MEDECINS SANS FRONTIERES
1.
Spécialiste
administratif en charge de la gestion des mouvements du personnel et de toutes
les procédures y afférentes,
il agit en conformité avec les normes et procédures MSF et la législation
nationale, ceci de manière à assurer
le bon fonctionnement des activités.
2.
Gérer,
de concert avec le siège, les arrivées et les départs du personnel
international du pays : visas,
billets d’avion et ensemble
des démarches nécessaires.
3.
Coordonner
avec les projets et le siège les mouvements des personnels (nationaux et
internationaux) et les formalités administratives y afférentes (passeport, visas, per
diem).
4.
Prendre en charge toutes les tâches administratives
liées aux personnels transitant par la capitale (notamment transports, questions
financières et logement.
5.
Veiller à tenir à jour les outils de pilotage des
mouvements et les listes de contact mission et les diffuser régulièrement (notamment
les listes des déplacements et des évacuations).
6.
Prendre
en charge la demande de préparation des per diem, des moyens de
télécommunication et de l’attribution des hébergements.
7.
Être responsable du
classement des documents administratifs conformément aux normes MSF et à la
législation nationale. Envoyer les
documents exigés au siège en temps et en heure.
8.
Suivi
des dates de validité des différents visas et permis : il fait toutes les
démarches nécessaires pour la prolongation des
visas et
permis avant péremption.
9.
Maintenir une liste complète, détaillée et régulièrement
mise à jour do tous les contacts utiles dans le pays / la mission, comprenant
noms, numéros de téléphone, adresses et autres détails pertinents.
10.
Maintenir
toute la documentation et tous les dossiers à jour, dûment et correctement
classés, et aisément accessibles aux usagers Internes.
11.Suivant la demande des missions MSF en RDC,
gère les mouvements riens internationaux et nationaux depuis et vers le BALI
et les missions MSF en RDC (réservation des billets d’avion pour les
vols internes et éventuellement
des vols internationaux).
12.
Support au bureau du protocole dans la préparation des
documents pour les visas.
13.
Organise
les mouvements du personnel MSF transit
par Kinshasa (nationaux et internationaux) et les formalités administratives y afférentes (passeport,
visas, per diem).
14. S’assurer que
chaque personnel qui voyage en dehors de Kinshasa est en possession de
documents nécessaires
et veille au paiement des différentes taxes.
15.
Tient
à jour en permanence le fichier « Tableau des Mouvements » et le communique
hebdomadairement aux différents
départements du BALI.
16.
Tient
à jour quotidiennement le tableau physique de mouvements aériens.
17.
Organise
l’hébergement des visiteurs et personnel MSF de passage à Kinshasa.
18.Met à jour régulièrement toute la
documentation administrative liée aux activités de son équipe (tableau de suivi
passeport, tableau de suivi des
visas et tableau de suivi des mouvements)
Profil
recherché :
1.
Diplôme en études liées à l’administration
2.
Expérience d’un an à un poste similaire, au sein de MSF
ou d’autres organisations non- gouvernementales indispensable
3. Français, et Anglais souhaitable
4.
Langue
locale
5. Maîtrise de l’informatique indispensable
(Word, Excel, internet
6. et)
7.
Orientation
résultats et qualité L2
8. Travail en équipe et coopération L2 Souplesse de comportement L2 Adhésion aux principes MSF L2
9. Gestion du stress L3
Comment
Postuler
Toutes les personnes qualifiées
et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :
NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement
