1.             
Missions et Rôle

Sous la direction du
directeur administratif, Le responsable administratif organise, coordonne et
supervise les services administratifs, et les services généraux de l’
entreprise

1. 
Elle centralise les informations auprès des services
opérationnels (archivage, distribution du courrier, standard, réception et
autres services de bureau).

2. 
Elle organise et gère la caisse de l’entreprise et en
rend compte régulièrement

Elle
(il) sera amené à

3. 
Gérer la facturation et la bureautique.

4. 
Assister le directeur administratif dans toutes les
tâches administratives, organiser ses journées, assurer son secrétariat et
élaborer son courrier à partir de ses consignes.

5. 
Organiser les réunions de travail : elle prépare les
dossiers, s’occupe de prévenir les personnes concernées et assiste à ces
réunions de travail pour en assurer les comptes rendus grâce à sa très bonne
maîtrise des outils et

des techniques de communication

6. 
Suivre le pointage des agents, les opérations de la
paie et en faire les classements

7. 
Assister le Directeur Administratif sur certaines
tâches des Ressources Humaines et tenue régulière des dossiers du personnel

8. 
Suivre les plannings des congés des agents et en
signal éventuels

9.Saisir les
correspondances et divers documents ; les reproduire, les scanner

et les diffuser éventuellement ;

10.                 
Classer et archiver les documents importants dàN
correspondances des régies financières, foncières etc.…/Notes de perceptions et
leurs preuves de

 méthodes de

11.                 
Classer et d’archiver des documents

12.                 
Réceptionner appels téléphoniques ou des visiteurs et
redirection des appels et des visiteurs vers les bons interlocuteurs.

13.                 
Gérer les courriers entrants et sortants et leur
redistribution vers les bons destinataires

14.                 
Préparer des contrats divers

15.                 
Visiter réguliers de nos sites pour résoudre quelques
problèmes éventuels

16.                     
Faire le récapitulatif journalier, hebdomadaire et
mensuel de la caisse au département financier.

17.                 
Accueillir les invités et faire des réservations des
vols nationaux et internationaux, des hôtels

18.                 
Accomplir des démarches pour rechercher des documents
administratifs et leur classement dans des dossiers divers

 Suivre les séjours de
nos expatriés

19.                 
Faire quelques formalités dans les banques, les
administrations publiques et autres régies financières

20.                 
Gérer les RDV du directeur général et organiser ses
réunions diverses

21.                 
Respecter scrupuleusement les procédures financières
concernant les encaissements et les décaissements

22.                 
Accomplir toutes autres tâches lui confiées par la
direction ( dossier carburant et autres…)

                           Réceptionner
et expédier du courrier entrant et sortant

Profil
recherché :

Qualifications

1.   
Diplôme d’études secondaires ; Licence en bureautique
ou dans un domaine équivalent est souhaitable

2.   
Un diplôme en secrétariat serait un avantage

Compétence et Expérience requises

1.    
Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement
de l’entreprise

2.    
Connaissance générale des techniques de gestion
administrative et de secrétariat,

3.    
 Bonnes capacités
rédactionnelles et d’organisation

4.    
 Très bonne maîtrise
des techniques bureautiques ; Internet, Outlook,

5.    
Être méthodique et rigoureuse

6.    
Être discrète et avoir le sens de la confidentialité

7.    
Être bien organisée et de bonnes relations avec tous et être
de bonne présentation

8.    
Être proactive et prendre de bonnes initiatives

9.    
Aimer son travail et être disponible

Langues

1.  Français : Écrire
et parler (niveau excellent)

2.  Anglais : Écrire et parler (serait un atout