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Tâches
à exécuter :
Exécuter les
activités d’achats quotidien d’un bureau d’approvisionnement (coordination ou
projet) conformément aux protocoles et normes MSF, de manière à assurer le
fonctionnement optimal de la mission.
Responsabilités
Exécuter les
activités d’achats quotidien d’un bureau d’approvisionnement, évaluer le marché
et les prix compétitif parmi différents fournisseurs afin pouvoir assurer un
approvisionnement continue, selon les procédures en assurant la conformité avec
les normes, protocoles et procédures MSF, Ces activités sont notamment mais pas
exclusivement les suivantes :
1.
Effectuer
une veille permanente du marché local, rechercher les produits et les
fournisseurs qui offrent les meilleures conditions tarifaires et négocier les
prix. Mettre régulièrement à jour la base de données (fournisseurs, articles,
prix) relative aux fournitures de bureau. Fournir au superviseur logistique/approvisionnement
et au coordinateur logistique toutes les informations relatives aux fournisseurs
(prix, adresse, articles disponibles, etc,) et les informer de toutes
modifications.
2.
Sur
demande du responsable opérationnel, obtenir différents devis auprès des
fournisseurs, dans le respect de la politique d’achats de MSF. Passer des
commandes auprès de fournisseurs présélectionnés dont les prix ont été
convenus.
3.
Demander
factures et reçus pour tous les achats en évitant le moindre retard, vérifier
qu’ils ont été correctement remplis et traduire les informations écrites dans
la langue locale avant acceptation.
4.
Gérer
les procédures administratives et comptables relatives aux achats : effectuer
les ordres d’achats, vérifier les notes de livraison (par rapport aux commandes) avances d’argent effectuées par le
département des finances etc. Mettre à jour les informations des listes
d’achats une fois les achats effectués.
5.
Assister
le magasinier lors des procédures de contrôle des livraisons.
6.
Effectuer
des tâches déléguées dans le / les domaine(s) d’activité spécifiées dans son
profil de poste
7.
Négocier
les prix et modes de paiement avec les fournisseurs sur les terrains
d’intervention, en insistant sur les mises à disposition et les MPESA.
8.
Respecter
les procédures supply et mettre en place tous les outils standards utilisés
pour les contrôles (fiches des suivis, PL, PO, Cotations, CBA, tableaux de
validations et avances) avant, pendant et après les interventions
9.
Rédiger
les rapports en ce qui concerne les achats
10.
Elaborer
la stratégie d’achat sur le terrain d’intervention
11.
Évaluer
en permanence le marché local et évaluer les performances des fournisseurs
sélectionnés
Profil
recherché :
Critères Indispensables
1. École secondaire indispensable et
formation technique formelle (logistique, chaîne d’appro)
2.
Expérience
professionnelle d’au moins 2 ans dans une équipe chaîne d’approvisionnement
3.
2
ans minimum à un poste dans le domaine de chaîne d’approvisionnement
4.
Bonnes
connaissances en informatique (utilisation / installation / dépannages)
5.
Capable
de partir plusieurs mois d’affilé en déplacement dans le cadre des activités de
MSF
6.
Maitrise
du Français et des langues locales en RDC : Kikongo, Lingala, Tshiluba, Swahili
7.
Maitrise
des logiciels informatiques de base (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Critères Souhaitables
1. Connaissances de la chaine
d’approvisionnement
2.
Expérience
dans le domaine de l’aide humanitaire, au sein de MSF ou d’autres ONGs
Compétences transversales requises
3.
Engagement
envers les principes de MSF, Gestion d’équipe, Travail d’équipe et coopération,
Flexibilité,
Orientation vers les résultats et la qualité, Gestion
du stress
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