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Tâches
à exécuter :
1.
Tenir et mettre à jour le livre de caisse « le
Cash Transaction Journal » en y insérant toutes les transactions journalières.
2.
Effectuer tous les paiements du bureau
(Factures en souffrances des fournisseurs, paiement mensuel BCZ) et paiements
des perdiems et autres en s’assurant que tous les documents servant de
justificatifs et toutes les approbations existent.
3.
Mettre à jour tous les bons de sortie de caisse
«Vouchers » en les mettant en conformité avec le journal-caisse (CTJ).
4.
Effectuer le paiement des salaires conformément
à la liste de paie approuvée
5.
Préparer le daily cash count et envoyer le
rapport journalier (CTJ & cash count signé) au Finance Officer au plus tard
à 15h30.
6.
Préparer les demandes des fonds deux fois par
mois et notifier la D Finances de celles-ci.
7.
Entrer journalièrement les transactions dans le
Système financier,
8.
Préparer la réconciliation de la caisse à la
fin du mois.
9.
Envoyer le rapport mensuel (CTJ, Cash count
signé et la réconci ia -« aisse) au plus tard le 2 du mois prochain
10. Effectuer le scanning
de tous les paiements des journaliers, décomptes finals et autres à envoyer au
Finance Officer afin de lui permettre de préparer les déclarations mensuelles
des taxes
11. Effectuer le
Scanning des vouchers et autres documents financiers et envoyer le CD scanning
au Finance Officer au plus tard le 15 du mois prochain.
12. 2.
Responsabilité liées au ressources humaines
13. Appui dans le
processus de recrutement au niveau du site
14. Appui dans la
gestion des dossiers du personnel (évaluations, contrats, fiches de congé…)
15. Appui dans le
maintien du système de classement des documents administratifs et du personnel
; et ce en conformité avec les politiques et procédures de IMC
16. Appui dans la
mise à jour en temps opportun de l’Appendix X (les contrats et les timesheets)
17. Appui dans la
mise à jour des contrats du personnel national et les COS
18. Veiller à ce
que tous les timesheets du personnel national soient préparés, approuvés par
les superviseurs respectifs et soumis au Finance Manager en temps voulu.
19. Appui sur le
suivi de la grille des jours de congé du personnel national
20. Appui dans
l’assistance technique pour la mise à jour du ROI dans le respect des lois du
travail et les règles et procédures de l’IMC
21. Appui dans la
recherche des visas, les réservations d’hébergement et de voyage pour les
visiteurs expatriés de l’IMC
22. Initier les PR
pour les factures mensuelles de consommation d’eau et d’électricité du bureau
et du Guesthouse et assurer également leur exactitude y compris les besoins
d’entretien.
23. Veiller à la
préparation des « Bons de soins» à l’égard du personnel national et leurs
dépendants ayant besoin de soins médicaux. Cela implique de vérifier également
les factures médicales des hôpitaux pour assurer que les services ont été
fournis et certifient la même chose
24. S’assurer que
les ordres de mission sont préparés et approuvés à temp faciliter la mission
des voyageurs respectifs.
25. Appui dans
l’établissement des déclarations mensuelles et les paie en mensuels des taxes
(DGI, INSS, INPP, ONEM, ..)
Appui dans la préparer
des badges pour tous les staffs et les visites.
Profil
recherché :
1.
Education: Diplôme de niveau Bac + 3 en
sciences commerciales e f en économie ou équivalent
2.
Expérience: 2 ans d’expérience en gestion
financière, gestion de la en ONG est un plus.
3. Français
et langue locale requis. Anglais est un plus.
4. Bon
sens de l’organisation, autonomie, flexibilité, rigueur, esprit d’initiative
5. Maîtrise
de l’outil informatique avec des compétences et connaissance requises et
approfondies du logiciel MS Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint) et
surtout Excel avancé (formules)
6.
Capacité à travailler avec des personnes
multidisciplinaires et multiculturelles, bonne condition physique.
7. Capacité
à effectuer plusieurs tâches mais avec bon rendement dans un lieu à ressource
limitée.
8. Capacité
à vivre dans des conditions rudimentaires et à se déplacer sur le terrain
fréquemment.
9. Parler
couramment la langue Français et le swahili, la connaissance de l’anglais est
un atout.
Appartenir à la zone
d’intervention est un plus.
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