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Tâches
à exécuter :
A.
Domaine
de responsabilité
Ø Gestion
des dossiers de contrats de consultants pour le projet ;
Ø Gestion
des subventions locales ;
Ø Gestion
des contrats événementiels ;
Ø La
mise à jour et le partage de l’outil de suivi des contrats ;
Ø Assurer
un archivage conforme des documents (contrats, subventions locales…) selon
les règles de la Société.
B.
Attributions
1.
Gestion
des contrats :
Ø Constituer
les dossiers des contrats selon qu’il s’agit d’un contrat interne ou a établir
par le Bureau
2.
Pour
les contrats internes :
Ø Recevoir
la demande de contrat, les termes de références et la liste restreinte des
consultants potentiels, procéder à des
appels d’offres ;
Ø Faire
une vérification manuelle dans la liste de sanction ;
Ø Faire
une évaluation financière et attribuer le contrat |
Ø Etablir
le contrat selon les procédures Giz ;
Ø Constituer
la documentation nécessaire pour chaque contrat el un bon classement selon les
règles de la GIZ ;
Ø Suivre
les paiements.
1.
Pour
les contrats avec le bureau de la Société :
Ø Recevoir
les demandes de service du programme BGF a Kindu en ce qui concerne les contrats
;
Ø Vérifier
que la documentation constituée respecte les procédures de la Société ;
Ø Remplir
les formulaires additionnels en vue de transmettre tout le dossier au Bureau de
la Société ;
Ø Suivre
le processus d’élaboration du contrat au niveau du Bureau de la Société ;
Ø Informer
régulièrement les responsables des champs d’actions sur l’évolution du dossier
; |
Ø Recevoir
les contrats établis par le bureau, les soumettre a la signature du projet
ainsi que du consultant, suivre l’exécution des prestations, la facturation, le
paiement ainsi que la clôture du contrat ;
Ø Etre
l’interface du projet avec le Bureau pour toute question qui concerne les
contrats de consultants ;
Ø Conseiller
les champs d’actions du programme BGF à Kindu dans la constitution des dossiers
des contrats des consultants, selon les normes el procédures de la Société.
2.
Gestion
des subventions locales :
Ø Constituer
la documentation nécessaire en cas de subventions locales : vérification
de la capacité du bénéficiaire, du budget, du chronogramme etc… selon les
normes de la Société ;
Ø Remplir
les formulaires nécessaires pour une élaboration au niveau du Bure de la
Société et transmettre tous les documents ;
Ø Faire
le Suivi de traitement du dossier au niveau du Bureau Kinshasa ;
Ø Répondre
à toute question relative a une subvention locale du projet ;
Ø Suivre
l’exécution des paiements (demandes d’avance, remboursements, justification,
etc) ;
Ø Assurer
la mise à jour du tableau suivi des contrats ainsi que son partage
hebdomadair
3.
Autres
attributions
Ø Appuyer
le Chef du bureau Maniema ainsi que la Responsable de l’ Administration et
Finances Maniema dans toutes les décisions, réunions, échanges et conseils
qu’ils doivent faire par rapport aux aspects touchant les contrats ;
Ø Appuyer
la Responsable Administration et Finances Maniema dans l’organisation
administrative et logistique des
activités du programme (réunions, ateliers, etc.) ;»
Ø Prendre
activement par aux réunions, ateliers etc. du programme ;
Ø Assumer
des tâches transversales et tout autre
travail en rapport avec ses compétences sur demande des supérieurs
hiérarchiques.
Profil
recherché :
1.
Education
Ø Etre
détenteur d’un diplôme universitaire ou
similaire en Administration et Finances, en communication, en commerce ou
équivalent.
2.
Expérience
Ø Avoir
au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration
et Finances particulièrement dans
l’élaboration de contrats et Subventions Locales avec une ou plusieurs ONG,
entreprise(s) privée(s) ou partenaire international, et éventuellement dans le
secteur environnement ou développement.
3.
Compétences/autres
connaissances et qualités personnelles
Ø Avoir
très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de
l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que
téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet…), des applications
informatiques (telles que MS Office) ;
Ø Avoir
une passion pour les approches digitales ;
Ø Avoir
la maitrise parfaite du français et du swahili (écrit et parle) ;
Ø Etre
apte à travailler avec rapidité en produisant des résultats escomptés malgré le
stress ;
Ø Etre
honnête et possédant des valeurs morales confirmées par son entourage et
références professionnelles ;
Ø Avoir
esprit d’équipe.
