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Tâches
à exécuter :
Gestion
des communications entrantes et sortantes pour le Directeur et maintien d’un
degré élevé de compréhension du travail de discrétion et des Priorités
1.
Recevoir et examiner toutes les
communications entrantes telles que déterminées par le Directeur (à travers des
emails, le téléphone, ou le personnel, etc.). Ces communications sont à gérer
directement si possible, les référer à d’autres personnes le cas échéant,
préparer et suivre les éléments qui doivent être traités ou vus par le
Directeur ;
2.
Coordonner la préparation des documents
pertinents pour les réunions et discussions si nécessaire ;
3.
Préparer les brouillons de
correspondance suivant les instructions du Directeur Pays ou des Directeurs de
département ;
4.
Assurer la liaison avec le Directeur et
avec le personnel en charge de l’informatique, afin de permettre au Directeur
d’avoir accès aux équipements existants de communication de façon plus
appropriée et s’assurer de leur fonctionnent efficace, et résoudre les
problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent ;
5.
Suivre les actions demandées aux autres
par le Directeur, et les actions demandées par les autres au Directeur, afin de
s’assurer qu’elles sont réalisées conformément aux délais fixés ;
6.
Coordonner la production et la
distribution des mises à jour mensuelles pour les membres du personnel de
l’équipe pays (y compris les Directeurs de départements) de la part du
Directeur Pays ;
7.
Planifier et mettre en place des
classeurs électroniques et manuels de façon appropriée pour que les documents
clés soient accessibles en cas de besoin ;
8.
Responsable de planifier et de soutenir
la tenue des réunions et en particulier de l’équipe dirigeante (SMT),
9.
Gérer les priorités et répondre avec
courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs,
10.
Votre rigueur et votre sens de
l’organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables
pour réussir ;
11.
Rédiger pour le Directeur Pays des
articles de façon mensuelle pour les bulletins d’informations, les blogs et
autres canaux de communication,
12.
Appuyer les Directeurs de départements
en cas de besoin.
Planification
et gestion de l’utilisation efficace de Y emploi du temps du Directeur Pays.
1. Planifier
l’agenda du Directeur Pays conformément aux priorités convenues, initier et
organiser les réunions internes et externes, traiter et classer les demandes
par ordre de priorité pour l’emploi du temps du Directeur, s’assurer que les
documents pertinents sont disponibles, et faire le suivi des actions ;
2. Assurer
la liaison avec les parties concernées en vue de faciliter les rencontres et
permettre la bonne circulation de l’information,
3. Coordonner
les déplacements, voyages, réunions et visites de programmes pour le Directeur
Pays ;
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Profil
recherché :
QUALIFICATION ET EXPERIENCE
1. De
nationalité Congolaise ;
2. Diplômé
(e) d’un Bac + 3 minimum en Gestion d’Entreprise dans une école reconnue ou en
Administration ;
3. La
fonction d’Assistante de Direction nécessite une grande polyvalence, accompagnée
de solides compétences administratives et organisationnelles. Il/ Elle doit
ainsi avoir :
4. Expérience
de travail trois à cinq ans en tant qu’assistant(e) de direction ou un poste
similaire au sein d’une ONG ou Organisation Internationale,
5. Connaissance
approfondie des procédures de bureau moderne ;
6. Maîtrise
du Pack Office ;
7. Sens
de l’organisation, rigueur,
8. Bonnes
capacités rédactionnelles ;
9. Etre
rigoureux et avoir un bon sens de I ’organisation ainsi que de bonnes qualités
rédactionnelles sont indispensables pour réussir ;
10.
Aptitudes au travail en équipe ;
11.
Sens prouvé de gestion de
confidentialité ;
12.
Etre bilingue Français/ Anglais.
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