MEDECINS SANS FRONTIERES (MSF)
1.
En
étroite coordination avec le coordinateur du projet (PC), le coordinateur RH et
le coordinateur finance, calculer,
analyser et contrôler les besoins opérationnels RH et Fin et les budgets
associés de manière à fournir avec
efficience l’effectif et
les compétences requises par le projet et l’affectation correcte des fonds
selon les contrats de
financement. Proposer des mesures de correction quand c’est nécessaire.
2.
Planifier, superviser et assurer avec le RHCo la mise en œuvre
des processus RH induits (recrutement, formation, briefing, intégration, évaluation,
détection des potentiels, perfectionnement et communication) de manière à
garantir la taille et l’adéquation des connaissances requises. Aider les
responsables hiérarchiques
du projet lors des actions sus mentionnés afin d’améliorer les compétences, les
résultats, la
contribution du personnel aux objectifs de la mission, et de stimuler sa
participation et son engagement envers MSF. Donner des conseils
sur la configuration MI et mettre à jour l’organigramme et les fiches de poste
; aider le PC et/ou les responsables d’équipe et les superviseurs à mettre au
point le planning des vacances et les horaires/roulement du personnel, de
manière à prévoir les besoins et la disponibilité en personnel pour les activités
du projet.
3.
Prendre en charge, au niveau du projet, les formalités
des contrats d’embauche ainsi que les amendements el les
résiliations des contrats. Archiver et mettre à jour les dossiers des
employé/e/s, les informer sur leurs droits et préparer toutes les déclarations
fiscales obligatoires conformément à la législation. En étroite collaboration
avec le/la PC et le/la RI{ Co chercher les meilleures solutions pour éviter
et/ou résoudre d’éventuels conflits sociaux.
4. Superviser
/effectuer les opérations de paie en veillant à ce que toutes les données
nécessaires au calcul du salaire
mensuel des employés nationaux soient correctement saisies (jours de congé, absences non payées, congés maladie, heures
supplémentaires, avances sur salaire, etc.) de manière à assurer l’exactitude et la ponctualité du versement. Sous
la supervision du/de la FIRCo, veiller à la bonne indexation de la grille de salaires des employés nationaux
afin d’assurer l’équité en interne, l’ajustement au coût de la vie et
l’application correcte des conditions de travail sur le site du projet.
5. En étroite
collaboration avec le/la PC et le/la I IRCo, effectuer les démarches
administratives liées à tout
protocole
d’accord en vigueur entre MSF et des partenaires locaux (par ex. Ministère de
la santé, etc.).
6.
Mettre en place les circuits et flux financiers (gestion
des caisses, transferts, avances, procédures d’achat, validation des
paiements, suivi des versements réguliers, rapprochement bancaire) de manière à
anticiper les
dépenses au niveau du projet et optimiser les besoins en liquidités et leur
sécurité.
7. Mettre en
place et superviser les méthodes et les systèmes de transaction de manière à
assurer la transparence
des pratiques comptables et à disposer de preuves documentaires de traçabilité
(factures, reçus, relevés bancaires,
etc.), conformément aux lignes directrices et aux règles de MSF et en utilisant
les logiciels à disposition. Garantir et
contrôler la clôture des comptes mensuels et annuels et tous les rapports RH,
finances et administration du projet (I lomere et clôture mensuelle des
logiciels comptables, sitreps, etc.).
8.
Prendre
en charge tous les mouvements et/ou les hébergements de l’équipe du projet.
9. Apporter le
support nécessaire à l’assistant Admin-Fin du projet dans son travail quotidien
(utilisation
UF, encodage, Politiques RH, HOMERE)
10.
Coordonner et accompagner les autres départements dans le
processus MYRO annuel en s’assurant d’une bonne élaboration des narratifs et
budgets en accord avec la stratégie générale du projet.
11. Gestion et attribution des logements pour le
staff international
12.
S’assurer d’une bonne coordination et communication avec
les autres projets de MSF, notamment à Kinshasa, pour garantir la correcte
refacturation de toutes dépenses relatives à services fournis ou à la mobilité des staffs
(notamment pendant les interventions PUC) lorsque approprié.
13. Stimuler
l’utilisation du service Mpesa (service de payement par téléphonie) en
sensibilisant les fournisseurs et journaliers à son utilisation afin de
renforcer la « zero cash policy » en vigueur dans la mission,
14.
S’assurer
que le processus de validation en vigueur dans la mission et sur le projet est
bien respecté et
que les vérifications sont faites avant de donner toute validation finale
15.
Accompagner les différents départements dans l’analyse de
leurs budgets de manière mensuelle (forecast) et consolider les résultats pour
validation avec le Coter.
16.
Assurer la correcte gestion des ressources financières du
projet et le correct encodage des transitions.
17.
Prendre
en charge le suivi de WeCheck,
18. S’assurer de
la mise à jour complète des dossiers RI I (évaluations, PP vs IRFFG, objectifs,
suivi disciplinaire,
archivages, …) pour tout staff de la DAI’, de l’ESP et de la RST1.
19.
Identifier et organiser des back-up Internes pour les
positions critiques de la BAP.
20.
Assurer un soutien et un coaching aux superviseurs de la
BAP dans leur rôle de gestion d’équipe
21.
Collaboration étroite avec le département L&D de la
mission pour évaluer les possibilités d’évolutions du staff de la GAP.
22.
S’assurer de la mise en place et du suivi d’une bonne
gestion administrative conformément à la stratégie Ril de la mission (suivi des congés
annuels, heures supplémentaires, mobilité…)
23.
Participer activement dans les processus de recrutement de
toute position ouverte à la DAP avec la collaboration du référent technique et
sous la supervision de la responsable de la BAP.
Participer activement dans la gestion de tout
processus disciplinaire relatif aux staffs de la BAP en collaboration avec le manager du département concerné
et toujours sous la supervision du responsable de la BAP.
Profil
recherché :
1.
Diplôme en finance, gestion (affaires, RF I) ou
administration souhaitée.
2.
Expérience
professionnelle d’au moins deux ans dans des postes équivalents
3.
Expérience professionnelle avec MSF ou une autre ONG
souhaitée
4.
Maîtrise
parfaite de MS Office Word, Excel, Internet, Outlook, Teams.
5.
Connaissance de l’outil de gestion des ressources humaines
(Homère). Connaissance
des outils de gestion des finances Unifield et Wefin est un atout
6.
Indispensable
: Langue de la mission (Français).
7.
Souhaitable : connaitre l’anglais est un atout
8.
Sens du
Résultats et de la Qualité 1.2
9.
Travail
en Equipe et Coopération ; L2Souplesse de Comportement L2
10.
Adhésion
aux Principes L2
11. Gestion du
Stress L3
12.
Forte
capacité organisationnelle, de gestion du temps et des priorités
opérationnelles.
13.
Capacité
de travailler dans un environnement multiculturel.
Cette description de poste peut être modifiée en
conformité avec les activités ou l’évolution de la mission.
Comment
Postuler
Toutes les
personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :
Curriculum Vitae (Maximum 2 pages).
Lettre de motivation (Maximum 1 page).
Copie
des diplômes requis pour le poste ou du diplôme le plus élevé.
NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement
