Contactez l'ONEM
1.
Gerer de
maniere proactive le journal du DG, organiser les reunions a la demande,
planifler de maniere Independante les
rendez-vous si necessaire et se referer au DG sur la hierarchisation des rendez-vous, aidant
ainsi a la gestion de Ia charge de travail. Examiner quotidlennement les demandes de journal avec
le DG pour determiner quelles reunions devraient @tre
acceptees, deleguees ou refusees.
2.
Suivre et
surveiller les acceptations et les refus obtenus des parties qui ont ete
invitees aux reunions demandees par le DG. Resoudre
les problemes de presence. Assurer la liaison avec les parties concernees pour reprogrammer toute reunion.
3.
Sur une base
quotidienne, imprimer les documents et les packs de reunion et les fournir au DG pour reference, ou s’assurer que les packs
sont disponibles en format electronique si le dirigeant
utilise un appareil mobile (comme l’iPad).
4.
Compiler les packs de reunion et
les presentations, y compris (‘impression et la reliure, a distribuer avant les reunions.
5.
Coordonner l’organisation de bout
en bout des reunions en s’assurant que les participants requis sont disponibles, que toute Ia logistique et les acces sont
organises, que toute la documentation de la reunion est preparee et
distribuee selon les besoins et que tous les problemes
connexes sont resoles independamment.
6.
Prendre les
proces-verbaux des reunions sur demande. Veiller a ce que les proces-verbaux
soient approuves par le president de Ia reunion, distribues aux parties prenantes
concernees dans le delai convenu et que les principales mesures a prendre
soient suivies.
7.
Organiser des
teleconferences et des videoconferences et assurer Ia liaison avec les services internes pour obtenir les details.
8.
Organiser des
rafraichissements pour les reunions sur demande au DG.
9.
Coordonner et
organiser toutes les exigences de voyage, documents, plans et itineraires pour le ou les directeurs generaux en assurant
Ia liaison avec les agences de voyages agreees par la banque afin de
fournir des options de voyage appropriees au gestionnaire pour leur
approbation.
10.
Determiner les
exigences en matiere de visa pour les voyages regionaux ou internationaux et
s’assurer que le DG dispose des documents et des rendez-vous appropries pour
obtenir des visas en temps utile.
11.
Adherer a la
politique de voyage de Ia banque en ce qui concerne Ia classe de voyage et l’hebergement a (‘hotel.
12.
Organiser des
transferts vers et depuis les aeroports pour assurer une perturbation minimale de l’horaire du DG.
13.
S’assurer que le DG est equip& de tous les numeros
d’urgence pertinents et des numeros de telephone
des Mites ainsi que des societes d’hebergement et de transfert.
14.
Fournir au DG
un itineraire detaille avant chaque voyage.
15.
Elaborer le
plan de conge pour l’annee, approuver les conges et les postes de paie pour les
subordonnes des cadres superieurs.
16.
Maintenir tous les classements
confidentiels au nom du Directeur General. Cela pourrait inclure les dossiers des clients et les dossiers
des employes.
Passer en revue les e-mails entrants dans la
boite aux lettres du DG et signaler le suivi ou les rediriger vers d’autres
membres de requipe pour agir.
17.
Commander les
consommables pour le departement, controler leur stock et commander de maniere proactive des articles a forte
utilisation pour vous assurer que toutes les
exigences sont disponibles pour le personnel
en cas de beso!n.
18.
Examiner les demandes de
remboursement des depenses preparees par les subordonnes directs du DG en comparant les pieces
justificatives au formulaire de reclamation. Mettez en evidence toutes les depenses hors police au
subordonne direct. Presentez les
demandes de remboursement de depenses au DG
pour approbation.
19.
Pour les
achats requis dans le departement, preparez les paniers d’achat ou les bons de commande. Obtenez
(‘approbation avant de soumettre aux fournisseurs.
20.
Sur une base
mensuelle, examiner les rapports budgetaires ministeriels obtenus des Finances.
Mettre en evidence les preoccupations concernant des postes specifiques dont le DG dolt s’occuper,
Soutenir les processus
de conformite en tenant des registres des cadeaux recus ainsi que tout autre
document de verification a l’appui requis par la conformite.
Profil recherché :
1.
Diplome en
Administration ou Relations Publiques. D’autres qualifications pertinentes, y compris une Licence en Administration ou des
qualifications postuniversitaires telles qu’un MBA, sont considérées comme un plus.
2.
Enonce de
compétence: Passer a l’action
3.
Description de
la compétence: Cette compétence consiste a prendre des mesures au service de la
réalisation des objectifs de (‘organisation. II s’agit d’être énergique, de faire preuve d’initiative et d’être
oriente vers (‘action.
4.
Enonce de
compétence: Respect des normes
5.
Description
des compétences: Le « respect des normes » au sein de (‘organisation est important pour s’assurer que des produits et
services de haute qualité sont fournis ainsi que pour s’assurer que la
confiance est créée et maintenue. Les individus doivent se concentrer sur le
développement d’un comportement approprie et discret et honorer leurs
engagements afin d’etre efficaces pour démontrer cette compétences.
6.
Description de
la compétences: Cette
compétences vise a favoriser des relations qui profitent a (‘organisation ainsi qu’a l’efficacité et a
l’efficience d’un individu. Plus précisément, it comprend les comportements de reseautage personnels, le contact avec les
autres et le renforcement des relations
7.
Enonce de
compétences: Developper des Approches Pratiques
8.
Description de
la competence: Adopter des solutions pratiques en mettant (‘accent sur l’apprentissage par la pratique. Cette
competence exige que les individus utilisent le bon sens lorsque cela est nécessaire. En fin de compte, cette competence est
importante afin de s’assurer que
les organisations mettent en oeuvre des solutions realisables.
9.
Enonce de compétences: Verifier les
details ti
10.
Description
de la competence: Cette competence concerne la verification et la confirmation minutieuses des details d’une tache ainsi que d’etre precis, ce
qui necessite que les individus aient une forte orientation de qualite,
soient approfondis et detailles dans leur approche.
11.
Enonce de
competence: Tisser des Relations
12.
Description de
la competence: Cette competence concerne les comportements qu’une personne devrait adopter afin d’engager
efficacement les gens, d’etablir un contact personnel positif et d’ameliorer la probabilite de
maintenir des relations positives. Cette competence consiste donc a mettre les gens a False, a
se faire des amis et a aider les gens a se sentir les bienvenus.
13.
Enonce de
competence: Gestlon des classements et des archives
14.
Description de la competence: La
possibilite de stocker, de recuperer et, au besoin, de detruire des documents conformement aux exigences reglementaires et aux
politiques de l’entreprise pour Ia
gestion des documents.
Niveau de
competence : EXPERIMENTE – Connaissance claire et application du concept
