ETABLISSEMENT D'UTILITE PUBLIQ
L’Assistant Administratif et Financier (AAP)
assumera les responsabilités ci- dessous
En matière administrative
1.
Gérer les
différents contrats (administratifs, financiers, logistiques) et diverses conventions pour garantir leur respect dans le
cadre législatif et/ou réglementaire, Gérer les ressources humaines,
2. Mettre à jour les dossiers des agents,
3.
Organiser la
paie des agents en utilisant les outils appropriés, Assurer le suivi de l’évaluation des agents
par les personnes habilitées Archiver
les documents administratifs, financiers et logistiques, Tenir le secrétariat
de l’antenne,
4.
Préparer les
réunions hebdomadaires de l’antenne
5.
Rédiger les
procès-verbaux, comptes rendus, rapports d’activités de l’antenne En matière
logistique
Gérer le patrimoine,
1.
Organiser
les inventaires périodiques des fournitures de bureau, matériels et équipements
et tenir à jour toute la documentation y afférente (fiche de stock, réquisition,
bon de sortie stock, bon d’entrée stock, bon de commande, procès-verbal de
réception, ….
2.
Organiser
la maintenance préventive et curative des équipements et matériels selon le
plan de maintenance préétabli et mettre à jour les fiches de maintenance,
3.
Mettre
à jour la base des données des fournisseurs contractuels et non contractuels,
4.
Gérer
les contrats des fournisseurs,
5.
Effectuer
les achats dans le respect des procédures (état de besoin, comparaison des prix,
bon de commande, contrat, procès-verbaux de réception, facture…)
6.
Réceptionner,
entreposer et distribuer les fournitures, matériels, équipements et
consommables en utilisant les outils appropriés,
7.
Vérifier
la tenue des carnets de bord et des carnets d’entretien par le chauffeur et les
vérificateurs,
8.
Assurer
l’acquisition des documents de bord et assurances des engins,
9.
Conduire
les engins roulants,
10. Superviser les taches du conducteur de canot
rapide,
11. Mettre en place un tableau de suivi du délai
d’expiration de l’antivirus sur les ordinateurs,
12.
Renouveler
l’antivirus sur les ordinateurs éligibles,
13.
Participer
aux différentes commissions de passation des marchés relatives aux achats,
14.
15.
Procéder
à la rédaction des rapports logistiques périodiques (gestion des stock, consommation
carburant, inventaires, … ) ,
16.
17.
Tenir
un tableau de bord des voyages planifiés du staff,
18.
19.
Organiser
tous les déplacements (moyens de transport, billets d’avion, transport vers
l’aéroport/port/gare routière ou ferroviaire, formalités de voyage, réservation
d’hôtel etc.),
20.
21.
Effectuer
les formalités de voyage de missionnaires,
22.
23.
Contrôler
l’état des bâtiments,
24.
25.
Organiser
l’entretien des bâtiments et superviser les taches des techniciens de surface,
26.
27.
Prévenir,
rapporter les incidents et assurer la mise en ce remédiation au besoin,
28.
29.
Superviser
le service de gardiennage.
30.
31.
S’assurer
de la sécurité du bureau.
–
En matière
financière et comptable
Préparer le budget du fonctionnement et des
activités de l’antenne,
Vérifier et exécuter les paiements et les
recouvrements après leur ordonnancement par le Chef d’antenne,
Tenir la petite caisse de l’antenne,
Tenir à jour la comptabilité des opérations de
l’antenne,
S’occuper des déclarations fiscales et des
cotisations dans le délai et de leur paiement,
Vérifier et suivre le paiement des
prestataires contractants auprès du détenteur des fonds et des Banques,
Assurer le recouvrement dans les meilleurs
délais des avances faites aux agents de l’antenne pour solder les comptes
débiteurs conformément à chaque avance
Vérifier l’existence des pièces justificatives
probantes et suffisantes à l’appui des engagements. Particulièrement vérifier
la présence (i) des plans de management validés, (ii) des outils d’indice et
(iii) des rapports de vérification administrative, (iv) des rapports de gestion
correcte des subsides et autres ressources mises à la disposition des
structures contractantes,
Vérifier les aspects contractuels et
financiers de chaque facture avant paiement (disponibilité des fonds sur la
ligne budgétaire, état de besoin, demande de paiement, contrat, bon de
commande, ),
Cosigner avec le Chef d’antenne les chèques,
les ordres de virement/paiements ainsi que les autorisations de décaissement,
Participer à l’élaboration des plans de
travail périodiques,
Fournir de façon hebdomadaire ou à la demande
de la hiérarchie des informations précises sur la disponibilité des fonds en
caisse et en banque, ainsi que sur le solde détaillé des comptes de l’antenne,
Profil
recherché :
L’Assistant Administratif et Financier devra :
1. Être de nationalité congolaise,
2. Disposer d’au moins un diplôme
universitaire de graduat (Bac + 3) en gestion administrative et financière,
sciences économiques ou diplôme
3. Avoir
au moins (3) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative,
financière et comptable dans un projet similaire ou équivalent,
4. Avoir l’expérience au sein d’une
institution financée par les bailleurs des fonds, d’une organisation du système
des nations unies, d’un organisme de coopération ou d’une ONG internationale,
5. Avoir de très bonnes connaissances des
principes, méthodes et pratiques comptables, Avoir une capacité de
planification, d’organisation et de travail méthodique,
6. Maîtriser l’outil informatique (MS Word,
manipulation avérée d’Excel comme base de données, power point, internet, …),
Être capable de gérer les conflits de manière
autonome,
Avoir une expérience dans la mise en oeuvre de
l’approche FBP ou avoir suivi une formation FBP (un atout),
Disposer d’un permis de conduire de catégorie
« A » en cours de validité ou un tenant lieu,
Maîtriser le français écrit, parlé et lu et au
moins une langue locale,
Être disponible, intègre et capable de
travailler sous pression,
Avoir un esprit d’initiative, de rigueur et de
respect des échéances,
Posséder de bonnes capacités relationnelles et
de communication.
VI. COMPOSITION DU DOSSIER ET RECEPTION
DES CANDIDATURES
Les candidats intéressés par le présent appel à candidature et répondant
au profil doivent faire parvenir au plus tard à la date et à
l’heure indiquée ci-dessous, leur dossier comprenant :
Une lettre de motivation à l’attention de la
Directrice de l’EUP FBP KAT, avec coordonnées, adresses physiques et
électroniques, dans lesquelles le candidat pourrait fournir toute information
complémentaire qu’il juge pertinente et qui n’est pas fournie dans le CV,
Un curriculum vitae du candidat mis à jour
rédigé en langue française,
Les copies de diplômes scolaires et
académiques, certificats, attestations, brevets,
Les attestations des services rendus,
La carte de l’ONEM pour les chômeurs,
Les références (nom, adresse, et numéro de téléphone) de 3 personnes de
bonne moralité dont le dernier employeur. Le comité d’évaluation
Comment
Postuler :
Les dossiers de candidatures complets, portant mention « Appel à candidature pour le posted’Assistant
Administratif et Financier » peuvent être déposés contre
récépissé au plus tard
le 2 avril
2024 à 16 h 30 (heure locale):
–
sous pli fermé aux adresses
ci-dessous :
3181, Avenue de la Gloire, Quartier Gambela
11, (Croisement des avenues du PDG et de la Gloire), Commune/Ville de
Lubumbashi;
13, Avenue de l’église, Quartier Centre
Urbain, Commune/Ville de Kamina.
—
ou par voie électronique à
l’adresse suivante en prenant soins de mentionner dans l’objet du mail « Appel à
candidature pour le poste d’Assistant Administratif et Financier »: eupfbpkat.dir,recrutPgmailicom
NB : Les dossiers de candidature sous format
électronique seront envoyés dans un seul fichier sous format PDF.
Seuls les candidats retenus seront contactés pour le
test écrit dont le lieu sera communiqué. Les
déplacements et autres frais engagés par les candidats résidant hors de
Lubumbashi sont à leur charge
exclusive.
Les
candidatures féminines sont vivement encouragées.
A l’issue de la procédure de sélection, les dossiers ne seront pas
restitués.
IX. PROCEDURES INDICATIVES DE RECRUTEMENT
a) Critères administratifs :
—
Contrôle de tous les éléments requis dans
l’appel à candidatures,
—
Analyse des dossiers par rapport aux diplômes et expériences
requises.
NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement
