Chargé(e) des Subventions, de l’Administration et de la Logistique

Le projet est financé par le Département du Travail des États-Unis (ILAB/USDOL) et vise à lutter contre le travail des enfants et le travail forcé dans les chaînes d’approvisionnement du cobalt, du cuivre et des 3T, tout en renforçant les systèmes et les partenariats qui soutiennent des solutions durables et communautaires.

Le titulaire du poste est chargé de l’ensemble du cycle complet de subvention, de la phase préliminaire à l’attribution jusqu’à la clôture, en mettant l’accent sur la conformité réglementaire, la gestion des risques et l’application des politiques et procédures de PACT.

Il/Elle apporte également un soutien à la logistique des projets et à l’administration du bureau, notamment en assurant la coordination des déplacements, des réunions, des ateliers, de la gestion des dossiers et du suivi opérationnel. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes techniques, financières, des achats et des opérations.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Veiller à ce que le système de gestion des contrats de subvention (Salesforce) et le système comptable (Busine Central) de PACT soient utilisés de manière précise et dans les délais impartis pour la passation et la gestion des contrats de sous-traitance ;
• Assurer que tous les documents requis sont disponibles et archivés conformément à la politique de PACT ;
• Mener les vérifications préalables à l’attribution et l’évaluation des risques concernant les partenaires locaux potentiels, notamment en examinant les documents relatifs à l’organisation et à ses représentants, en identifiant les risques opérationnels et en recommandant des clauses et conditions particulières appropriées ;
• Préparer, coordonner et examiner l’ensemble des dossiers de subvention (accords, budgets, cahiers des charges et documents de conformité) en vue de leur examen interne et de leur approbation par USDOL/ILAB ;
• Négocier et gérer les contrats de sous-traitance et les accords connexes, fournir des conseils sur les questions de mise en œuvre et servir de point de contact privilégié pour les partenaires concernant les exigences des bailleurs de fonds ;
• Veiller au respect des conditions générales des subventions ;
• Contribuer à la mise en œuvre des mesures correctives issues des audits internes et externes ;
• Fournir des orientations et des interprétations des politiques au personnel chargé des programmes, aux bénéficiaires de subventions et aux sous-traitants ;
• Coordonner la gestion des subventions dans le cadre du projet en appuyant les discussions relatives à la planification, à la mise en œuvre, aux budgets, à la conformité et aux approbations ;
• Apporter un soutien logistique et administratif au projet (coordination des déplacements, des réunions, des ateliers, tenue des registres, tableaux de suivi, etc.) ;
• Veiller au respect total des procédures d’achat et d’approvisionnement, conformément au manuel des opérations de PACT et aux exigences des bailleurs de fonds ;
• Effectuer toutes les tâches en toute sécurité et maintenir un environnement de travail sûr ;
• Accomplir toute autre tâche qui lui est confiée.

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