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Tâches
à exécuter :
Ø Rédiger des lettres
sur la base de quelques indications. Demander toutes les précisions
requises ;
Ø Assister à la
rédaction de documents de présentation de CARE au niveau national et autres
documents de relations publiques ;
Ø Organiser le
classement et bien tenir les archives du bureau de Kinshasa ;
Ø Prendre tous les
rendez-vous à l’extérieur pour la Directrice payses bien les noter et les lui
rappeler. Coordonner avec le logisticien pour les sorties ;
Ø Coordonner les
visites prévues et imprévues. Accueillir et orienter ses visiteurs. S’assurer
que café’ thé, eau sont disponibles et proposés ;
Ø Coordonner la
réception des visiteurs. S’assurer que le gardien reçoit toujours les visiteurs
de façon courtoise et sécuritaire à la fois. S’assurer avec le gardien que le
visiteur peut être reçu. L’accueillir, raider et l’orienter Vers la personne
appropriée ou prendre un message si la personne est absente permettant de
donner satisfaction au visiteur, Essayer d’effectuer un barrage maximum pour
les visiteurs inopportuns. Jouer en outre un rôle d’interprète pour les visiteurs
non-francophones au besoin ;
Ø Répondre au téléphone
commun du bureau de façon courtoise et en démontrant une volonté d’aider
l’interlocuteur ;
Ø Gérer les courriers
qui rentrent au bureau : Ouvrir les courriers reçus promptement. Remettre
l’original à la personne devant répondre et toujours en faire une copie pour le
dossier de circulation et au besoin les autres personnes concernées. Si la
Directrice pays a besoin d’y répondre personnellement, en effectuer le suivi
avec lui. Classer promptement chaque courrier dans le dossier d’archives
approprié. Etre responsable4es autres aspects de l’archivage, notamment la
classification (respect de la nomenclature de l’entreprise et
ajouts judicieux) et l’organisation physique des dossiers qui doivent toujours être bien rangés, accessibles et
organisés. Avoir un système en place pour s’assurer que les dossiers empruntés
sont bien retournés ;
Ø Tenir la petite caisse
: S’assurer que les demandes reçues sont bien documentées et autorisées,
S’assurer que la somme décaissée est correcte et reçue selon les normes,
S’assurer que le solde est toujours suffisant pour les transactions prévues de
la journée, Bien sécuriser la petite caisse et faire des comptes physiques au
moins quotidiens ;
Ø Etre responsable du
stock physique des fournitures de bureau : assurer que les fournitures soient
bien rangées et conservées. Ne servir que sur la base d’une demande dûment
autorisée et selon la personne ou service demandeur, Attirer l’attention sur
les niveaux de stock anormaux. Conseiller sur les types d’achat à
effectuer ;
Ø Effectuer les
réservations d’hôtel pour tout voyage des staffs à Kinshasa ou de maison de
passage pour les visiteurs. Discuter
avec les demandeurs de leurs préférences et s’assurer de la satisfaction de ses
clients ;
Faire un suivi
de performance des services hôteliers notamment : avoir le feedback des
bénéficiaires sur leurs prestations ;
Ø Faire la rédaction et
l’archivage des lettres de protocole (autorisations légales diverses, visas,
permis,…) ;
Ø S’assurer de [a bonne
exécution du service de cuisine et de la propreté des locaux ;
Ø Suivre étroitement
tout nouveau dossier déposé par l’entreprise aux différents ministères, à ta
DGM et dans d’autres bureaux national au niveau de Kinshasa ;
Ø Assister les
collègues des bureaux terrain dans la signature des dossiers auprès de la
directrice pays.
Profil
recherché :
Ø Avoir un diplôme
universitaire en secrétariat, gestion administrative, commerciale ; ou
équivalent
Ø Connaissances
informatiques (Word, Excel, Outlook, Internet) ;
Ø Savoir au moins lire
et écrire l’Anglais
Ø Au moins 1 an
dtexpérience dans une position similaire au sein d’une ONG Internationale
Ø Etre courtois(e) et
accueillant(e)
Ø Bonnes capacités de
communication verbales et écrites
Ø Initiative et
dynamisme
Ø Etre méthodique et
organisée
Ø Etre perfectionniste
Ø Aimer un travail
diversifié et savoir gérer plusieurs dossiers en même temps
Ø Aimer le travail
d’équipe
Ø Démontrer une
intégrité personnelle et savoir faire respecter celle de l’organisation
Ø S’attacher aux
valeurs fondamentales (Transformation, Intégrité, Diversité, Egalité,
Excellence) et être loyal envers la vision
et la mission de l’organisation
Ø Etre flexible, aimer
les défis et ne pas craindre le changement
Ø Etre capable de
travailler en équipe multidisciplinaire et en collaboration avec d’autres
staffs du projet de CARE et partenaires opérant à partir de la même base ou
bureau
Ø Etre méthodique et
organisé(e), savoir très bien planifier et organiser son travail en respectant
les priorités et les délais ;
Ø Savoir travailler de
façon indépendante tout en respectant la hiérarchie établie ;
Ø Etre disponible et
sensible aux problèmes de terrain.
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