1.    
Mettre
en œuvre la stratégie « Communication » et le plan d’action respectif de la GIZ
en RD Congo ;

2.    
Faciliter et dynamiser
l’échange avec les Points Focaux « Communication » des projets ;

3.    
Produire
les publications ;

4.    
Assurer
le suivi du Corporate design ;

5.    
Assurer
la communication en interne ;

6.    
Mettre
à jour régulièrement une base de données sur les consultants et agences qui
offrent des services spécifiques (graphisme, traduction, impression, etc.)

7.    
Mettre
à jour la base de données contenant des photos sur les différentes activités de
la GIZ en RDC ainsi que des
témoignages et histoires de succès au niveau des projets ;

8.    
Appuyer
la gestion du site web et le Data Management System (DMS) de la GIZ RDC ;

9.    
Mettre à jour et
distribuer le répertoire téléphonique de tout le personnel GIZ.

. Assistance à la Direction (travaux de secrétariat) et prestation de
service

1.     
Organiser
et coordonner le planning du Directeur résident de la GIZ ;

2.     
Établir et organiser les
supports d’information pour le Directeur de la GIZ et pour les réunions ;

3.     
Répondre
au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter ;

4.     Gérer le courrier
entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en
organiser le traitement selon les priorités ;

5.      S’occuper de la
correspondance nécessaire (réponses) ;

6.      Participer aux réunions
(d’équipe)/ateliers internes et externes et prêter assistance pour leur
documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux.

Coordination et gestion du bureau, coordination générale

1.    
Préparer
les visites des délégations ;

2.    
Coordonner
et organiser les locaux pour les réunions ;

3.    
Etablir
de manière claire la liste de test radio ;

4.    
Mettre
à jour la liste de mouvements de personnel et consultants G IZJRD Congo ;

5.    
Mettre
à jour la liste des expatriés ;

6.    
Imprimer
les cartes de service pour le personnel ;

7.    
Coordonner
avec la personne responsable la gestion des équipements et autres nécessaires à
la tenue des réunions.

          
Gestion de réunions de l’équipe de gestion élargie

1.       Préparer les réunions
de l’équipe de gestion élargie (réservation salle, organisation déjeuner convivial, préparation
de la liste des présences…) ;

2.       Rédiger le PV à l’issue
de chaque réunion et le mettre à la disposition de tous sur le serveur (après chaque approbation) ;

3.       Inviter les
participants aux réunions ;

4.       Requérir des
participants les points à l’ordre du jour de la prochaine réunion et mettre à
disposition l’agenda retenu.

§  
Autres attributions

1.       Assurer le suivi de la
planification annuelle des activités ;

2.       Assurer, le cas échéant
le remplacement du/de la réceptionniste en cas de besoin ;

3.       Appuyer l’organisation
de la planification annuelle au niveau du pays ;

4.       Accueillir les
visiteurs/visiteuses de la direction avec courtoisie et leur présenter de boissons rafraîchissantes, etc. ;

5.       Appuyer aux travaux de
traduction et d’interprétation si nécessaire ;

6.       S’assurer de toujours
avoir des réserves des boissons rafraîchissantes destinées aux hôtes. c. Education, Expérience
et Compétences :

Profil recherché :

·               
Education

n  
Être
détenteur d’un diplôme de licence en communication, administration ou domaine
équivalent

·               
Expérience

·                      
Avoir
au minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire

❖    Compétences/Autres
connaissances

1.    Avoir une maitrise
parfaite du français, l’anglais et l’allemand étant des atouts ;

2.       Avoir une bonne
connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de
la communication
(logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier
électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques telles que MS
Office ;

3.      
Avoir
le sens de la confidentialité ainsi qu’une probité morale avérée ;

4.      
Savoir
gérer les priorités et être apte à travailler en équipe dans un environnement
multiculturel ;

5.      
Bonnes
capacités de rédaction, de gestion et d’organisation ;

6.      
Une
expérience réussie avec la GIZ est un atout ;

7.      
Manifester
un engagement à la mission de la GIZ, à sa vision et à ses valeurs ;