Coordonnateur d’Éducation et des Volontaires

Opération Smile RDC

Description d’emploi

Résumé:

Le coordinateur du programme d’éducation et des volontaires joue un rôle central dans la mise en œuvre stratégique et la gestion des initiatives visant à cultiver et à améliorer les compétences des professionnels et des équipes de santé en République Démocratique du Congo, afin d’offrir des soins complets sûrs et de haute qualité en matières des fentes labiales et/ou palatines. Ce rôle comprend diverses responsabilités, notamment la coordination des programmes éducatifs, l’engagement et le placement des volontaires, ainsi que les efforts de collaboration avec les programmes d’Operation Smile et le système de santé national. Le coordinateur jouera un rôle déterminant dans la promotion d’une transformation durable du paysage chirurgical en RDC, en veillant à ce que les prestataires de soins de santé soient dotés des compétences et des connaissances nécessaires pour aborder efficacement les complexités des soins des fentes labiales et/ou palatines. Grâce à ces efforts, le système national de santé sera renforcé, ce qui permettra d’améliorer la capacité de fournir des soins de qualité aux patients dans toute la région. L’objectif ultime est de créer un réseau solide de professionnels compétents en matière de fentes qui se consacrent à l’amélioration des résultats de santé des personnes touchées par les fentes.

Fonctions essentielles :

Le coordonnateur du programme d’éducation et gestion des volontaires est responsable de :

Mise en œuvre et coordination, Renforcement des capacités du personnel de santé

Planification et exécution

• Fournir un soutien solide à l’agent et à l’équipe de direction lors des évaluations des besoins en matière d’éducation, qu’elles soient effectuées sur place ou à distance.
• Évaluer et déterminer toutes les ressources humaines nécessaires à la bonne exécution des activités du programme.
• Communiquez ces besoins bien à l’avance aux membres de l’équipe concernée, y compris l’équipe régionale de gestion des volontaires et l’équipe GME pour les éducateurs internationaux, ainsi que les équipes locales pour les volontaires non médicaux et les traducteurs.
• Identifier et déterminer toutes les ressources logistiques nécessaires aux activités du programme. Communiquer de manière proactive ces exigences aux membres de l’équipe concernés pour un traitement en temps opportun, y compris l’équipe d’approvisionnement pour l’acquisition de biens et de services et d’autres équipes de programme pour tout besoin logistique restant.
• Déterminer les ressources financières nécessaires aux activités du programme et s’assurer que ces exigences sont communiquées aux membres de l’équipe concernés en temps opportun.
• Effectuer des vérifications approfondies pour s’assurer que toutes les ressources humaines, logistiques et financières sont sécurisées et en place avant le début des activités du programme.
• Maintenir une communication claire et efficace avec tous les intervenants avant, pendant et après les activités du programme par le biais de divers canaux, y compris les appels d’information, les courriels, les visites de courtoisie, les trousses d’équipe et les rapports
• S’assurer que tous les accords et autorisations requis sont obtenus auprès des principaux partenaires techniques, y compris les départements techniques concernés du ministère de la Santé, les universités, les hôpitaux, les établissements de santé et les représentants du gouvernement.
• Faciliter l’acquisition des autorisations temporaires d’exercer pour les volontaires internationaux, le cas échéant
• Diriger et motiver une équipe diversifiée composée de volontaires médicaux, de volontaires non médicaux et personnel de soutien, ainsi que de partenaires techniques, afin d’assurer le succès du programme.
• Collaborer et assurer la liaison avec les départements nécessaires au sein de l’OSI pour assurer une mise en œuvre transparente des programmes
• S’assurer que les listes de contrôle du matériel sont régulièrement mises à jour et vérifiées avant et après chaque activité, tout en maintenant une disposition organisée du stockage
• Résoudre les problèmes de manière proactive et respecter le plan de notification de crise si nécessaire
• Assurer l’enregistrement rapide et précis des données et des informations pour une documentation complète
• Fournir des rapports détaillés et précis pour éclairer la planification et l’élaboration futures des programmes, tout en offrant une rétroaction constructive aux commanditaires et aux bénévoles.
• Gérer efficacement les avances de fonds et assurer le rapprochement et la déclaration en temps opportun des opérations financières

Formation de Prise en Charge des fentes :

