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Ø Assurer une mise en
œuvre efficiente des activités d’approvisionnement (gestion des commandes,
gestion des
achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans un bureau d’approvisionnement
donné (au niveau de la coordination ou d’un projet) en garantissant une bonne
application des procédures d’approvisionnement de MSF
Ø Assurer une mise en
œuvre efficiente des activités d’approvisionnement (gestion des commandes,
gestion des
achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans un bureau d’approvisionnement
donné (au niveau de la coordination ou d’un projet) en garantissant une bonne
application des procédures d’approvisionnement de MSF
Ø analyser la base de
données des articles standards et la comparer régulièrement avec les articles commandés de manière
régulière. Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de
l’archivage des documents et de garantir la disponibilité et de la cohérence
des données
relatives à l’approvisionnement. Responsable de la gestion des achats, et des
points suivants en
particulier:
Ø suivi
des achats locaux et donc responsable des échanges avec tous les fournisseurs
locaux, y compris ceux dans la capitale (dans ce cas via le
Procurèrent Mission)
Ø préparation
avec le logisticien de projet d’évaluations du marché, des contrats, et de
l’évaluation des fournisseurs;
Ø communication avec
les fournisseurs locaux quant au statut des commandes, des réclamations ou des plaintes
Ø Le poste de Chargé
d’Approvisionnement en Coordination consiste principalement à apporter run
soutien aux
équipes mobiles pour les évaluations ainsi que les interventions. Dans son
rôle, iVelle secondera le/la STL.
Ø Consolidation
des commandes,
Ø Proposition de correction
des commandes si nécessaire,
Ø Envoi et répartition aux
différentes sources d’approvisionnements (Stock ou Achat).
Ø Responsable de la gestion des achats
urgents pour les évaluations et les interventions (dont l’encodage Unifield) en collaboration avec le département Procurèrent
Mission ;
Ø En collaboration avec les superviseurs d’entrepôt,
assurer un picking de qualité dans les délais impartis pour les expéditions terrain et superviser les chargements ;
Ø En collaboration avec le STL, coordonner les expéditions
de façon efficace avec consolidation maximum des commandes avant et après les interventions ;
Ø En collaboration avec les superviseurs
d’entrepôt, assurer un retour physique et informatique des produits après les interventions ;
Ø Capacité de mettre en place les outils
favorisant les analyses des consommations et ainsi des propositions de
Ø commandes ;
Ø Préparation des propositions de commandes trimestrielles
pour stock permanents des départements Log et Admin ;
suivi des commandes d’achats locaux avec le département Procurèrent Mission
(via le suivi documenté du monito
des achats) et notifications aux demandeurs lorsque les achats sont
réceptionnés ;
Ø Suivi des commandes internationales (encodage jusqu’à réception)
en collaboration avec le Chargé des Commandes
internationales et Frets Internationaux Mission ;
Ø Responsable de la base de données approvisionnement, du
classement et de l’archivage des documents ; il doit garantir la disponibilité
et la cohérence des données relatives à l’approvisionnement .Etc.
Ø Planifier, coordonner et superviser les
activités quotidiennes de l’équipe d’Approvisionnement des projets sur terrain : organiser leur plan
de travail, fixer les objectifs spécifiques, assurer l’encadrement et procéder à leur
évaluation à la fin des interventions.
Ø Responsable de la base de données approvisionnement, du
classement et de l’archivage des documents
; il doit garantir la disponibilité et la cohérence des données relatives à l’approvisionnement.
Ø Responsable de la gestion des achats, et des points
suivants en particulier :
Ø Suivi des achats locaux et donc
responsable des échanges avec tous les fournisseurs locaux ;
Ø Communication avec les fournisseurs
locaux quant au statut des commandes, des réclamations ou des plaintes.
Ø Piloter le processus de sélection des fournisseurs sur
terrain en toute transparence et dans le respect
des procédures MSF en matière de passation des marchés.
Ø Négocier
les prix et les modes de paiement avec les fournisseurs sur terrain pendant l’évaluation/intervention.
Ø Faire
appliquer la politique 0 cash en insistant sur les mises à disposition, le
M-PESA ou le virement bancaire comme seuls
modes de paiement pendant l’Evaluation/Intervention.
Ø Superviser les opérations d’approvisionnement et de
stockage, en respectant les procédures supply et en mettant en place tous les
outils standards utilisés pour les contrôles (Q4, fiches des suivis, PL, PO,
Cotations, CBA, tableaux de validations et avances) avant, pendant et après les
évaluations/interventions.
Ø Assurer les activités liées au transport des matériels
sur terrain : réception des frets, négocier le contrat
de transport avec les transporteurs locaux, superviser le
chargement/déchargement des matériels, faire la
réservation des frets par avion à la coordination 48 heures avant l’envol des matériels, partager le préavis de fret au destinataire
des frets, etc.
Ø Assurer que les procédures supply soient comprises et
appliquées par toutes les équipes sur terrain.
Ø En tant que point focal Supply lors des
évaluations/interventions, il doit planifier toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement avant, pendant et après
les évaluations/interventions.
Ø En collaboration avec le STL, participer à l’élaboration
desTDR et de budget Supply des projets d’urgence.
Ø Assurer les activités de reporting durant les
évaluations/interventions (Sitrep, point du jour, etc)
Ø Assurer la gestion des stocks (Picking,
FM, PL, Invention ln and Out) en assurant une supervision et suivi du
gestionnaire de stock.
Ø Organiser les inventaires complets et partiels des
stocks sous sa supervision, justifier les écarts de gestion et mettre en place les mesures correctives pour
les réduire.
Ø Rédiger le rapport du département supply
à la fin d’intervention et participer à la restitution des
o activités à la coordination.
Ø Participer aux missions d’évaluations avant
l’intervention afin d’évaluer les sources et conditions liées à l’approvisionnement des futures activités dans
la zone de santé.
Profil
recherché :
Ø Diplôme de l’enseignement secondaire
indispensable. Diplôme spécialisation en logistique/chaîne
d’approvisionnement souhaitable.
Ø Indispensable : Au moins 2 ans minimum dans la gestion d’une
chaîne d’approvisionnement, dans l’organisation de l’administration de l‘approvisionnement et des procédures.
Ø La compréhension avérée des procédures
d’approvisionnement MSF est un atout.
Ø Maîtrise du Français.
Ø Langues locales préférées : Lingala, Swahili, Tshiluba,
Kikongo.
Ø Maîtrise du pack office (excel, word,
power point), plus spécifiquement sur
excel : commandes dynamiques
(Tableau Croisé Dynamique, Recherche V, etc.)
Ø Gestion et développement du personnel
Ø Adhésion aux principes de MSF
Ø Gestion du stress
Ø Résultats et sens de la qualité
Ø Travail d’équipe et coopération
Ø Sens commercial et de service élevé
Ø Souplesse de comportement (Flexibilité)
