ASSISTANT ADMINISTRATIF

Tâches
à exécuter :

L’assistant(e)
ou secrétaire administratif/ve est un(e) professionnel(le) qui joue un rôle clé
dans la bonne gestion de l’école car il/elle est en charge de la bonne
organisation interne et de la réalisation des tâches administratives :

1.      Suivi administratif des dossiers

2.      Gestion du
courrier entrant et sortant

3.      Réponse aux
appels téléphoniques, Réception

4.      Logistique
(matériel de bureau, machine à café,)

5.      Relecture
des dossiers  il exerce notamment des tâches administratives
de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers
ou comptables ;

6.      Il peut se
voir confier des tâches de rédaction et être chargés de l’animation d’une
équipe ;

7.      Il peut également
assurer des fonctions d’assistant de direction.

L’activité principale du poste d’assistant(e)
administratif/ve consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs entrants
et sortant de l’école, de les traiter, classer, archiver et mettre à disposition
de la direction.

A cette gestion administrative peuvent
s’additionner selon des besoins plus spécifiques comme l’accueil des visiteurs,
le standard téléphonique (renseignements et redirections des appels),
l’organisation des agendas, la planification de réunions de travail ou des
déplacements du personnel de l’école.

Autrement appelé secrétariat à distance. Le
collaborateur peut être rattaché au service de direction à un autre service
interne, généraliste ou spécialisé (par exemple, logistique ou personnel). Une
notion de conseil peut aussi être présente

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Profil
recherché :

Avoir au moins 30 ans et 45 ans d’âge au plus, être
de nationalité congolaise, avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle
dans le domaine, savoir travailler sous pression et en équipe, avoir de la
discrétion, savoir bien lire et écrire le français.

Être d’une
bonne moralité.

Compétences :

Pour devenir assistant(e) administratif/ve il faut :

1.    Avoir
un goût prononcé pour l’administratif ;

2.   
Pouvoir justifier d’une connaissance des outils
bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint)

3.   
Savoir prendre des notes et maitriser les
techniques d’écriture rapide, être rigoureux et organisé ainsi que faire preuve
d’un bon niveau d’orthographe et de qualités rédactionnelles solides. ;

4.   
Enfin il faut avoir un bon esprit de synthèse,
un sens du relationnel et savoir rester discret(e).

5.   
L’assistant(e) administratif/ve est en charge du
service d’informations et est responsable de documents importants confidentiels
avec un fort pouvoir de nuisance s’ils étaient révélés à la concurrence :
déontologie et probité sont de rigueur ;

6.   
Très organisé, souriant, présentable

7.   
Posséder d’excellentes capacités en classement
et archivage ainsi que de bonnes techniques d’inventaire ;

8.   
Posséder quelques notions de base en gestion
comptable et administrative

9.   
Capacité d’analyser et de synthétiser

Parler, lire et écrire en français

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