• Travailler avec le directeur national, le gestionnaire de programmes et la direction médicale pour élaborer un plan de formation complet qui s’aligne sur les objectifs à long terme de la mise en place d’équipes multidisciplinaires de soins des fentes.
• Identifier et hiérarchiser les principaux besoins de formation dans diverses disciplines, y compris la chirurgie, la pédiatrie, les soins infirmiers, l’anesthésie, la biomédecine, la parole, la nutrition et les spécialités paramédicales, en veillant à ce que tous les aspects des soins des fentes soient abordés.
• Établir des parcours de formation clairs qui guident le développement professionnel des fournisseurs de soins de santé, des compétences fondamentales aux compétences spécialisées avancées.
• Collaborer avec les partenaires hospitaliers pour identifier les candidats appropriés pour la formation et assurer l’alignement avec les objectifs de renforcement des capacités hospitalières.
• Collaborer avec le conseil médical et le service concerné du ministère de la Santé sur le déploiement des stagiaires après leur formation.
• Travailler en étroite collaboration avec les administrateurs et les chefs de service de l’hôpital pour planifier des sessions de formation qui s’intègrent à leurs flux de travail opérationnels, minimisant ainsi les interruptions dans les soins aux patients.
• Faciliter le transfert de connaissances entre les experts itinérants et les équipes locales, en veillant à ce que les compétences et les pratiques soient ancrées et maintenues au sein des hôpitaux partenaires.
• Évaluer l’impact des activités à l’aide des commentaires des participants et des évaluations de performance, en affinant les programmes futurs en fonction de ces informations.
• Encouragez les prestataires de soins de santé compétents à faire du bénévolat pour Operation Smile.
• S’assurer que les données et les informations sont opportunes et bien enregistrées pour une documentation détaillée

Gestion des volontaires:

• Coordonner le recrutement des volontaires médicaux.
• S’assurer que les informations contenues dans le système mondial de gestion des volontaires (GVMS) sont à jour.
• Assurer le processus d’accréditation le plus rapide pour les volontaires d’Operation Smile.
• Gérer le placement de volontaires médicaux locaux sur des programmes locaux (chirurgicaux, non chirurgicaux, formations, conférences, etc.…).
• Gérer, en collaboration avec l’équipe régionale de gestion des bénévoles, le placement de volontaires médicaux locaux sur des programmes internationaux (chirurgicaux, non chirurgicaux, formations, conférences, etc.…). Aider à la logistique (vols/visas/paperasse).
• Développer un système de récompense pour l’engagement bénévole (retraite des bénévoles, journée d’équipe, bénévole du trimestre, etc.…).
• Tenir les volontaires médicaux au courant des informations importantes non liées aux programmes chirurgicaux et non chirurgicaux.

Condition de travail :

Expérience requise (études/travail) :

• Licence ou diplôme supérieur dans le domaine de l’éducation et de la formation ou des sciences de la santé ou des sciences médicales requis
• 1+ ans d’expérience dans la mise en œuvre de programmes/projets internationaux requis
• Une expérience avérée de la mise en œuvre d’activités d’éducation et de formation médicales serait un atout
• 1+ ans d’expérience de travail dans un hôpital ou un établissement de soins de santé
• Compréhension des systèmes de santé et des programmes médicaux en RDC de préférence

Compétences:

• Développer des compétences en communication orale et écrite en anglais et en français.
• Capable de travailler selon des horaires flexibles, y compris des tâches sur appel, et capable de s’adapter à des horaires variables qui peuvent nécessiter des engagements tôt le matin, tard le soir ou la fin de semaine pour répondre aux besoins organisationnels.
• Maîtrise de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Capacité à soulever des objets et à soutenir l’embarquement articles d’emballage pour le transport, assurant la manutention sûre et efficace des matériaux dans les environnements opérationnels.
• Doit avoir d’excellentes compétences en organisation et en gestion du temps et être capable de prioriser les demandes de manière efficace et efficiente.
• Personnalité accessible avec la capacité de gérer le stress et de communiquer les besoins de manière appropriée.
• Faire preuve de patience et de souplesse lorsqu’il s’agit de processus et de procédures gouvernementaux complexes, en assurant la conformité tout en gérant efficacement les attentes et les délais.
• Habile à traiter des questions délicates avec diplomatie, tact et sensibilité culturelle, favorisant des interactions respectueuses et une compréhension dans divers contextes
• Volonté de voyager à l’intérieur et à l’étranger. Parfois à court préavis.

 
Aucune description de poste ne peut être exhaustive. Les tâches connexes qui peuvent raisonnablement être considérées comme faisant partie du travail font partie des responsabilités du poste. De plus, au besoin, l’employé peut être affecté à d’autres tâches temporaires, à condition que celles-ci correspondent à ses compétences et à son expérience.

L’agent(e) du programme d’éducation et de formation des ressources humaines pour la santé agira en tout temps avec professionnalisme dans toutes les activités et maintiendra la confidentialité des informations privilégiées de la direction et des donateurs. La personne acceptera volontiers de nouvelles affectations conformes à la mission d’Operation Smile.

Les candidats qualifiés pour ce poste sont appelés à soumettre leurs dossiers par courrier électronique à l’adresse e-mail suivante : info.drc@operationsmile.org