ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT

1.     Organiser les réunions
bimensuelles avec toutes les unités RH du bureau régional et par emails les
points clés de ces rencontres

2.     Assurer le5. activités
classiques de secrétariat administratif pour le compte de l’équipe régionale
(gestion du courrier, gestion des stocks
papeterie, impression de documents, etc….)

3.    
Planifier, En collaboration avec la fonction
RHTL, les BF et DBF des équipes et partager l tableau de suivi à l’équipes RST1(6
personnes)

4.     En collaboration avec les
équipes mouvements et flights ESP organiser les mouvements des vols internes du
personnel) au sein du bureau régional

5.     Assurer
le suivi des contrats des LHS basé au bureau régional en collaboration avec
l’assistant administratif de la BAP Kin, communiquer les
éléments de paie, quinzaine, variables modifiables (absences, congés de circonstances etc…)
pour la paie de la fin du mois

6.    
Organiser l’accueil des visiteurs au sein du
bureau Régional, et s’assurer de la disponibilité des espaces de travail

7.    Maintenir
et communiquer une liste complète, détaillée et régulièrement mise à jour d
tous les contacts utiles des équipes du Bureau, comprenant noms,
numéros de téléphone, adresses mail.

8.    
En collaboration avec les superviseurs
fonctionnels au niveau de la BAP RDC, superviser d’entretien et un
Chauffeur affectés au bureau Régional

9.   
Participer activement dans l’organisation des
activités : réunions/ateliers ou formations organisées par l’équipe
régionale

10. Faire le suivi des
contrats (location, système d’accès, assurances etc…) arrivant à expiration
et informer le Responsable Régional RH à
temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.

11. Donner
un support pour l’Encodage Hrnet

12. Garder
un contrôle strict et classer/archiver tous les documents requis essentiels,
signalant toute disparité au Responsable Régional RH.

13. Point
focal pour toute communication avec Utex Africa. Communication pour le suivi
des maintenances du bureau régional

o   Entretien
des climatiseurs,

14.  Réparation
de la toiture, plafond de bâtiment, portes et fenêtres, sols. Electricité
et eau, etc.).

15. Assurer
et planifier le suivi de tous les mouvements de B44 pendant les heures de
service de l’équipe régionale, proposer / Solliciter des
alternatives de moyen de déplacement en l’absence de la B44 en collaboration
avec le chef des chauffeurs à la Base d’appui de Kinshasa (Bap-Kin).

16. Sur
demande et en collaboration avec le RTR ICT, donner le support nécessaire.

17. Centraliser
toutes les demandes/commandes trimestrielles et urgentes des ITEM du bureau
régional supply
Equipe Support Pays, assurer le suivi des commandes et livraison des articles.

18.                
Réceptionner les commandes et les
dispatchers/communiquer avec les demandeurs.

19. Tenir
un inventaire à jour des stocks du bureau

20. Assurer la bonne gestion
de la petite malle ci’urEen:.^,. (malle orange) du bureau régional
collaboration avec la RMTL el aviser la RMTL
des pré ruptures de stock,

21. En
cas d’urgence et après validation du RFTL et ROTL gérer les avances
exceptionnelles et les justifier auprès de la Bap-Kin, avec indication
des références financières (codes et lignes budgétaires).

22.                
S’assurer, en collaboration avec les membres de l’équipe
de support régional, que toutes les activités de MSF,
se
déroulent conformément au cadre existible, en former sur tous les problèmes ou
risque potentiels.

Profil
recherché :

1.    Un
diplôme universitaire en science sociales, gestion des ressources
humaines/finances pertinent.

2.   
Indispensable : Expérience professionnelle
d’au moins 1 ans à des postes
similaires.

4.   
Indispensable : Maîtrise des outils bureautique MS Office
(Word, Excel, Internet, Outlook

5.   
Souhaitable : Connaissance de la législation du travail en
vigueur en RDC.

6.   
Indispensable : Langue de la mission (Français) –
Souhaitable : connaitre l’anglais est un atout

7.   
Capacité à travailler en équipe et de manière transversale

8.   
Attitude et volonté d’acquérir et de s’investir pour
acquérir plus de connaissance

9.   
Résultats et sens de la qualité

10.                
Travail d’équipe et coopération

11.                
Souplesse de comportement

12.                
Adhésion aux principes de MSF

13.                
Gestion du stress