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Tâches
à exécuter :
1. Responsable
des achats de matériels, équipements et fournitures (y compris l’identification
et sélection des fournisseurs et prestataires de service) ,
2. Collecter
les états de besoins de différents services et établir les documents
nécessaires en tenant compte des procédures d’achat des bailleurs et du Centre
Carter ;
3. Organiser
les appels d’offre pour des différentes commandes et récupérer toutes les
factures proforma ;
4. Elaborer
les bons de commandes, et faire le suivi des commandes en cours d’exécution
5. Assurer
la conformité des livraisons de matériels et équipements avec le bon de
commande ,
6. Suivre
avec le personnel du programme y compris le Program Manager pour être sûr que
le personnel du programme y compris le Program Manager qui reçoit un équipement
sait comment l’utiliser proprement/ correctement, ou au cas où il ne sait pas
l’utiliser, prendre les mesures nécessaires pour assurer qu’il reçoive une
formation nécessaire sur la façon d’utiliser le nouvel équipement ;
7. Evaluer
les différentes factures proforma et la mise en place du document comparatif
des prix et délai de livraison ;
8. Mettre
en place une base des données des fournisseurs et maintenir celle-ci a jour ;
9. Tenir
à jour l’inventaire des matériels, équipements, fournitures à l’aide de Panda
Asset
10. Management
en collaboration avec le Directeur des Opérations ,
11. Utiliser
Microsoft Excel pour générer des tableaux (les consommations du carburant,
kilométrage en rapport avec les feuilles de route des chauffeurs, crédits de
téléphone mensuels, etc.) ;
12. Enregistrer
les entrées et sorties des matériels et équipements acquis dans le cadre du
projet, faire signer les documents appropriés aux bénéficiaires dans le cadre
d’une affectation. Mettre à jour systématiquement toutes les fiches de prêts de
matériels lorsqu’un agent change ou rend un équipement ;
13. Maintenir
et gérer correctement tous les stocks des Opérations (produits d’entretien,
équipements des bureau, stock hibernation, consommables cuisine, produits
spécifiques aux conditions d’hygiène etc.) ;
14. S’assurer
du bon état et fonctionnement du matériel, équipement, meubles, et autres biens
(à l’exception du matériel informatique) et faire des recommandations d’achat
ou de remplacement de matériel en cas de besoin. Un rapport général devra être
soumis au Directeur des Opérations ensuite à la Directrice de Finance et
Administration tous les six mois et de manière ponctuelle lorsque cela s’avère
nécessaire ,
15. Ader à
la préparation logistique et administrative des sessions de formations et
ateliers, y compris la relation avec l’imprimeur, réservation des salles (si
nécessaire) et organisation de la restauration, collecte et reproduction des
documents et achats et/ou locati de
matériel nécessaire ;
16. Soumettre
une fois par mois un prévisionnel (ou Forecast), avec l’aide du Directeur des
Opérations avant le 15 de chaque mois pour le mois suivant, à la Directrice de
l’
17. Organiser
et gérer le transport des personnes et biens du Centre Carter ;
18. Veiller
au bon fonctionnement du parc automobile avec le propriétaire des véhicules,
19. Planifier
les entretiens des véhicules avec le partenaire ;
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1. Assurer
le suivi de consommation de carburant de chaque véhicule par le biais de calcul
statistique de consommation de carburant et fournir chaque mois au Directeur
des Opérations le tableau correspondant à l’année en cours mis à jour (Kms,
Litres, Consommation au 100km etc.) ;
2. Contrôler
le carnet de bord de chaque véhicule afin de procéder au calcul des heures
supplémentaires ;
3. Etablir
le programme hebdomadaire des chauffeurs et assurer les mouvements des
véhicules,
4. Adresser
rapidement au Directeur des Opérations les préoccupations ou plaintes sur le
fonctionnement des véhicules, la conduite des chauffeurs etc… ;
5. Préparer
les missions de terrain des agents du bureau TCC à Kinshasa et appuyer le
logisticien du bureau TCC à Lubumbashi ainsi que les partenaires du Centre
Carter dans la préparation des missions de terrain, rédaction des lettres
d’invitation et ordres de mission, attribution des téléphones et unités de
communication, préparation des badges de services, organisation de
l’hébergement et du transport, vérification / confirmation des vols,
résentation I paiement des vols internes ainsi que gérer les vols avec UNHAS ;
6. Assurer
le suivi des missions des membres du Centre Carter lors des missions, et
informer la hiérarchie sur les éventuelles difficultés sur le terrain sur toute
l’étendue de la RDC (logement, déplacement, ordre de mission, etc.) ;
7. 
Assurer l’expédition des
matériels dans les différents sites si nécessaire ;
8. Accomplir
les formalités administratives auprès des autorités locales (DGM) ;
9. Participer
à la préparation des correspondances administratives et tenir à jour le classement,
10. Participer
et contribuer à la documentation des tâches administratives (visa, passeport
etc.) ;
11. L’Officier
de la Logistique doit être le garant des procédures du Centre Carter pour les
Opérations et les faire appliquer à tous les moments ;
12.
Remployer a le droit de lui assigner en tout
temps, un autre travail en rapport avec la description du poste.
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Profil
recherché :
1. Diplôme
Universitaire en Logistique, Gestion ou Comptabilité serait un plus ;
2. Un
minimum de 3 ans d’expérience dans le secteur logistique, gestion des
véhicules, inventaires, achats etc. ;
3. Une
capacité à travailler de manière autonome et dans des situations de grande
pression ;
4. Capacité
avérée à planifier et organiser le travail en fonction du temps imparti et sur
la base des résultats attendus. Avoir l’esprit de veille
5. Excellentes
compétences dans l’organisation du travail ainsi que du travail en
équipe ;
6. Une
expérience confirmée dans le secteur des ONGs Internationales sera un
plus ;
7. Bonne
maîtrise de Microsoft Office ;
8. Aptitudes
à prendre soin du matériel et des équipements du bureau et à les maintenir en
bon état de fonctionnement ;
9. Bonnes
capacités relationnelles ;
10. Capacités
à travailler dans les milieux multiculturels ;
11. Une
excellente maîtrise de la langue française ;
Une bonne connaissance
de la langue anglaise, lu, parlé et écris.
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