1.        
Représentation
du Bureau centrée sur les clients et le service : accueil téléphonique
irréprochable, accueil personnel
des visiteurs et visiteuses et espace d’attente soignée ;

2.     Services téléphoniques
concernant la GIZ

3.    
Gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et
sortants ;

4.        
Exécution
quotidienne des services et du secrétariat ;

5.        
Aide
à d’autres tâches en rapport avec ses compétences sur instruction du/de la
supérieur(e ) hiérarchique ou à la demande des visiteurs.

6.        
Répondre
au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;

7.        
Accueillir
avec courtoisie et orienter les visiteurs ;

8.        
Savoir
bien s’exprimer au téléphone ;

9.        
Tenir
une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les
collaborateurs ou les collaboratrices
concerné(e)s n’ont pas pu répondre directement ;

10. Utiliser le répondeur téléphonique de
manière appropriée ;

11. Enregistrer, documenter et organiser
régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à
délivrer personnellement) ;

12.  Prendre des dispositions pour se faire
remplacer en cas d’absence ;

13. Veiller au confort des visiteurs en leurs
proposants journaux, rafraichissements, etc.

14. 
Coordonner
et organiser les locaux pour les réunions ;

15. 
Cordonner
avec la personne responsable, la gestion des équipements et autres nécessaires
à la tenue des réunions ;

16. Veiller à la propreté de la réception et de
la salle des réunions

17. Assurer que la réception du courrier et sa
transmission sont faites selon les recommandations

18. Tenir un registre des contrats sortants et
des factures entrantes ;

19.  Veiller à la disponibilité de magazines

20. Aider à l’exécution d’autres activités et
tâches en rapport avec ses compétences suivant les instructions reçues du /de la supérieur(e) hiérarchique.

Profil recherché :

1.        
Etre
au minimum détenteur d’un diplôme d’état et au maximum d’un diplôme de graduat

2.        
Au
moins 1 à 3 an(s) d’expérience à un poste similaire, références
professionnelles exigées

3. Posséder une bonne connaissance pratique des
technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier
électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)

4.    
Etre apte à travailler en équipe et dans un milieu
multiculturel

5.    Etre ponctuel(le), discret (e) et honnête ;

6.    Etre intègre et faire preuve de bonne
moralité dans son expression et son langage

7.    Avoir une bonne maitrise du français (à
l’oral et à l’écrit) ;

8.    Savoir garder le sourire tout en restant
professionnel (le) ;

9.    
Etre courtois(e) et serviable à l’égard des visiteurs.