Tâches
à exécuter :

L’archiviste aura pour mission de garantir et de
contrôler l’accès sur le long terme à l’information enregistrée sous forme
physique et numérique de la base où il sera affecté, Il sera le gardien des
archives dont il aura la charge, il en assumera la conservation, la diffusion
et la valorisation

1, Il devra assurer l’intégrité et l’authenticité
des documents archivés physiques et numériques ;

2.     
Il devra respecter le principe de
provenance et l’ordonnancement initial des documents en s’assurant notamment
que les clés de recherche sont clairement définies ;

3.      Il
devra préserver les documents de façon qu’ils restent utilisables
continuellement.

4.      S’assurer
que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays
concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s’assurer que toutes les
précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière
appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de
frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais ;

5.      Préparer
pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche
d’informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les
présenter de façon appropriée selon les circonstances ;

6.      Coordonner
étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s’assurer que
les communications et les décisions et actions conséquentes sont comprises et
terminées à temps

PRINCIPALES TACHES

1.      Lire et comprendre Clairement le manuel
Financier, Admin/RH et Logistique qui serviront de base à l’archivage de la
base ;

2.     Coordonner
avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les
catégoriser par département, importance et dates ;

3.     Identifier
les documents physiques à archiver et ceux à détruire ;

4.     Coordonner
la procédure de destruction des documents physiques ;

5.     Comprendre
le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique ;

6.     Participer
au déploiement du système d’archivage au niveau de la base selon les normes de
la Finance, des Admin/RH et de la logistique ;

7.     Coordonner
la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH ainsi que de la
logistique suivant le système centralisé d’archivage électronique, Etant
responsable de l’archivage électronique ;

8.     Procéder
à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien
sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager ;

9.     Faire
un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage
électronique une fois que le système sera déployé au niveau de la base,

10.                      
Travailler en étroite collaboration avec
son line manager ou tout autre agent de la Finance, des admin/RH ou de la
logistique pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour
l’archivage ;

11.                      
Travailler en étroite collaboration avec
son manager et tout autre agent de la Finance, des admin/RH, de la logistique
pour répondre aux demandes d’archives.

Expérience dans le classement des
dossiers en assurant la confidentialité et avec méthodologie

1.              
Effectuer d’autres tâches qui peuvent
être demandées de temps en temps afin d’assurer le bon déroulement des
activités et le bon fonctionnement des équipes ;

2.              
Faire preuve de compréhension et de
conformité avec les exigences de Save the Children en matière de sauvegarde de
l’enfant, code de conduite et politiques de sureté et de sécurité et autres
politiques globales de l’organisation.

Politique
de défense d’Enfant (PDE)

1.   Signaler
toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales

2.   Alerter
toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;

3.   Sur
Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les
allégations et cas de PDE.

4.   Signaler
aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties
prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI — RDC, y compris les
travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient
non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation — Induction

5.   Contribuer
aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le
cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et
domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …) de travail respectifs
;

6.   Sur
Instruction du Directeur-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de
la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi
que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.

v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
w\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}

15.00

Normal
0
false

21

false
false
false

FR
X-NONE
X-NONE

/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name: »Tableau Normal »;
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-parent: » »;
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin-top:0cm;
mso-para-margin-right:0cm;
mso-para-margin-bottom:8.0pt;
mso-para-margin-left:0cm;
line-height:107%;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:11.0pt;
font-family: »Calibri », »sans-serif »;
mso-ascii-font-family:Calibri;
mso-ascii-theme-font:minor-latin;
mso-hansi-font-family:Calibri;
mso-hansi-theme-font:minor-latin;
mso-bidi-font-family: »Times New Roman »;
mso-bidi-theme-font:minor-bidi;
mso-fareast-language:EN-US;}

Profil
recherché :

1.    
Avoir un diplôme de graduat minimum en
Finance, Economie, informatique ou équivalent ;

2.    
Avoir une expérience dans l’archivage
serait un atout ;

3.    
Avoir un engagement profond et sincère
pour la Protection de l’enfant et la lutte contre les abus et l’exploitation

4.    
Avoir des connaissances attestées sur
les outils Informatiques (Word, Excel, base de données, SharePoint, réseau,
internet, Outlook, etc…tout autre logiciel important dans le cadre de travail
d’Onglets) ;

5.    
Etre disponible et motivé pour
travailler avec Save the Children ;

6.    
Avoir un esprit analytique, méthodique ;

7.    
Etre patient, dynamique, à l’écoute,
positif ;

8.    
Etre capable de travailler en mode
projet

9.    
Savoir gérer le stress et être capable
de travailler dans des conditions difficiles ;

10.         
Bonne maîtrise de la gestion de base des
données, des logiciels de traitement de texte et tableur ;

 Capacités d’organisation, grande aptitude à
travailler en équipe, empathie et flexibilité

v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
w\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}

15.00

Normal
0
false

21

false
false
false

FR
X-NONE
X-NONE

/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name: »Tableau Normal »;
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-parent: » »;
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin-top:0cm;
mso-para-margin-right:0cm;
mso-para-margin-bottom:8.0pt;
mso-para-margin-left:0cm;
line-height:107%;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:11.0pt;
font-family: »Calibri », »sans-serif »;
mso-ascii-font-family:Calibri;
mso-ascii-theme-font:minor-latin;
mso-hansi-font-family:Calibri;
mso-hansi-theme-font:minor-latin;
mso-bidi-font-family: »Times New Roman »;
mso-bidi-theme-font:minor-bidi;
mso-fareast-language:EN-US;}