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1. le bon fonctionnement de l’administration ;
2. une bonne communication et transmission de l’information
au sein du projet et avec le Bureau de la GIZ ;
3.
les échanges d’information entre les
collaborateurs/collaboratrices du projet, les partenaires et autres institutions
4. le classement des documents dans des dossiers papier ou
le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ;
5. le traitement de toutes les questions qui se présentent
dans le domaine considéré ;
6. l’optimisation des instruments ainsi que pour les
innovations et modifications afférentes ;
7. la
gestion des connaissances par une diffusion et documentation des savoirs et
acquis.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a
les attributions suivantes :
B. Attributions
Tâches à caractère général
8. Le/la titulaire du poste
9.
participe aux procédures d’appels d’offres
et de passation de contrats de services, à l’achat de matériels et équipements, aux services de conseil pour les
responsables du contrat ainsi qu’à la conclusion et la gestion de contrats de
subvention locale ;
10.
aide à la
mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des
dossiers pour le projet,
traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les
domaines des finances. Gestion des Contrats Subvention Locale (SL)
11.
Leila
titulaire du poste :
12.
assiste
les responsables des contrats dans la constitution les dossiers des contrats
selon qu’il s’agit d’un contrat
interne ou à établir par le Bureau ;
13.
prête assistance pour l’organisation
d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires organisé par le projet ;
14.
appui les responsables des contrats dans la
vérification des pièces liées aux contrats des subventions locales
;
15.appui et conseille les bénéficiaires des
subventions locales dans l’exécution de leurs projets au niveau administration et finance avec le soutien du chargé des SL ;
16.
appui le
responsable pour le contrats SL dans l’organisation des formations et
renforcement des capacités pour les bénéficiaires des
SL ;
17.
aide au suivi hebdomadaire de tout contrat
SL établit par le projet et le bureau ;
18.
aide à la préparation de la prévision
hebdomadaire des dépenses pour les SL
19.
a la responsabilité du classement de
documents dans des dossiers SL papier ou électronique conformément aux règles de classement de la GIZ ;
20.
photocopie et numérise des documents en
fonction des besoins.
Gestion des
achats
21.
Le/la
titulaire du poste :
22.
assiste dans le cadre des SL dans la gestion
des achats locales liés aux contrats SL
23.
aide au suivi hebdomadaire de tout achat
établit dans le cadre des contrats SL ;
24.
aide à la préparation de !a prévision
hebdomadaire des dépenses ;
25.
a la responsabilité du classement de
documents dans des dossiers papier ou électronique conformément aux règles de classement de la GIZ ;
26.
photocopie et numérise des documents en
fonction des besoins.
Profil rechercher
1.
Licence / Diplôme de graduat en gestion des
entreprises avec spécialisation en finances, contrôle de gestion, achats ou gestion des contrats, droit ou
diplôme équivalent.
Expérience
professionnelle
2.
Premières expériences professionnelles d’au
moins deux ans dans le domaine considéré ;
3.
Une expérience de travail dans un poste
similaire dans un projet ou un bureau de la GIZ constitue un atout.
Autres
connaissances/compétences
4.
Honnête et possédant des valeurs morales
confirmées par son entourage et références professionnelles ;
5.
Excellente connaissance pratique de
l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone,
télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
6.
Être apte à travailler en équipe et capable
de travailler sous pression ;
7.
Avoir une excellente maitrise du français et
du Swahili ;
8. Manifester un engagement à la mission de la GIZ, à sa
vision et à ses valeurs
