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Tâches
à exécuter :
L’agent de gestion des documents et d’archivage est
responsable du processus de gestion, de conservation et d’élimination des
documents et archives papier et électroniques reçus ou générés par le projet /
la coordination; maintenir leur confidentialité (le cas échéant), leur
intégrité, leur fiabilité et leur traçabilité; faciliter leur recherche pour le
personnel qui le demande; expliquer les procédures à leurs coéquipiers;
promouvoir une gestion responsable qui préserve le droit à la vie privée des
patients, des communautés, des employés, des partenaires et des donateurs tout
en appliquant les directives et le protocole MSF à leur contexte.
RESPONSABILITE
Pour chaque activité, dans chaque site, identifier et
maintenir une liste de documents et registres principaux: informations
nécessaires pour assurer la continuité des opérations (dont la perte pourrait
avoir un impact sur les opérations ou le personnel de MSF) ou utiles pour une
compréhension claire des activités et des décisions de MSF, identifiant
document / archive
prioritaires’.
1.
Mettre
en œuvre la politique et les directives MSF pertinentes pour stocker et
archiver les documents dans un référentiel physique ou numérique sécurisé et
hermétiquement scellé, organiser des audits réguliers et des journées de
nettoyage.
2.
Assurer la facilité d’accès, en accord avec
les propriétaires de documents et de dossiers et selon les
besoins, en
établissant des droits d’accès physiques ou numériques et / od de publication
(sur tableau d’affichage local, serveur, intranet, etc.).
3.
Élaborer et mettre en Œuvre des processus
pratiques et réalistes pour la sauvegarde des documents et des archives
(sauvegarde), l’évacuation, la mise en veille prolongée ou la destruction en
cas d’urgence (évaluation des risques et planification d’urgence), et rendre
compte de leur mise en œuvre.
4. Évaluer et rendre compte de l’état de
la gestion des documents et des archives.
5.
Construire
et mettre en œuvre de façon proactive des méthodes / stratégies créatives pour
améliorer la qualité de la gestion des archives par site, appliquer la politique
et les meilleures pratiques MSF, travailler avec les IT pour organiser les
serveurs locaux et avec des conseillers juridiques pour adapter le calendrier
de conservation des archives MSF à la législation locale (conformité).
6.
Informer systématiquement le nouveau personnel
et rappeler régulièrement au personnel existant les processus, les mesures de
sécurité, la protection des données et leur rôle dans la gestion des
documents et
des archives. Débriefer tout le personnel sortant pour faciliter la conservation
et le transfert des documents et enregistrer la propriété avant le départ.
Gestion des
documents dans toute la mission : classement, archivage des documents physiques
et numériques, coordination et projets.
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Profil recherché :
CRITERES DE SELECTION
Critères Indispensables
Diplôme : en archives
et bibliothèques, en gestion de l’information ou secrétariat, en gestion
administrative, en finances, en collecte de données, en encodage de données.
Minimum 2 ans
d’expérience dans la gestion de documents et de dossiers
Maîtrise de la langue
française (niveau Cl)
Critères Souhaitables
Expérience dans le
domaine de l’aide humanitaire, au sein de MSF ou d’autres organisations non
gouvernementales
Qualités requises
Flexibilité,
bonne connaissance des outils de gestion des documents et des archives
(inventaires, index, systèmes de gestion de contenu, etc.), utilisateur
expérimenté de MS Office 365 (par exemple, SharePoint, One Drive), bonnes
capacités communicationnelles
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