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Servir de ressource auprès de l’équipe de la DRCP, en veillant à ce que
le personnel de la DRCP comprenne et adhère aux politiques et procédures financières et
administratives d’AZF et des donateurs. S’assurer que les contrôles internes sont respectés afin
d’éviter les problèmes de fraude et de détournement d’actifs au sein de la
DRCP. Signaler rapidement tous les cas de fraude et d’abus connus ou suspectés.
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En collaboration avec l’équipe DRCP, préparer et communiquer les plans
de travail du programme et les budgets connexes et s’assurer que les plans de travail établissent
avec précision les budgets des phases temporelles sur une base d’exercice.
Servir de
partenaire financier au directeur d’AZF et à l’équipe financière de RZSA, afin
d’interpréter les rapports
mensuels. Utiliser son sens aigu des finances et ses connaissances budgétaires
pour anticiper les
problèmes potentiels et conseiller sur les stratégies pour les éviter. Si
nécessaire, travailler avec
l’équipe DRCP et l’équipe financière de RZSA pour ajuster les plans de travail
du programme
et/ou l’échelonnement des budgets. Aider l’équipe financière de RZSA à assurer
des rapports
financiers précis et opportuns au donateur
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Mener un processus annuel de préqualification pour les fournisseurs
réguliers. Veiller à ce que les achats DRCP soient lancés par le personnel en temps opportun. Effectuer
des achats associés à des déplacements locaux et à de petits achats. Participer aux achats de plus
grande valeur auprès des fournisseurs locaux. Assurez-vous que les coordonnées des fournisseurs
locaux sont à jour.
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Superviser les déplacements du personnel au sein de la DRCP. Développer
et maintenir un calendrier de
voyage pour l’équipe DRCP afin d’encourager une planification efficace des
voyages et le covoiturage
dans la mesure du possible. Veiller à ce que les avances au
personnel soient fournies en temps opportun et fermées par le personnel à son retour. Recueillez
les reçus/pièces justificatives auprès du personnel, numérisez et joignez-les aux rapports de dépenses
Justifiés par le personnel. Examiner les notes de frais de manière critique par rapport au calendrier
de voyage pour s’assurer que les coûts sont légitimes et conformes aux règles de voyage d’AZF et
des donateurs. Après examen, marquer les rapports de dépenses du personnel comme « approuvés
». S’assurer que toutes les responsabilités administratives du personnel (feuilles de temps,
approbateurs suppléants créés, etc.) sont remplies avant le voyage afin de ne pas perturber les
processus organisationnels tels que la clôture comptable mensuelle. Fournir tous les
reçus et les documents connexes à l’équipe des finances de la RSZA pour imputation et
rapports en temps opportun.
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Veiller à ce que le parc de véhicules/motos/moteurs hors-bord soit bien
entretenu et prêt à être utilisé dans les opérations du programme. Élaborer et maintenir un
calendrier d’utilisation pour s’assurer que les véhicules/motos/moteurs hors-bord sont disponibles en
cas de besoin.
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Assurer le bon entretien des bureaux, équipements et autres installations
de la DRCP. Assurer la supervision des gardiens, gardiens et autre personnel administratif.
Fournir les services et fournitures de bureau nécessaires. Assurer une couverture
d’assurance à jour pour les actifs et le personnel de la DRCP.
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Travailler avec l’équipe des finances RSZA pour gérer la position de
trésorerie DRCP. Veiller à ce que la DRCP ne manque pas de liquidités en
maintenant à jour les soldes des comptes créditeurs et en demandant des liquidités en cas de
besoin et bien avant les dates de paiement requises. Assurez-vous que l’équipe de trésorerie
est au courant des paiements importants à venir. Gérer et concilier tous les comptes de petite caisse
DRCP. Assister et guider les assistants financiers du projet en respectant la petite caisse et le
contrôle périodique.
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Superviser la logistique et les installations du programme (déplacements,
espace, etc.). S’assurer que le front office est bien géré. S’assurer que les invités et les
appelants reçoivent un service professionnel, courtois, rapide et agréable et que les messages sont
transmis au personnel du programme en temps opportun.
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Assister le Directeur AZF dans le placement du personnel à long et à
court terme. Aider à la coordination de l’évaluation des performances et de la formation du
personnel en s’assurant que cela est budgétisé et entrepris. Respecter toutes les lois juridiques,
sociales et fiscales concernant le personnel.
Maintenir le contact avec les sponsors, les
organisations importantes et le gouvernement en accord avec le directeur de l’AZF
Profil
recherché :
Le candidat devra avoir d’excellentes
connaissances dans les domaines suivants :
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Analyse financière des projets ;
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Budgétisation et analyse budgétaire des projets ;
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Connaissance de l’évaluation des performances financières et techniques ;
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Connaissance de la préparation de rapports financiers;
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Connaissance du mentorat et du coaching;
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Connaissance des normes comptables ;
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Connaissance de la fiscalité sans but lucratif;
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Connaissance de la gestion des ressources humaines
Bonne
compréhension du fonctionnement des organisations Internationales
QUALIFICATIONS
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Baccalauréat en comptabilité, finance et commerce ou connexe.
Qualification comptable, minimum CPA2. 3 à 5 ans d’expérience professionnelle
dans les domaines de la comptabilité, des assurances générales, de la location, de la
logistique et des achats.
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Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs en particulier, Microsoft Excel
et Word, et des bases de données comptables. Expérience avec Exact Online.
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Familiarisation avec les réglementations gouvernementales, par exemple,
les taxes, les exigences en matière de TVA/hors taxes, etc.
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Solides compétences en communication écrite et verbale en français et
en anglais. Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches et à les prioriser. Capacité à travailler
avec un minimum de supervision et en équipe.
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Engagement envers AZF et sa mission.
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Une intégrité sans faille et le courage d’intervenir pour détecter et
prévenir la fraude.
