d’intervention ;
4.
De
s’assurer du traitement des demandes de transfert des fonds vers les zones
d’intervention
5.
Identification des acteurs du secteur bancaire
dans chaque zone d’intervention ;
6.
De s’assurer du traitement des demandes de
transfert des fonds vers les zones d’intervention selon les échéances et
montants validés par le Responsable Support et le Responsable Terrain ;
III.
Assurer
la gestion des ressources humaines de la base et des zones d’intervention
1.
De superviser l’administration du personnel ;
2. D’assurer que les contrats et avenants ainsi
que les déclarations légales liées aux mouvements du personnel sont établies
conformément aux procédures RH et cadre légal (embauche et fins de contrats) ;
3. Supervise la mise à jour de la base de données
Homère avec les éléments variables de paie, sur base des documents internes
(times heets, demandes de congés, demande d’heures supplémentaires,
justificatifs d’absences, etc.) ;
4. De suivre les avances sur salaires et
superviser leur report dans la base de données Homère par le.la technicien.ne
RH 
5. De contrôler la paye établie par le.la
technicien.ne RH et soumettre la paye à la coordination RH nationale pour
permettre le paiement des salaires et des cotisations aux dates déterminées ;
6. D’assurer le suivi du temps de travail et le
report des absences. S’assurer que ces variables de la paye sont prises en
compte à la fin de chaque mois lors de la compilation de la paye ;
7. De garantir le bon archivage des documents RH,
la mise à jour des dossiers du personnel et la transmission au département RH
en capitale lorsque requis
IV.
Suivi
budgétaire
1. De la mise à jour des réels de comptabilité à
l’occasion des réunions mensuelle du BFU
–
Comptabilité caisses Kinshasa
–
Dépenses coordination envoyées pour paiement
depuis la Base Urgence
–
Comptabilité des zones d’intervention
2. De la vérification des allocations budgétaires
notamment à travers la revue de l’onglet « GLA » du BFU transmis par la coordination.
3. De l’appui à la mise à jour mensuelle des
prévisions du suivi budgétaire.
V.
Encadrer
et accompagner les équipes Ressources Humaines & Finance de la base et des
zones d’intervention
1. De
définir les besoins Ressources Humaines pour ses activités et l’organigramme de
son équipe
2. De participer au recrutement de ses équipes
3.
D’organiser et piloter les réunions d’équipe,
et les points individuels, réguliers et exceptionnels
4.
D’élaborer et suivre les plans d’action
individuels des membres de l’équipe
5.
De gérer
les plannings, la répartition et la coordination du travail
6. D’assurer les entretiens d’évaluation des
membres de son équipe
7. D’identifier
les besoins de formation des membres de l’équipe
8.
De créer,
organiser et animer des formations
9.
De gérer
les difficultés d’équipe
10.
De la
supervision des Admins des zones d’intervention, de leur formation, de leur
donner
Profil
recherché :
NIVEAU
D’ETUDES/DIPLOME :
Avoir au minimum un diplôme en
finance/comptabilité/administration/ressources humaines
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES ET NIVEAU D’EXPÉRIENCE :
1.
3 ans d’expérience dans un poste similaire ;
2.
Maitrise du français ;
3.
Connaissances en informatique : Excel (niveau
avancé), Word, Outlook ;
4.
Bonne capacité de communication ;
5.
Flexibilité et organisation ;
6.
Expérience préalable avec une ONG.
7.
Expérience préalable avec un logiciel de gestion
financière, de préférence SAGA ;
8.
Expérience préalable avec un logiciel de gestion
des ressources humaines, de préférence
Homère ;
9.
Expérience avec ACF
10. Autonomie,
rigueur, esprit d’analyse et esprit d’initiative.
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