MEDECINS SANS FRONTIERES
1. Collaborant avec l’ensemble des Sections MSF
pour assurer que les procédures d’implémentation sont respectées et harmonisées ;
2. S’informant et en appliquant les procédures
actées dans le cadre de l’implémentation en collaborant de près avec les services concernés du MAE,
notamment avec le Protocole d’Etat
3.
Lançant
les demandes auprès des autorités concernées et en collaboration avec les
équipes concernées ;
4.
Faisant le suivi des
dossiers portés devant les autorités concernées ;
5.
Participant à des négociations éventuelles liées à
l’implémentation des immunités et privilèges prévus dans l’AdS ;
6.
S’adapter
aux développements liés à l’implémentation récente de l’AdS en RDC ;
7. Une fois la demande finalisée, s’assurant
que la Section MSF concernée dispose de l’information nécessaire et des documents inhérents ;
8. Conservant et maintenant à jour les
informations relatives aux procédures juridiques et administratives ;
9. Archivant toute la documentation inhérente à
ces procédures et leur mise en œuvre tant en papier qu’en informatique sur le serveur destiné,
cette documentation devant aisément demeurer accessible aux usagers internes ;
10. Établissant et maintenant des contacts
professionnels avec les autorités compétentes, notamment au niveau technique, selon le contexte et les
besoins spécifiques de la mission et tenant à jour une liste complète, détaillée, de tous les contacts
utiles dans le pays / la mission, comprenant noms, numéros de téléphone,
adresses et autres détails pertinents ;
11. Garantissant qu’aucun échange illégal
d’argent n’a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF, à tout niveau, que ce soit
auprès des autorités et/ou des individus
12.L’AdL du BdP sait communiquer avec des
équipes interculturelles, fait preuve d’adaptabilité, de discrétion
et de
réactivité. Son travail exige une grande rigueur, de la discrétion et une
éthique professionnelle. Ce
poste
est en intersection MSF, ainsi l’AC_ réalisera ses tâches pour le bénéfice de
toutes les sections MSF.
13. En
collaboration avec le BdP, l’AdL travaille sur des sujets déterminés dans le
cadre de l’implémentation de l’AdS
en RDC, et notamment
14.Procéder au suivi administratif des demandes de visas de
courtoisie et des cartes diplomatiques pour
chaque section de MSF en s’assurant que les dossiers sont en ordre et qu’aucune
pièce ne manque ;
15. Se déplacer de manière quasiment journalière
auprès du MAE afin de déposer les dossiers de demandes
de visas/cartes diplomatiques auprès du Bureau des Visas/Bureau Identification
et récupérer les documents dans les délais ;
16. Rendre compte des potentiels problèmes
soulevés par le MAE en avertissant promptement la Responsable et le
Gestionnaire du BdP ;
17.Scanner et transférer les passeports/cartes diplomatiques aux
différentes sections et faire le lien avec le Bureau des Mouvements une fois
les visas obtenus ;
18. Tenir à jour le tableau de suivi de
l’obtention des visas de courtoisie et de la remise des cartes diplomatiques.
19. Garantir qu’aucun échange illégal d’argent
n’a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF, au niveau des autorités et des
individus.
20. Procéder au suivi administratif des demandes
d’importations en exonération auprès des autorités compétentes et en interne pour chaque section
de MSF en s’assurant que les dossiers sont en ordre
et sont complets ;
21. Se déplacer à une fréquence régulière auprès
du MAE afin de déposer les demandes d’importations en exonération
22.Rendre compte des potentiels problèmes soulevés par les
autorités compétentes en avertissant promptement
la Responsable et le Gestionnaire du BdP
23. Tenir à Jour le tableau do suivi des demandes
d’importations on exonération.
24. Garantir qu’aucun échange illégal d’argent
n’a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs do MSF, au niveau des autorités et des
Individus.
25. Préparer, soumettre et assurer le suivi de toutes
les demandes d’exonérations do TVA auprès des autorités compétentes et à
l’interne do MSF.
26.
Assurer
l’archivage des demandes (registre et archives papier),
27.
Maintenir
à Jour les outils do suivi financier.
28.Faire
des comptes rendus hebdomadaires sur l’avancement des dossiers et les
activités,
29. Garantir qu’aucun échange illégal d’argent
n’a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF, au niveau des autorités et des
individus.
30. Maintenir toute la documentation et tous les
dossiers à jour, dûment et correctement classés, et aisément accessibles aux usagers internes.
31.Assurer
l’archivage des demandes et des documents délivrés par les autorités
compétentes.
32. Assister le Gestionnaire du Protocole et
la/le Responsable du BdP dans le dépôt et suivi des demandes d’audiences auprès des autorités concernées.
33. Etablir et maintenir des contacts
professionnels avec les autorités compétentes, selon le contexte et les besoins spécifiques de la mission.
34. Etablir des contacts avec des Agents de
Liaison d’autres Organisations afin de bénéfice d’un réseau efficace en cas de blocages et difficultés
diverses et de leurs expériences dans ce domaine.
35. Fournir un support administratif Ad Hoc sur
d’autres tâches telles que demandées par la Responsable
du Bureau du Protocole
36.Faire
des comptes rendus hebdomadaires sur l’avancement des dossiers et des
activités.
37. Procéder à l’archivage régulier et de manière
organisée, selon les instructions données, des dossiers
traités.
38. Maintenir toute la documentation et tous les
dossiers à jour, dûment et correctement classés, et aisément accessibles aux usagers Internes.
39. Avec le soutien du Gestionnaire et de la
Responsable, développer des outils de suivi des économies réalisées par le biais des nouvelles procédures implémentées avec
l’AdS.
40. Assurer la visibilité du Bureau du Protocole
tant auprès des services techniques des autorités concernées qu’auprès des équipes.
41. Il est
précisé que cette liste n’est pas exhaustive et pourra être complétée modifiée
au fur et à mesure
42.du
développement de l’implémentation de I’AdS en RDC
Profil
recherché :
1. Formation de niveau secondaire
indispensable. Etudes d’administration ou de communication désirées.
2.
Expérience
d’au moins un an à un poste similaire, au sein de MSF ou d’autres organisations
non-gouvernementales.
3. Langue de travail de la mission
(francophone) et de la région indispensable. La maitrise de l’anglais est un
avantage.
4.
Excellentes
connaissances en informatique (Word, Excel, Internet)
5. Résultats
6.
Travail d’équipe Ll
7.
Flexibilité
Comment
Postuler
Toutes les personnes qualifiées
et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :
, Une lettre de motivation
Un curriculum
vitae avec trois personnes de références
Une photocopie de la pièce d’identité
. Copie des
certificats de travail (expériences pertinentes en lien avec le poste) . Copie des diplômes
Une carte de demandeur d’emploi
Merci d’adresser votre candidature au bureau
de médecins sans frontières France
Bali-avenue Panzi N°7-quartier Basoko,Commune do Ngaliema,ou à l’adresse
mail msf-ball-recrutement@msf.org
NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement