Tâches
à exécuter :

1.    Contribuer
étroitement dans l’élaboration du planning annuel, les stratégies, les budgets
et les projets afin d’atteindre les objectifs de l’organisation ;

2.    Contribuer à
l’amélioration générale des systèmes et processus de l’environnement financier
du Bureau de l’entreprise ;

3.    Appuyer le Directeur
Administratif et Financier dans l’évaluation et l’amélioration du système et
processus général de l’environnement financier de l’entreprise  afin
d’assurer leur efficacité Participer à l’élaboration des normes et procédures
internes pour améliorer la performance financières de l’entreprise ;

4.    Participer aux
évaluations des performances financières et programmatiques mensuelles,
trimestrielles et annuelles en vue de permettre une meilleure prise de décision
par la direction Conduire à renforcer la fonction de gestion financière des
bureaux de Kinshasa et des bureaux régionaux en vue d’accroître la
redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité de
rapportage de l’entreprise .

5.    Superviser toutes les
activités de clôture mensuelle de la comptabilité et effectuer la revue de tous
les journaux de clôture avant leur postage dans SUN System. Assurer que la
clôture de la comptabilité intervienne au 6e jour du mois, au plus tard.

6.    Assurer que toutes
les diligences et vérifications sont faites pendant la clôture, afin de
minimiser les erreurs d’encodages

7.    Élaborer et
transmettre mensuellement les analyses des performances financières et des
statistiques à tous les directeurs, en mettant l’accent sur les points
critiques et qui nécessitent un suivi particulier

8.    Présenter et discuter
trimestriellement les rapports du bilan de l’entreprise  avec le Directeur
Administratif et Financier et la Représentante Résidente

9.    Préparer les comptes
annuels et les états financiers annuels, en conformité avec les réglementations
nationales en vigueur et assurer les relations avec les auditeurs ;

10. Superviser toutes les
activités financières et comptables, y compris le reportage à l’entreprise 
Londres et aux bailleurs ;

11. Assurer la conformité
des transactions financières avec les règlements du bailleur, de l’entreprise 
et de la RDC et les obligations statutaires et valider l’imputation analytique
des opérations comptables. Assurer la conformité des procédures de comptabilité
avec les procédures définies par l’entreprise  et le manuel de
procédure ;

12. S’assurer que les
réconciliations mensuelles des bilans sont faites et les examiner
mensuellement. Les éléments qui exigent une attention particulière sont
présentés à la direction pour action ;

13. En coordination avec
les responsables des autres départements, s’assurer que les rapports financiers
mensuels et les demandes mensuelles de fonds sont correctement préparés et
soumis en temps opportun, s’assurer que le minimum de fonds requis pour
réaliser les projets sont disponibles dans le pays en temps opportun ;

14. Assurer la conformité
des systèmes et procédures avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur
en RDC ;

15. Avec le Manager
Financier et l’Assistant Financier, examiner mensuellement les créances et
dettes et faire un suivi régulier avec les autres membres de l’équipe pour la
collecte/le remboursement des avances et créances selon la politique ;

16. Coordonner tes
travaux d’audits financiers et assurer que toutes les recommandations d’audit
externes et internes sont mises en application dans l’année suivante ;

17. Effectuer des
vérifications inopinées des fiches d’inventaire de stocks et immobilisations et
assurer une bonne comptabilisation du stock ;

18. Vérifier les travaux
d’inventaire comptable (rapprochements bancaires, charges constatées d’avance,
provisions, subventions différés, immobilisations, stocks, avances des
employés, etc.) Veiller au respect des procédures comptables et financières
lors les achats et payements Veiller à l’enregistrement exact et la codification
de toutes les opérations comptables dans SUN System ;

19. Vérifier la
réconciliation du registre de paie avec le livre journal général avant son
enregistrement dans le logiciel comptable ;

20. Assurer que le
reversement des cotisations sociales et des retenues de l’entreprise 
auprès des institutions concernées se fasse dans le délai imparti ;

21. Coordonner la
préparation du Business Plan de l’entreprise  (Budget Annuel) et procéder
à la consolidation des informations ;

22. Accompagner les chefs
des départements et les autres personnels de programme sur les approches
appropriées sur la gestion financières des budgets des subventions, y compris
la flexibilité budgétaire et la permissivité des couts ;

23. Élaborer les budgets
des nouveaux projets en collaboration avec les membres des autres départements
et les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue ;

24. Maintenir les
Allocations des Coûts Partagés pour assurer l’équité dans la distribution des
couts sur les projets ;

25. Assurer le
développement et la mise en œuvre de contrôles internes en mettant l’accent sur
les exigences imposées par les règles et règlements du Bailleurs ;

26. Soumettre
mensuellement à la direction une analyse sur le rapport des dépenses en vue
d’identifier les problèmes et des erreurs de sur/sous dépenses et de
codification potentielles. Soumettre chaque mois à la direction une analyse sur
les données statistiques afin de permettre une meilleure prise de décision en
vue de l’amélioration la productivité sur terrain ;

27. Assurer le plein
respect des procédures internes et veiller à ce que les ressources soient
proprement budgétisées, analysées, décaissées, suivies et rapportées ;

28. Assurer que les
dépenses du projet par rapport au budget, la gestion de l’argent liquide,
l’enregistrement des dépenses, le rapportage et la documentation sont conformes
aux directives de l’entreprise  et des bailleurs ;

29. Fournir les
directives aux chefs des canaux de prestation et gestionnaires de programmes et
au personnel de l’entreprise  sur les approches appropriées dans la
gestion financière des budgets y compris la flexibilité du budget et
l’autorisation des coûts ;

30. En collaboration avec
le Manager Logistique, assuré que le journal de consommation de stock est
correct ;

31. Mettre en place un
système de vérification hebdomadaire des sorties de stock ; Assurer que la
triangulation (comparaison) des données de prestation et la consommation de
stock est faite régulièrement ;

32. Veiller au respect
des délais et des exigences de rapports financiers fixés par de l’entreprise 
et les bailleurs. Préparer des rapports analytiques mensuels, trimestriels et
ad hoc pour les membres de la direction afin qu’ils aient connaissance des
dépenses des différents projets en cours ;

33. Vérifier et analyser
toutes les transactions comptables et financières et assurer l’exactitude
préalable, conformément aux budgets ;

34. Assurer la bonne
exécution des activités de comptabilité du projet, y compris (mais sans s’y
limiter): rapprochements bancaires en temps opportun et précis, facturation,
suivi des dépenses par rapport aux obligations budgétaires et de
financement, projections financières et soumission des rapports financiers
mensuels au siège de l’entreprise ;

35. Suivre et respecter
les différentes instructions financières définies par l’entreprise 
Londres, les bailleurs et les autorités locales, et les intégrer dans les
traitements comptables ;

36. Élaborer les rapports
financiers conformes et exacts dans les délais pour les bailleurs de fonds et
les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue ;

37. Assurer le suivi des
dépenses imputées et leur éligibilité par rapport aux budgets et accords avec
les bailleurs et partenaires et faire des propositions pertinentes d’actions
correctrices aux responsables et à la Représentante Résidente ;

38. Prendre les
initiatives dans le renforcement de la fonction de gestion financière des
bureaux régionaux afin d’augmenter la redevabilité, minimiser les risques
financiers et améliorer la qualité des rapports ;

39. Contribuer à
l’établissement des critères clé de performance du personnel financier en
provinces et leur donner un appui dans leur processus d’évaluation ;

40. Effectuer les visites
périodiques de contrôle dans les bureaux régionaux et au sein des centres de
prestation de services et s’assurer que tous les staffs de l’entreprise 
comprennent les politiques financières, les procédures et les systèmes
financiers de l’organisation ;

41. Superviser le
personnel sous responsabilité, lui apporter un encadrement technique
nécessaire, établir les priorités, suivre la performance, réaliser le coaching,
assurer la motivation et assurer le renforcement des compétences sur les
procédures et règlements financiers de l’entreprise ;

42. Appuyer le reste du
personnel à comprendre et à interpréter les indicateurs et les rapports
financiers du projet ;

             Procéder à la
vérification adéquate des transactions financières des bureaux régionaux et
alerter la direction de toute activité en conflit avec les règles en vigueur.

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Profil
recherché :

1.    Diplôme de licence en
Comptabilité, Commerce, Economie ou des Etudes des Affaires. Au moins 7 années
d’expérience dans la gestion financière des ONGs, ou d’une entreprise
commerciale avec au moins 3 ans au niveau de superviseur.

2.    Expérience confirmée
en matière d’application des systèmes de contrôle de coût, d’amélioration et de
développement de projets.

3.    Connaissance du
logiciel comptable, de préférence le système Sun System

4.    Maitrise de MS Office
(Word, Power Point, Outlook) et particulièrement d’Excel avancé, niveau tableau
croisé dynamique et autres fonctions Excel (ESSENTIEL).

5.    Expérience de travail
antérieur avec les organisations internationales financées par des donateurs
(tel que DFID, UN, institutions publiques ou autres donateurs prives). Bon
communicateur ayant de fortes compétences en gestion de temps et en analyse.
Fortes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;

6.    Forte capacité de
mentor et de renforcement de capacité du personnel.

7.    Capacité de balancer
les priorités concurrentes, battre les temps limites exigés et travailler sous
pression ;

8.    Connaissance du
français (ESSENTIEL) – Anglais (ATOUT MAJEUR).

9.    Capable de travailler
avec une supervision limitée, être flexible et confortable avec un personnel
multiculturel et travailler dans des conditions de défi.

10. Bonne volonté de
visiter les bureaux de terrain et de voyager aux sites du projet et capacités
d’écrire des rapports ;

11. Pro-choix o
Sensibilité interculturelle et capacité à travailler efficacement dans différents
contextes socioculturels ;

12. Capacité à équilibrer
les approches fondées sur des données probantes et l’innovation pour s’adapter
aux contextes changeants ;

13. Vous contribuer à
utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la
compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous
permettant d’optimiser notre capacité à influencer les autres ;

14. Vous partagez les
connaissances, l’expertise et les ressources appropriées pour renforcer
l’esprit d’équipe et éviter la duplication des efforts ;

15. Vous travaillez
activement au sein d’une équipe, fournissant soutien et souplesse aux
collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes
les personnes et cultures ;

16. Vous faites preuve de
courage, d’authenticité et d’intégrité ;

17. Vous assumez la
responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous
adoptez ;

18. Vous êtes courageux,
remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée
et maitrisée ;

19. Vous sollicitez des
commentaires afin d’avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez
de même aux autres d’une manière qui les pousse à être encore plus
efficaces ;

20. Vous gérez votre
développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos
connaissances et compétences ;

21. Vous efforcez à
toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre
de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces
d’accomplir votre tâche ;

22. Vous construisez et
maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les
parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de l’entreprise ;

23. Vous inspirez les
individus et les équipes, par le biais d’un leadership adapté aux situations,
en offrant une orientation claire ;

24. Vous cherchez et
offrez des possibilités qui motivent les membres d’équipe, contribuant à
développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la
relève à disposition ;

25. Vous êtes au courant
des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances
stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de
votre équipe ;

26. Vous formuler une
vision de I ‘avenir qui inspire et stimule les autres.

27. Conduite par une
mission : Avec l’engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie
des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par
surprise ;

28. Centré sur le client
: Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte
de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible ;

29. Redevabilité : Nous
sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que
nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l’impact
croissant ;

Courageux : Nous
recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage
pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d’autres
conformément à notre mission.

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