MSI
1.
L’assistant administratif fournira un soutien
administratif et logistique général aux différentes équipes de PROLA. Ce poste
relèvera directement du chef d’équipe des opérations et jouera un rôle crucial
dans le maintien de flux de travail organisés et efficaces. Son rôle au sein de
l’Equipe devra assurer un environnement de travail efficace, productif et
sûr pour le personnel, les visiteurs, les prestataires de services, les
fournisseurs, ainsi que les partenaires du Projet. L’Assistant (e) administratif
(ve) travaillera très étroitement au sein de l’équipe d’administration
et de finance sous la supervision directe du Chef d’Equipe d’Opérations.
2.
Préparer
la documentation sur les calculs pour les rémunérations des employés et les paiements
des taxes
applicables.
3.
Traiter
la documentation relative aux paiements des employés et aux fournisseurs
locaux.
4. Vérifier et traiter les notes de frais de
déplacement et la fracturation des consultants.
5.
Assurer
la tenue de la petite caisse du Projet (demande d’approvisionnement, livre de
caisse, bons de paiement,
pièces justificatives d’encaissement et de décaissement, comptage de cash,
rapportage) suivant les directives du Manuel de politique et procédures de
Tetra Tech / MS1
6.
Faire le suivi des demandes de transferts bancaires pour
les salaires des employés, les indemnités de licenciement, les paiements d’impôts et les
paiements de la sécurité sociale (CNSS), les avances de fonds
d’opérations de terrain, entre autres paiements
7. Appuyer les trackers financiers + le scannage
des documents financiers en temps opportun.
8.
Gérer
les contrats des employés et des consultants, y compris l’exécution des
contrats des biens et services,
les bons de commande y afférents, et d’autres.
9.
Soutenir
les processus d’accueil en fournissant un programme d’orientation et de
formation pour les employés
et les consultants pendant leur première semaine de travail.
10. Soutenir les
questions administratives liées aux ressources humaines des employés et des
consultants.
11.
Soutenir
la gestion des congés des employés et les processus d’enregistrement du temps
du travail des employés.
12.
Soutenir
les activités administratives en organisant et en archivant l’information, et
maintenir tous les documents
pertinents.
13. Soutenir les processus de recrutement, y
compris l’indication des avis de vacance en ligne, conformément à la législation du travail,
les politiques et procédures de MSI, et aux règles de USAID. Il faut sélectionner les CVs ; Prévoir les
entretiens des candidats potentiels ; et recueillir les documents nécessaires à l’approbation et la mise en
place d’un Accord d’entente (AOU).
14. Coordonner la soumission de tous les
documents d’arrêt des contrats du travail et l’interaction avec les autorités fiscales. Ces mesures sont prises
pour assurer que MSI respecte les règles locales de fin de contrat et des processus d’indemnité de
départ.
15.
Soutenir
les efforts d’approvisionnement du projet, y compris la sélection et les
négociations avec les fournisseurs.
16.
Vérifier
chaque jour que le matériel informatique et électroménager, les meubles de
bureau, et le matériel
roulant fonctionnent normalement et mettre à Jour le fichier d’inventaire y
afférent.
17. Prendre les dispositions logistiques pour les
voyages de terrain (titres de voyage, ordre de mission, pick up aéroport, transport et expédition des
matériels et équipements du projet), et pour les réunions internes (invitations, réservation de salles
de conférence, repas, fournitures, liste de présences, etc.) en assurant le suivi d’exécution des bons de
commandes avec les fournisseurs sélectionnés ;
18. Assister dans les acquisitions tout en
servant de point d’entrée du processus d’achat des biens et services (réception
des réquisitions/demandes d’achat avec documentation de support pour collecte
des signatures et approbations requises, collecte des cotations),
19. Assurer la gestion des crédits de
communication et Internet du staff, la disponibilité et la gestion des stocks des consommables du bureau et
carburants véhicule/moto/générateur (y compris le classement hebdomadaire des fiches d’utilisation
journalière) et assister dans les inventaires (tagging, tracking, spot checks).
20.
Participer
aux réunions pour prendre des notes et identifier les actions a nécessaire au
fonctionnement du bureau.
21.
Maintenir les tableau et fichiers nécessaires. Effectuer
toute autre tâche établie par les besoins du projet
Profil
recherché :
1.
Un
minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dont au moins trois ans dans un
poste similaire au sein
d’une ONG internationale.
2.
Licence
en administration, en comptabilité, en finance, ou dans un domaine similaire
requis.
3.
Expérience
avec l’utilisation des applications de Microsoft Office (Excel, Word,
PowerPoint) QuickBooks est souhaitable.
4.
Connaissance
des réglementations d’approvisionnement du Gouvernement Américain (FAR) et de USAID est souhaitable.
5.
Expérience
professionnelle travaillant sur des projets financés par USAID est fortement
préférée.
6.
Compétences
en prêtant attention aux détails, la priorisation, et l’organisation requis.
7. Compétences
au niveau professionnel en communications orales et écrites anglaises, et une bonne
connaissance
des communications orales et écrites en français requis
Comment
Postuler
Toutes les personnes qualifiées
et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :
Les candidat(e)s qualifié(e)s intéressé(e)s
sont invité(e)s à soumettre leur Curriculum vitae (CV) avec au moins trois
personnes de référence, et une lettre de motivation, et une copie de la Carte
de Demandeur d’emploi pour les sans emploi
par courriel à : MSI.PROLA.HR@tetratech.com, en précisant en objet
« Assistant Administratif — PROLA » ou en allant sur le lien : https.//tetratech.referrals.selectmlnds.comfrnsi/jobs/administrative-assistant-promoting-rule-of-lawactivity-42866
NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement