Médecins Sans Frontières Franc
BUT PRINCIPAL
Assister le
Responsable d’Intervention dans la mise en place et le suivi des activités
finances/RH en effectuant parallèlement les travaux de la comptabilité et de l’administration, ceci
conformément aux protocoles, normes et procédures MSF et de manière à assurer
la traçabilité des documents et le respect des règlements nationaux du droit du travail et du droit fiscal
RESPONSABILITES PRINCIPALES
Lors d’évaluation et
d’intervention du PUC, l’Assistant Coordinateur RH/FIN EMI est responsable de
la mise en place et du suivi des activités finance/RH en effectuant
parallèlement les travaux de comptabilité et d’administration, ceci conformément aux
protocoles, normes et procédures MSF et de manière à assurer la traçabilité des
documents et le respect des règlements nationaux du droit du travail et du droit fiscal.
Gestion Administrative/RH lors d’intervention
Avant le départ en intervention
1. Assister le Responsable
RH PUC dans l’élaboration de l’organigramme et budget RH-Admin d’intervention. Préparer le Kit
RH-Admin.
2. S’assurer que la malle
admin est envoyée avec le premier déploiement.
3. Soutenir l’Assistant RH
PUC dans l’émission des contrats, ordres de mission et PD pour tous les staffs
pour la première période.
Au début de l’intervention
1. Assurer la mise en
place de l’accueil de staff en arrive, incluant un briefing sur le comportement
responsable. S’assurer de la publication des tous les documents légaux.
2. Creation de
l’organigramme et de la contact list terrain.
3. En collaboration avec
le Supply, faire une analyse de marché pour organiser la caisse bouffe.
4. Organiser le briefing de
tout le personnel sur les règles concernant les conditions de vie, les aspects administratifs, le
règlement intérieur, les politiques MSF-B PUC en place.
5. Négocier et rédiger un contrat de bail, en
support du RI, et s’assurer qu’un état des lieux est fait systématiquement avec les collègues logisticien.
6. S’assurer que le
recrutement des journaliers se fait en ligne avec les politiques RH et
effectuer un planning de ces derniers.
Pendant l’intervention
1. Effectuer un Sitrep
hebdomadaire, incluant le suivi des journaliers.
2. Préparer et assurer le
suivi des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales.
3. Transmettre à la
Coordination PUC les informations nécessaires pour le calcul des jours de
récupération et garder à jour les dossiers personnels en intervention.
4. Sous la supervision du
Responsable d’Intervention, s’assurer que les équipes terrain respectent les
politiques RH, le Règlement Intérieur MSF et de la législation congolaise lors
d’intervention/évaluation.
5. En collaboration avec
les autres responsable terrain, supporter dans l’utilisation rationnelle des RH
en intervention
(contrats et journaliers) et suivre les budgets alloués à ces dépenses.
6. Assurer que les
superviseurs évaluent leurs équipes terrain au terme de chaque intervention
selon les objectifs prédéterminés et garder à jour le fichier de suivi des
compétences lors d’intervention/évaluation,
7. Superviser directement
les cuisiniers et les ménagères de la base d’intervention, élaborer leur
horaire de travail, planning et objectives.
8. S’assurer que le
paiement des primés du ministère de la santé respecte les barèmes internes
ainsi que la convention signée avec le ministère de la santé.
9. S’assurer la gestion de
la caisse bouffe pendant toute l’intervention.
10. S’assurer que les
ordres de mission sont à jour et les renouveler à temps.
11. Assurer le respect de la
confidentialité de tous les éléments des dossiers du personnel.
12. Suivi des contrats de
bail en collaboration avec le service finance.
13. Participer à la
responsabilisation de tous les managers dans le développement de son équipe.
14. En coordination avec là
coordination terrain et le responsable des ressources humaines, préparer le chronogramme de sortie
des équipes.
Au retour de l’intervention
1. Assurer la clôture des
contrats de bail de la base, que toutes les collaborations locales ont été paye
2. En collaboration avec
l’équipe RH Coordo PUC, planifié le mouvement de sortie de staff vers leur résidence
3. Élaborer un rapport
RH-Admin final sur l’intervention, en collaboration avec le Responsable
d’Intervention.
4. Gestion Financière lors
d’intervention
Avant le départ en intervention
1.
Assister le Responsable finance (finance manager PUC) dans l’élaboration
du budget intervention. – Préparer
le Kit Fin en collaboration avec l’assistant Fin manager.
Au début de l’intervention
1.
