Tâches
à exécuter :

1.    Coordonner
la préparation du budget général et des budgets périodiques des subventions ;

2.    Contrôler
et assurer le suivi de l’exécution du budget conformément au plan de travail
budgétisé et expliquer les écarts ;

3.    Réaliser
des projections de consommations budgétaires et proposer les actions
appropriées ;

4.    Produire
les plans des dépenses trimestriels sur base des informations reçues de
différents services ;

5.    Développer
un plan de gestion des risques financiers opérationnels et suivre sa mise en
œuvre ;

6.    Mettre
en place un système de contrôle et de suivi financier et budgétaire au niveau
au du secrétariat technique du projet ;

7.    S’assurer
que les réconciliations sont faites mensuellement entre le grand livre, le
solde de la caisse et de la banque ;

8.    Suivre
toutes les opérations bancaires en rapport avec les fonds des projets ;

9.    Élaborer
mensuellement l’état de rapprochement bancaire ;

10. S’assurer
que toutes les demandes de paiement sont faites en conformité avec le budget et
les directives du projet ;

11. Valider
les requêtes des paiements en faveurs des services et des fournisseurs ;

12. Assurer
le règlement des factures des fournisseurs par la banque après obtention tous les accords de la
hiérarchie ;

13. Assurer
le paiement des Sous Bénéficiaires après approbations après obtention tous les
accords de la hiérarchie ;

14. Approvisionner
la caisse des menues dépenses ;

15. Superviser
la comptabilité et la trésorerie ;

16. Contrôler
régulièrement la caisse des menues dépenses ;

17. Élaborer
et partager mensuellement le suivi budgétaire ;

18. Collaborer
avec le service des finances des partenaires Sous Bénéficiaires du projet pour
garantir le respect des procédures financières et administratives dans la
gestion d’ensemble du projet ;

19. Contribuer
à l’analyse et aux feedbacks des rapports financiers des Sous

20. Bénéficiaires
;

21. Exécuter
toute autre tâche confiée par la hiérarchie répondant au profil ;

22. Gérer
la paie du personnel et les déclarations sociales (en collaboration avec la

23. Fiduciaire)

24. Collecter
et intégrer les éléments variables de paie à mettre à la disposition du
fiduciaire ;

25. Procéder
à la vérification des différents calculs du bulletin de paie des cadres et non
cadres (du net au brut) ;  Établir et contrôler les paies spécifiques ;

26. Vérifier
le calcul des charges et des déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles
et annuelles) ,

27. Interagir
par le biais du fiduciaire avec l’Administration fiscale et tous les autres
services de l’État.

28. Gérer
administrativement le personnel de l’entreprise :

29. Veiller
à la tenue à jour des dossiers du personnel et faire remplir les obligations
légales ;

30. Gérer
les contrats de travail (établissement, suivi, suspension, rupture)  Organiser les élections des instances
représentatives du personnel, le cas échéant ;

31. Gérer
administrativement le départ du personnel.

32. Assurer
le classement et l’archivage des documents du Secrétariat Technique du projet ;

33. Assurer
l’organisation de différentes réunions de service et autres réunions organisées
par Secrétariat Technique du projet ;

34. Tenir
à jour les minutes de toutes les réunions du Secrétariat Technique du projet ;

35. Assurer
le suivi hebdomadaire des points d’actions retenus lors des différentes
réunions et en faire le point au Coordonnateur du Secrétariat Technique du
projet ;

36. Suivre
la réalisation des activités clés de l’équipe et tenir informé le

37. Coordonnateur
du Secrétariat Technique du projet en cas de non réalisation et ou retards.

38. Élaborer
chaque mois un rapport des activités clés du Secrétariat Technique COVI-19 ;

39. Vérifier
la complétude des documents de demandes des fonds soumis à la signature du
Coordonnateur du Secrétariat Technique du projet ;

40. S’assurer
de l’organisation des événements (voyages, titres de voyages, salles de
travail, outils de travail, transport local…) en collaboration avec le chargé
de la logistique.

41. Consolider
les états des besoins en fournitures/consommables/ équipements nécessaires au
fonctionnement de l’équipe clé, en collaboration avec le chargé de la
logistique et s’assurer de leurs disponibilités ;

42. Réceptionner,
traiter et diffuser les informations (courriers, e-mails…) ;

43. Assurer
la gestion de la communication téléphonique de l’équipe (octroi des crédits,
téléphones, appels des partenaires et des fournisseurs) ;

44. Organiser
les Rendez-vous du coordonnateur du Secrétariat Technique du projet ;

45. Suivre
et classer les times sheets du personnel ;

46. Exécuter
toute autre tâche lui confiée par sa hiérarchie dans les limites de son profil
et de ses capacités.

Profil
recherché :

1.    Un
diplôme universitaire (bac+5) en finance, économie, comptabilité ou
informatique de gestion ou équivalent.

2.    Une
expérience avérée d’au moins 10 ans comme gestionnaire des finances ;

3.   
Une expérience avérée d’au moins 2 ans dans le
domaine de l’administration ;

4.    Une
expérience de travailler sous pression dans un environnement multiculturel ;

5.    Une
connaissance des procédures du Fonds Mondial souhaitée ;

6.    Une
capacité rédactionnelle et expérience d’élaboration de rapports.

7.    Une
qualité pédagogique, rigueur, patience, flexibilité et capacité d’adaptation ;

8.    Un
esprit poussé d’analyse et de synthèse ;

9.    Une
maîtrise de l’utilisation de l’outil informatique (Word, Excel, logiciels de
gestion de stocks) ;

10. Il
doit parler et écrire couramment Français, l’anglais serait un atout.

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