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A. Domaine de Responsabilité :
Le/La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
1.
Mise
en œuvre du concept communication au niveau du pays, y inclus la communication
externe (média etc.) en coopération
avec l’Ambassade d’Allemagne y compris la communication interne ;
2.
Assurance
d’un bon flux de communication, notamment avec la Direction du Bureau et les
autres intervenants de la
Coopération allemande et internationale :
3.
Assistance
au Directeur Résident dans sa communication des aspects administratifs et
logistique, et dans l’interaction avec les collègues GIZ comme d’autres
partenaires ;
4.
Assurance
d’un bon fonctionnement du Bureau au niveau de la direction, y inclus le
classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux
règles de classement de la GIZ.
5.
Gestion
des réunions de l’équipe de gestion élargie ;
6.
Gestion
de l’organisation de la planification annuelle pays et d’autres évènements.
B. Attributions :
Communication
1.
Mettre
en œuvre la stratégie « Communication » et le plan d’action respectif de la GIZ
en RD Congo ;
2.
Faciliter et dynamiser
l’échange avec les Points Focaux « Communication » des projets ;
3.
Produire
les publications ;
4.
Assurer
le suivi du Corporatif design ;
5.
Assurer
la communication en interne ;
6.
Mettre
à jour régulièrement une base de données sur les consultants et agences qui
offrent des services spécifiques (graphisme, traduction, impression, etc.)
7.
Mettre
à jour la base de données contenant des photos sur les différentes activités de
la GIZ en RDC ainsi que des
témoignages et histoires de succès au niveau des projets ;
8.
Appuyer
la gestion du site web et le Data Management System (DMS) de la GIZ RDC ;
9.
Mettre à jour et
distribuer le répertoire téléphonique de tout le personnel GIZ.
·
:. Assistance à la Direction (travaux de
secrétariat) et prestation de service
1.
Organiser
et coordonner le planning du Directeur résident de la GIZ ;
2.
Établir et organiser les
supports d’information pour le Directeur de la GIZ et pour les réunions ;
3.
Répondre
au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter ;
4.
Gérer
le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques)
et en organiser le traitement selon les priorités ;
5.
S’occuper
de la correspondance nécessaire (réponses) ;
6.
Participer
aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et prêter assistance pour
leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux.
Coordination et gestion du bureau, coordination générale
1.
Préparer
les visites des délégations ;
2.
Coordonner
et organiser les locaux pour les réunions ;
3.
Etablir
de manière claire la liste de test radio ;
4.
Mettre
à jour la liste de mouvements de personnel et consultants G IZJRD Congo ;
5.
Mettre
à jour la liste des expatriés ;
6.
Imprimer
les cartes de service pour le personnel ;
7.
Coordonner
avec la personne responsable la gestion des équipements et autres nécessaires à
la tenue des réunions.
Gestion de réunions de l’équipe de gestion élargie
1.
Préparer
les réunions de l’équipe de gestion élargie (réservation salle, organisation
déjeuner convivial,
préparation de la liste des présences…) ;
2.
Rédiger
le PV à l’issue de chaque réunion et le mettre à la disposition de tous sur le
serveur (après chaque
approbation) ;
3.
Inviter
les participants aux réunions ;
4.
Requérir
des participants les points à l’ordre du jour de la prochaine réunion et mettre
à disposition l’agenda
retenu.
§
Autres attributions
1.
Assurer
le suivi de la planification annuelle des activités ;
2.
Assurer,
le cas échéant le remplacement du/de la réceptionniste en cas de besoin ;
3.
Appuyer
l’organisation de la planification annuelle au niveau du pays ;
4.
Accueillir
les visiteurs/visiteuses de la direction avec courtoisie et leur présenter de boissons rafraîchissantes,
etc. ;
5.
Appuyer
aux travaux de traduction et d’interprétation si nécessaire ;
6.
S’assurer
de toujours avoir des réserves des boissons rafraîchissantes destinées aux
hôtes. c. Education, Expérience et Compétences
:
Profil recherché :
·
Education
Être
détenteur d’un diplôme de licence en communication, administration ou domaine
équivalent
Expérience
Avoir
au minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire
❖ Compétences/Autres connaissances
1.
Avoir
une maitrise parfaite du français, l’anglais et l’allemand étant des atouts ;
2.
Avoir
une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de
l’information et de la communication
(logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier
électronique, Internet) ainsi
que des applications informatiques telles que MS Office ;
3.
Avoir
le sens de la confidentialité ainsi qu’une probité morale avérée ;
4.
Savoir
gérer les priorités et être apte à travailler en équipe dans un environnement
multiculturel ;
5.
Bonnes
capacités de rédaction, de gestion et d’organisation ;
6.
Une
expérience réussie avec la GIZ est un atout ;
7.
Manifester
un engagement à la mission de la GIZ, à sa vision et à ses valeurs ;
