Contactez l'ONEM
•
Coordonner les communications de la haute direction, y compris répondre
aux appels, aux courriels et
interagir avec les clients et les fournisseurs au besoin.
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Assurer la lecture du courrier et des e-mails du manager, les classer
par ordre de priorité et les archiver.
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Préparer les documents internes et externes de l’entreprise pour les
membres de l’équipe et les partenaires de l’entreprise.
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Planifier et
organiser les réunions et les rendez-vous du manager suivant ses priorités et sa disponibilité.
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Prendre les rendez-vous.
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Organiser les
déplacements du Médecin Directeur et gérer ses itinéraires de voyage.
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Maintenir un système de classement organisé de documents papiers et
électroniques et les enregistrer manuellement dans un cahier registre.
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Maintenir un niveau strict de confidentialité.
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Développer et maintenir un niveau de professionnalisme parmi le
personnel, les fournisseurs et la clientèle.
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Apprêter les dossiers de travail du manager puis les archiver.
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Produire les comptes rendus des réunions et veiller à leur diffusion.
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Participer à des séances de débriefing avec son manager pour être au fait de
l’évolution de son travail et les éventuels contretemps de sa journée.
Profil
recherché :
•
Minimum de 4 années d’expérience en tant que secrétaire en relation
directe avec la haute direction.
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Compétences Microsoft Office avancées, avec la capacité de se
familiariser avec les programmes et logiciels propres à l’entreprise.
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Compétence en matière de collaboration et de délégation de tâches.
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Solides compétences en matière d’organisation, de gestion de projet et
de résolution de problèmes, avec des
capacités multitâches impeccables.
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Aptitudes interpersonnelles exceptionnelles. Comportement amical et
professionnel.
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Connaissance d’une ou plusieurs langues étrangères écrites et parlées
est un atout.
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Etre vif
d’esprit, courtois, discret et discerner les informations devant rester
confidentielles.
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Bonne condition physique, avoir un sang-froid, être autonome et
multitâche. Savoir se
positionner face à l’urgence, au stress du patient, des visiteurs et de son entourage.
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Avoir une bonne expression écrite et orale, bonne maîtrise en orthographe française.
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Etre détenteur
d’un diplôme de graduat en secrétariat ou une formation similaire.
Maîtrise de l’outil informatique