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Réceptionner et trier du courrier quotidien ;
– Accueillir et installer les invités dès leur
arrivée au bureau ;
– Diriger les visiteurs vers la personne et le
bureau appropriés ;
– Répondre, filtrer et transférer les appels
téléphoniques entrants ;
– S’assurer que la zone de réception est bien rangée
et présentable, avec toute la
papeterie et le matériel nécessaires (par
exemple, stylos, formulaires et brochures) ;
– Fournir des informations de base et précises en
personne et par téléphone / email ;
– Recevoir, trier et distribuer les envois quotidiens ;
– Maintenir la sécurité du bureau en suivant les
procédures de sécurité et en contrôlant
l’accès via la réception (journal de bord du
moniteur, émission de badges visiteurs) ;
– Commander des fournitures de bureau et tenir un
inventaire des stocks ;
– Mettre à jour les calendriers et planifier des
réunions ;
– Organiser le voyage et l’hébergement, et préparer
les bons ;
– Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts ;
– Effectuer d’autres tâches de réceptionniste comme
le classement, la photocopie, la
transcription et la télécopie ;
– Diriger les visiteurs en tenant à jour les
répertoires des employés et des départements ;
– Maintenir la continuité entre les équipes de
travail en documentant et en
communiquant les actions, les irrégularités et
les besoins continus ;
– Visiter réguliers des sites pour résoudre quelques
problèmes éventuels ;
– Faire le récapitulatif journalier, hebdomadaire et
mensuel de la caisse au département
financier ;
– Accueillir les invités et faire des réservations
des vols nationaux et internationaux, des
hôtels
– Accomplir des démarches pour rechercher des
documents administratifs et leur
classement dans des dossiers divers ; Réceptionner et trier du courrier
quotidien ;
– Accueillir et installer les invités dès leur
arrivée au bureau ;
– Diriger les visiteurs vers la personne et le
bureau appropriés ;
– Répondre, filtrer et transférer les appels
téléphoniques entrants ;
– S’assurer que la zone de réception est bien rangée
et présentable, avec toute la
papeterie et le matériel nécessaires (par
exemple, stylos, formulaires et brochures) ;
– Fournir des informations de base et précises en
personne et par téléphone / email ;
– Recevoir, trier et distribuer les envois quotidiens ;
– Maintenir la sécurité du bureau en suivant les
procédures de sécurité et en contrôlant
l’accès via la réception (journal de bord du
moniteur, émission de badges visiteurs) ;
– Commander des fournitures de bureau et tenir un
inventaire des stocks ;
– Mettre à jour les calendriers et planifier des
réunions ;
– Organiser le voyage et l’hébergement, et préparer
les bons ;
– Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts ;
– Effectuer d’autres tâches de réceptionniste comme
le classement, la photocopie, la
transcription et la télécopie ;
– Diriger les visiteurs en tenant à jour les
répertoires des employés et des départements ;
– Maintenir la continuité entre les équipes de
travail en documentant et en
communiquant les actions, les irrégularités et
les besoins continus ;
– Visiter réguliers des sites pour résoudre quelques
problèmes éventuels ;
– Faire le récapitulatif journalier, hebdomadaire et
mensuel de la caisse au département
financier ;
– Accueillir les invités et faire des réservations
des vols nationaux et internationaux, des
hôtels
– Accomplir des démarches pour rechercher des
documents administratifs et leur classement dans des dossiers divers ;
Profil recherché :
1.
Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une
entreprise
2.
Connaissance générale des techniques de secrétariat ;
3.
Bonnes capacités rédactionnelles et d’organisation
4.
Très bonne maîtrise des techniques bureautiques ; Internet, Outlook,
5.
Bien connaître le français et l’anglais, un atout
6.
Être méthodique et rigoureuse
7.
Être discrète et avoir le sens de la confidentialité ;
8.
Être bien organisée et de bonnes relations avec tous et être de bonne
présentation
9.
Être proactive et prendre de bonnes initiatives
10.
Aimer son travail et être disponible
