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Tâches
à exécute
a. Organiser les achats et s’assurer
que les procédures internes Action Contre la Faim sont
respectées (suivi des Achats, règles d’achat, circuit de signatures,
etc.);
b.
Réaliser un suivi de la validation
dans le système d’information (5.1) Link et respecter les procédures ainsi que
les validations le cas échéant
c.
Réaliser une analyse des marchés
locaux selon le PAP transmis
d.
Assurer l’achat des articles
commandés au niveau local dans le respect des procédures (demande d’achat (DA),
cotations, grille de sélection, bon pour accord, bon de
commande, bon de réception…);
e. Assurer une mise en concurrence des fournisseurs transparente et fondée
sur des critères objectifs;
f.
Assurer le suivi de commande (SA) et
son actualisation hebdomadaire;
g.
Établir le suivi des contrats
mensuels;
h. Assurer et faire le suivi des DA base supérieure transmises à la base
Urgence;
i.
S’assurer de la qualité et de la
conformité des articles commandés selon les spécifications techniques reçues; Mettre en place des accords-cadres sur les marchés pré-identifiés;
j.
Tenir à jour l’archivage physique et
numérique des dossiers achats et assurer l’envoi des archives selon les
échéances données.
2. Assurer le
management quotidien du chauffeur et des gardiens;
a. Assurer
l’établissement d’un plan action Individuel, l’évaluation de la performance et
le développement des compétences du personnel sous sa responsabilité;
b. Assurer des
réunions, des points individuels, réguliers et exceptionnels ;
c. Gérer les
plannings, la répartition et la coordination du travail ;
d. Apporter un
support technique au personnel sous sa responsabilité.
e. Anticiper les
besoins en journaliers et réaliser un suivi de leur prestation
3.
Mission 3 :
Gestion des équipements et kits sur le terrain
a. Assurer le bon
suivi des véhicules, motos et générateurs sur le terrain (réparation, maintenance,
nettoyage, consommation, correcte utilisation) selon les procédures
logistiques Action Contre La Faim;
b. S’assurer de la
bonne utilisation des équipements Action Contre La Faim par l’équipe en
respectant les règles d’utilisation (charte IT, transfert, propreté);
c. Envoyer en
réparation les équipements endommagés avec la fiche de réparation;
d. Assurer le suivi
des maintenances et coûts de fonctionnement des véhicules, générateurs et
motos;
4. Actualiser
chaque mois la liste des équipements de la zone d’intervention ;
5. En fin de
mission, s’assurer du retour du matériel constituant le kit logistique et des
équipements à la base Urgence; Transmettre au chargé des moyens généraux
toutes les informations quant à leur état;
a. Vérifier la
qualité et le fonctionnement des équipements à leur réception;
6. Assurer le suivi
des téléphones satellites en complétant le format Action Contre La Faim de
rapport des communications;
7. Assurer le suivi
de l’installation, maintenance et consommation de l’ensemble des équipements
disponible sur la zone d’Intervention (Vsat, kit solaire, ect)
8.
Mission 4 :
Appuyer la gestion de la sécurité de l’équipe urgence sur le terrain
9. Participer à la
création d’un plan sécurité local simplifié sur les zones d’intervention ;
10.
Participer à la collecte d’informations
sécuritaires et au partage régulier avec la base urgence;
11.
Remplir le fichier de suivi des incidents de
sécurité et l’envoyer à la base urgence mensuellement lorsque celui-ci est mis
en place sur la Zone d’Intervention ;
a. Assurer la
sécurité du bureau et maison sur la zone d’intervention (extincteurs,
protection électrique, kit de premiers secours…) ;
12.
Assurer la mise en place de système de
gardiennage quand nécessaire ;
a. Assurer la
gestion des rapatriements si nécessaires en partenariat avec la base Urgence ;
b. Sensibiliser et
assurer la formation du personnel de la zone d’intervention sur les règles de
sécurité et notamment les protocoles de communication ;
c. Rapporter les
incidents à la base urgence selon les délais impartis ;
d. Vérifier que les
procédures mises en places et les moyens de communication lors des déplacements
soit respecté.
13.
S’assurer du bon fonctionnement des moyens de
communication et des contacts lors des déplacements et du respect des protocoles
de communication ;
Profil
recherche
DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
Minimum Graduat en Logistique ou
Gestion.
2 ans d’expérience réussie dans un poste similaire avec une forte
composante logistique terrain
Être capable d’analyser une situation et d’y apporter une réponse
appropriée.
Être capable d’anticiper les besoins et les problèmes.
Maitrise du français et d’au moins deux langues locales.
Connaissances en IT (informatique : Word, Excel, Outlook),
télécommunication :HF, Thuraya…
Bonne capacité de communication et d’Information ;
Flexibilité
Capacité à
travailler de manière autonome.
Expérience préalable avec une ONG internationale
Sens de
l’organisation
Expérience en gestion logistique, transport, approvisionnement,
IT/Communication, énergie
Être capable de travailler dans des
conditions modestes et précaire
Expérience avec ACTION CONTRE LA FAIM ;
Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative
Rigueur
Bonne capacité de planification et
d’anticipation