Assurer la mise en place des mesures pour la sécurité des fonds (en collaboration
avec le RI). Élaborer des
TdR Finance, avec informations pertinentes sur les opportunités/contraintes
pour la gestion financière
dans le contexte de l’intervention (inclus les méthodes de paiement possibles
et les moyens disponibles
pour l’approvisionnement en fonds).
2.
Organiser un briefing de l’équipe du terrain sur le respect des
procédures de gestion financière.
Pendant l’intervention
1.
Assurer la disponibilité des fonds sur l’intervention : envoi de demandes
d’approvisionnement à temps et justifiées.
2.
Assurer l’encodage ponctuel et correct des dépenses réalisées sur le
terrain, la mise à jour régulière des soldes et la réconciliation hebdomadaire des
caisses.
3.
Assurer le suivi et la révision du budget avec les responsables des
départements, signaler les criticités, proposer des actions correctrices, en
collaboration avec le Finance manager.
4.
Assurer le respect des procédures financières, notamment : validation de
l’engagement des dépenses et des factures, qualité des dossiers comptables,
réduction de l’utilisation de cash, gestion des avances de fonctionnement, clôture du mois.
5.
Effectuer les paiements sur place.
6.
Transmettre les dossiers pour le paiement à distance en bonne et due
forme.
7.
Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le
responsable finance et les rentrer dans l’outil comptable.
Au retour de l’intervention
1.
Assurer la clôture des caisses, la justification des avances et le
retour des fonds et des
dossiers comptables vers la capitale.
2.
Élaborer un rapport financier final sur l’intervention, en collaboration
avec le Finance Manager.
3.
Assurer que les pièces comptables sont archivées.
Profil
recherché :
Critères Indispensables
1.
Diplôme en Ressources Humaines, Administration, Gestion, Finances ou
Comptabilité
2.
Expérience d’au moins 3 ans dans la gestion Finance et Admin des
ressources humaines dans des scenarios d’urgences
3.
Savoir parler les langues locales en RDC : Français, et au moins une
autre langue officielle de la RDC
4.
Maîtrise des logiciels informatiques de base (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook)
Critères
Souhaitables
1.
Expérience dans le domaine de l’aide humanitaire, au sein de MSF ou
d’autres organisations non-gouvernementales
2.
Expérience d’au moins 1 an dans la gestion d’équipe et des activités
3.
Compétences transversales requises : Engagement envers les principes de
MSF, Travail d’équipe et coopération, Flexibilité, Orientation vers les résultats et la qualité et
Gestion du stress
DOCUMENTS A FOURNIR
Curriculum Vitae
Lettre de motivation
Copie des diplômes requis pour le poste ou du
diplôme le plus élevé Copie des attestations de formations en relation avec le poste Copie des attestations de service
en relation avec le poste
Carte ONEM
Tout dossier
incomplet ou ne répondant pas aux critères indispensables sera éliminé.
Il pourra éventuellement être
demandé aux candidats présélectionnés de fournir d’autres attestations /
compléter leur dossier à un stade ultérieur. Les dossiers de candidatures ne
seront pas restitués
Les dossiers sont à déposer au plus tard le let avril 2024, à 17h00, par courrier ou par email, à l’attention du Responsable des Ressources Humaines du Projet PUC de MSF-B:
Par courrier : dépôt au Bureau PUC de Médecins Sans Frontières, situé au
Avenue O.U.A Bahuka 6, Ngaliema
(réf, concession la Promenade), ou dans l’une
des bases MSF situées en RDC. Lors du dépôt physique
de votre dossier, vous devrez signer un registre. Des boîtes sont à disposition
pour le recueil des dossiers, vérifiez que
vous glissez votre candidature dans la bonne boîte.
Par email :
envoi des documents requis en format PDF en précisant dans l’objet «
Candidature au poste d’Assistant Coordinateur
Finances et Ressources Humaines » à l’adresse suivante : msfocb-rdcpuc-recrutement@brussels.msf.org
La liste des candidats sélectionnés pour le test écrit sera affichée
dans les jours suivants la date limite de dépôt des
candidatures. Vu le nombre important de candidatures, seuls les candidats
sélectionnés pour le test écrit seront contactés.
La liste des candidats retenus
pour l’entretien oral sera affichée dans les jours qui suivent le test écrit.
IMPORTANT : MSF-B ne
perçoit des frais à aucun stade du recrutement (candidature, interview, etc).
Ainsi, nous tenons à mettre en garde le
public contre des activités frauduleuses prétendument menées au nom de MSF-B ou de son personnel. Nous vous prions donc de nous signaler toute
communication suspecte.
NB :
contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement
