STANDARD BANK
Tâches à exécuter :
1.
Supervision
et Analytique
2.
onctions de secrétariat, l’approvisionnement, la gestion
des voyages, les réunions et la coordination des ateliers.
3.
Le
titulaire fournira également un soutien à la Direction des Ressources Humaines
dans les tâches administratives,
le secrétariat et la gestion d’événements, ainsi que d’autres tâches connexes.
4.
Gérer
le calendrier des réunions du Directeur Général
5.
Gérer de manière proactive le journal du DG, organiser
les réunions à la demande, planifier de manière indépendante les rendez-vous si
nécessaire et se référer au DG sur la hiérarchisation des rendez-vous, aidant ainsi
à la gestion de la charge de travail. Examiner quotidiennement les demandes de journal avec
le DG pour déterminer quelles réunions devraient être acceptées, déléguées ou
refusées,
6.
Suivre et surveiller les acceptations et les refus
obtenus des parties qui ont été invitées aux réunions demandées par le DG. Résoudre les
problèmes de présence. Assurer la liaison avec les parties concernées pour
reprogrammer toute réunion,
7.
Sur une base quotidienne, imprimer les documents et les
packs de réunion et les fournir au DG pour référence, ou s’assurer que les
packs sont disponibles en format électronique si le dirigeant utilise un
appareil mobile (comme l’iPad).
8.
Compiler les packs de réunion et les présentations, y
compris l’impression et la reliure, à distribuer avant les réunions.
9.
Coordonner l’organisation de bout en bout des réunions en
s’assurant que les participants requis sont disponibles, que toute la logistique
et les accès sont organisés, que toute la documentation de la réunion est
préparée et distribuée selon les besoins et que tous les problèmes
connexes sont résolus indépendamment.
10. Prendre les procès-verbaux des réunions sur
demande. Veiller à ce que les procès-verbaux
11. soient
approuvés par le président de la réunion, distribués aux parties prenantes
concernées
dans le délai convenu et que les principales mesures à prendre soient suivies.
12.
Organiser des téléconférences et des vidéoconférences et
assurer la liaison avec les services internes pour obtenir les détails.
13.
Organiser
des rafraîchissements pour les réunions sur demande au DG.
14.
Gérer
tous les arrangements de voyage, y compris le transfert, l’hébergement et les vols
15. Coordonner et
organiser toutes les exigences de voyage, documents, plans et itinéraires pour le ou
les directeurs généraux en assurant la liaison avec les agences de voyages agréées par
la banque afin de fournir des options de voyage appropriées au gestionnaire
pour leur approbation.
16. Déterminer
les exigences en matière de visa pour les voyages régionaux ou internationaux
et s’assurer que le DG dispose des documents et des rendez-vous appropriés pour
obtenir des
visas en temps utile.
17.
Adhérer
à la politique de voyage de la banque en ce qui concerne la classe de voyage et
l’hébergement à l’hôtel.
18.
Organiser
des transferts vers et depuis les aéroports pour assurer une perturbation minimale de l’horaire du DG.
19.
S’assurer que le DG est équipé de tous les numéros
d’urgence pertinents et des numéros de téléphone des hôtes ainsi que des
sociétés d’hébergement et de transfert.
20.
Fournir
au DG un itinéraire détaillé avant chaque voyage.
21.
Fournir
un soutien administratif au Directeur Général
22. Maintenir tous les classements confidentiels
au nom du Directeur Général. Cela pourrait inclure les dossiers des clients et les dossiers des
employés.
23. Passer en revue les e-mails entrants dans la
boite aux lettres du DG et signaler le suivi ou les rediriger vers d’autres membres de l’équipe pour
agir.
24.
Commander
les consommables pour le département, contrôler leur stock et commander de manière proactive des articles à forte
utilisation pour vous assurer que toutes les exigences sont disponibles pour le personnel en cas de
besoin.
25.
Saisir les communications, les discours, les articles, les séances
d’information et les
26.
propositions de projet, les documents du conseil
d’administration, les ordres du jour, les rapports et autres documents, sur demande, à distribuer
dans l’entreprise dans les délais requis.
27.
Assurer le suivi avec les collaborateurs directs du DG de
la soumission des rapports par
pays
dans les délais requis.
28.
Répondre ou réorienter les problèmes du personnel, des
clients ou d’autres parties
prenantes pertinents pour
le chef de la direction et faire un suivi de la fermeture ou de la résolution des problèmes.
29.
Le cas échéant, consultez le courrier entrant du chef de
ta direction sur une base continue.
Signaler
les éléments qui nécessitent une attention personnelle et diriger les courriels
sélectionnés
vers les subordonnés directs du DG ou d’autres départements pour résolution.
30.
Préparer
des dossiers et de la documentation tels que des ordres du jour, des avis, des
procès-verbaux et des résolutions
pour les réunions d’entreprise.
31.
Coordonner des événements ou des conférences en
organisant des installations et un traiteur, en publiant des informations ou des
invitations et en coordonnant les conférenciers
32.
Tenir à jour les dossiers du personnel ou des clients au
nom du DG pour s’assurer que l’information est accessible au besoin et uniquement aux
personnes autorisées.
33.
Fournir un soutien pour permettre au ministère de
contrôler les coûts et d’appliquer les exigences en matière de gouvernance
34.
Examiner
les demandes de remboursement des dépenses préparées par les subordonnés directs du DG en comparant les pièces
justificatives au formulaire de réclamation, Mettez en évidence toutes les dépenses hors police au subordonné direct. Présentez tes
demandes de remboursement de dépenses
au DG pour approbation.
35.
Pour
les achats requis dans le département, préparez les paniers d’achat ou les bons
de commande. Obtenez l’approbation avant de
soumettre aux fournisseurs.
36.
Sur une base mensuelle, examiner les rapports budgétaires
ministériels obtenus des Finances. Mettre en évidence les préoccupations
concernant des postes spécifiques dont le DG doit s’occuper.
37.
Soutenir les processus de conformité en tenant des
registres des cadeaux reçus ainsi que tout autre document de vérification à l’appui
requis par la conformité.
38.
Tenir à jour des registres des dons et des actifs pour le
Bureau du DG aux fins du contrôle des coûts et du respect des exigences de
conformité.
39.
Compiler et examiner les demandes de remboursement des
dépenses des subordonnés directs du DG, mettre en évidence les principales
préoccupations et les présenter au DG pour approbation.
40.
Participer à l’investissement social des entreprises en
identifiant les causes possibles et en participant aux événements associés.
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Profil
recherché :
1.
Diplôme en Administration ou Relations Publiques. D’autres
qualifications pertinentes, y compris une Licence en Administration ou des
qualifications postuniversitaires telles qu’un MBA, sont considérées comme un
plus.
2.
Expérience dans tous les aspects du soutien d’un cadre supérieur dans
la gestion de son bureau ou des exigences administratives
3. Énoncé de
compétence: Passer à l’action
4.
Description de la compétence: Cette compétence consiste à
prendre des mesures au service de la réalisation des objectifs de l’organisation. Il
s’agit d’être énergique, de faire preuve d’initiative et d’être orienté vers l’action.
5. Énoncé de compétence: Respect des normes
6.
Description de la compétence’ Le « respect des normes » au
sein de l’organisation est important pour s’assurer que des produits et services de
haute qualité sont fournis ainsi que pour s’assurer que la confiance est créée et
maintenue. Les individus doivent se concentrer sur le développement d’un comportement
approprié et discret et honorer leurs engagements afin d’être
efficaces pour démontrer cette compétence.
7. Énoncé de compétence: Respect des normes
8. Description de la compétence’ Le « respect des
normes » au sein de l’organisation est important pour s’assurer que des produits et services de
haute qualité sont fournis ainsi que pour s’assurer que la confiance est créée et maintenue.
Les individus doivent se concentrer sur le développement d’un comportement approprié et
discret et honorer leurs engagements afin d’être efficaces pour démontrer cette compétence.
Énoncé de compétence: interagir avec les gens
9.
Description de la compétence: Cette compétence vise à
favoriser des relations qui profitent à l’organisation ainsi qu’à l’efficacité et à
l’efficience d’un individu. Plus précisément, il comprend les comportements de réseautage
personnels, le contact avec les autres et le renforcement des relations
10.
Énoncé de compétence: Développer des Approches Pratiques
11.
Description de la compétence: Adopter des solutions
pratiques en mettant l’accent sur l’apprentissage par la pratique. Cette compétence exige que les
individus utilisent le bon sens lorsque cela
est nécessaire. En fin de compte, cette compétence est importante afin de s’assurer que les organisations mettent en œuvre
des solutions réalisables
12.
Énoncé de compétence: Vérifier les détails
13.
Description
de la compétence: Cette compétence concerne la vérification et la confirmation
minutieuses des détails d’une tâche ainsi que d’être précis, ce qui nécessite
que les individus aient une forte orientation
de qualité, soient approfondis et détaillés
14.
dans leur approche
15.
Énoncé
de compétence. Tisser des Relations
16.
Description de la compétence: Cette compétence concerne
les comportements qu’une personne
devrait adopter afin d’engager efficacement les gens, d’établir un contact
personnel positif et d’améliorer la
probabilité de maintenir des relations positives. Cette compétence consiste donc à mettre les gens à l’aise, à se
faire des amis et à aider les gens à se sentir les bienvenus.
17.
Énoncé
de compétence: Se conformer aux Procédures
18.
Description de la compétence: Les comportements
importants associés au respect des procédures dans l’organisation comprennent le
respect des règles, le respect des instructions et l’aversion au risque.
19.
Énoncé de compétence. Exécution de tâches
20.
Description de la compétence: Cette compétence consiste à
accomplir des tâches et des projets de manière structurée en utilisant des compétences
de planification et de priorisation
21.
efficaces. Les personnes doivent également gérer le projet
ou la tâche à terme afin de démontrer
l’efficacité
22.
Énoncé de compétence: Faire preuve de sang-froid
23.
Description
de la compétence: Il s’agit de la mesure dans laquelle les individus peuvent
rester calmes sous la pression et maintenir
leur équilibre avant et pendant les événements importants A ce titre, la compétence abordée dans le présent document
porte sur la mesure dans laquelle les personnes manifestent des comportements
qui mènent à la gestion efficace des
situations sous pression.
24.
Énoncé de compétence. Documenter les faits
25.
Description de la compétence: La « documentation des faits » met l’accent sur le
26.
raisonnement logique, en particulier lorsqu’Il s’agit de
la compréhension de l’information par
une personne et de la communication claire de ces renseignements par écrit. Le
27.
raisonnement logique est soutenu par une approche fondée
sur des faits ou objective
28.
Énoncé
de compétence. Respecter les délais
29.
Déception
de la compétence. Cette compétence implique que les personnes respectent les échelles de temps et respectent les délais
L’accent est donc mis sur la fiabilité dans l’accomplissement des tâches et sur la ponctualité
30.
Énoncé
de compétence: Communication écrite
31.
Description
de la compétence: La capacité d’exprimer des idées au moyen d’une rédaction
claire et efficace, afin de soutenir la communication professionnelle interne
et externe à la Banque.
32.
Niveau de compétence : EXPÉRIMENTÉ – Connaissance claire
et application du concept
33.
Type de rôle de contact externe: Fournisseurs
34.
Nature de la relation: Gérer la relation
35.
Description ou exemples: Faites un suivi auprès des
fournisseurs externes pour les services en suspens ou pour résoudre les demandes de
paiement.
Conditions de Travail : Des voyages intérieurs
ou locaux peuvent être nécessaires Exigences
physiques: Bureau à aire ouverte
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Comment
Postuler
Toutes les personnes qualifiées et intéressées par ces
offres sont invitées à déposer :
Les personnes intéressées sont priées d’adresser leurs
candidatures par e-mail à l’adresse électronique
infoestandardbank.cd en reprenant l’intitulé du poste en objet de leur
e-mail. Les dossiers comprendront
uniquement une lettre de motivation ainsi
qu’un Curriculum Vitae détaillé à Jour (en Français et en Anglais) renseignant
les numéros de téléphone et adresses e-mails d’au moins trois personnes de
référence.
Seuls les
candidats de nationalité congolaise remplissant les critères susmentionnés
seront considérés pour la suite du processus. Il sied de préciser qu’au
regard de la nature du poste, les candidatures féminines sont vivement encouragées
et que la maîtrise de l’anglais oral et écrit sera un élément déterminant dans
la sélection des profils.
NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement