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1.
Le Chargé des Achats
exécute les activités d’achats quotidiens des projets d’urgence sur terrain,
évalue le marché et les prix compétitif
parmi différents fournisseurs afin pouvoir assurer un approvisionnement continue, selon les procédures en assurant la conformité
avec les normes, protocoles et procédures MSF.
2.
Gérer, sous la supervision du
chargé de la chaîne d’approvisionnement, la totalité des démarches liées aux achats sur terrain dans le strict respect des
procédures MSF et conformément à la table de validation pour l’engagement des dépenses.
3. Effectuer
une veille permanente du marché local, rechercher les produits et les
fournisseurs qui offrent les meilleures conditions
tarifaires et négocier les prix.
4.
Rédiger les bons de
commande (PL/PO) et les faire valider auprès des responsables des départements
concernés conformément à la table de l’engagement des dépenses sur terrain.
5.
Sur demande du
responsable opérationnel, obtenir différents devis auprès des fournisseurs,
dans le respect de la politique
d’achats de MSF. Passer des commandes auprès de fournisseurs présélectionnés dont les prix ont été convenus.
6. Négocier les prix et modes de paiement avec les fournisseurs sur les
terrains d’intervention, en privilégiant les mises à disposition,
le M-PESA ou les virements bancaires.
7. Communiquer clairement avec les fournisseurs sur le délai des paiements
des factures en fonction du
o
mode de paiement
adopté.
8.
Challenger les
fournisseurs pour obtenir sans cesse le délai de livraison le plus court
possible et les produits de bonne qualité.
9.
Veiller à ce que les
conditions contractuelles et les indicateurs de performance soient compris par
les fournisseurs.
10. Analyser les performances des fournisseurs sur la base des
informations des commentaires des clients et d’autres sources et coordonner avec le fournisseur pour une
amélioration.
11.
Communiquer avec les
demandeurs sur l’évolution de leurs commandes et proposer des produits de substitution en cas d’indisponibilité des items demandés.
12. Mettre régulièrement à jour la base de données
(fournisseurs, articles, prix) relative aux fournitures de bureau.
13. Identifier et proposer à son superviseur des sources
d’approvisionnement alternatives pour les biens et services.
14. Fournir au chargé d’approvisionnement toutes les
informations relatives aux fournisseurs (prix, adresse, articles disponibles, etc.) et les informer de toutes
modifications.
15.
Demander factures et
reçus pour tous les achats en évitant le moindre retard, vérifier qu’ils ont
été correctement remplis et traduire les
informations écrites dans la langue locale avant acceptation.
16. Consolider toute la documentation requise pour la présentation
aux finances pour le paiement en temps opportun
des fournisseurs pour les biens et services fournis.
17. Maintenir un
classement et une tenue électronique de dossiers d’achats conformément
aux directives établies par la hiérarchie.
18.
Assister le magasinier
lors des procédures de contrôle des livraisons des biens livrés par le
fournisseur.
19.
Effectuer des tâches déléguées dans le
/ les domaine(s) d’activité spécifiées dans son profil de poste.
Profil recherché :
1.
Diplôme de l’enseignement secondaire indispensable,
formation commerciale souhaitable.
2. 2 ans minimum à un poste dans le domaine
de chaîne d’approvisionnement
3.
Maîtrise du Français.
4.
Langues locales préférées : Lingala, Swahili, Tshiluba, Kikongo.
5.
Maîtrise du pack office (excel, word, power point), plus
spécifiquement sur
excel
: commandes dynamiques (Tableau Croisé Dynamique, Recherche V, etc.)
6.
Gestion et développement du personnel
7.
Adhésion aux principes de MSF
8. Gestion du stress
9.
Résultats et sens de la qualitéTravail d’équipe et coopération
10.
Sens commercial et de service élevé
11.
Souplesse de comportement (Flexibilité)