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Tâches
à exécuter :
1. Fournir un soutien
administratif lors de la préparation des plans de travail du programme, des
budgets sur la mise en œuvre de programmes ;
2. Fournir un soutien
administratif pour le suivi et la préparation du budget et des finances des
programmes ;
3. Rédiger les
procès-verbaux des réunions, et autres notes techniques pour les ateliers et
autres dossiers au besoin ;
4. Assembler les documents
d’information et préparer des présentations
5. PowerPoint et autres,
en collaboration avec les équipes des programmes ; Organiser et coordonner le
classement des documents physique et électronique
6. Maintenir des listes de
diffusion ;
7. Élaborer les drafts de
TDRs des activités et suivre le traitement adéquat des dossiers du programme ;
8. Appuyer le suivi
budgétaire de programmes ;
9. Prendre toutes les
dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des
réunions, des ateliers, des événements et des missions ;
10. Organiser les
déplacements des équipes des programmes.
11. Assistance financière
aux programmes :
12. Maintenir le pretty
cash / espèces à sa responsabilité et faire la reconstitution à temps opportun,
13. Recevoir des espèces ou
le chèque de la part des partenaires et des contribuables et les déposer à la
banque dans un état intact,
14. Effectuer des paiements
approuvés en sorte que tous les paiements soient effectués à temps sans
compromettre le contrôle interne.
15. Conserver et gérer
correctement le chéquier lui remis par le Gestionnaire de l’Administration,
Finances et Opérations ;
16. 1 000/0 des
documents de support payé cash ou par chèque sont estampillé « payé » ;
17. Veiller à
réapprovisionner la Petite caisse à 75% des dépenses faites conformément à la
politique en vigueur.
18. 100% des comptes
d’avance du personnel sont suivis et mis à jour régulièrement et conformés au
délai convenu pour le règlement.
19. S’assurer que les
registres de caisse et/ou de banque en USD sont mis à jour quotidiennement.
20. S’assurer que 100% des
registres de chèque électroniques sont imprimés, signés, approuvés et classés.
21. Contribuer à
l’exécution du contrôle de trésorerie effectué par le comptable.
22. S’assurer que la
réconciliation du cash est effectuée sur une base mensuelle et envoyés au
Gestionnaire de Finances et Opérations pour examen ;
23. S’assurer que le niveau
de trésorerie est respecté sur une base mensuelle conformément aux exigences de
CERC ;
24. S’assurer que les
paiements des fournisseurs sont effectués selon le calendrier convenu.
25. Gérer les aspects
matériels et conviviaux du secrétariat et de la logistique
26. Classer et archiver les
courriers et documents selon le système en vigueur.
27. Accueillir les
visiteurs et les orienter
28. Gérer les clés
29. Maintenir le bureau en
état, propre et accueillant
30. Contrôler, commander ou
acheter les fournitures de bureau, y compris les boissons et autres produits
d’entretien courants
31. Assurer, sous la
supervision du Gestionnaire de l’Administration, Finances et
32. Opérations la
maintenance de la bureautique
33. Réaliser le support
administratif des réunions
34. Participer aux
différentes réunions de CERC ;
1. Prendre les notes et
rédiger les procès-verbaux dans les trois jours qui suivent.
2. Assurer l’harmonisation
et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements au sein de CERC ;
3. Superviser la gestion
des stocks de fournitures, des articles non- consommables
4. (équipements et
matériels), ainsi que les inventaires ;
5. Assurer la gestion
permanente des bureaux et résidences ;
6. Assurer la rédaction
des contrats logistiques ;
7. Assurer fa négociation
des termes et conditions pour l’établissement des contrats prestation, baux,
maintenance ; Superviser directement les Chauffeurs ;
8. Coordonner la gestion
du parc roulant de l’organisation ;
9. Superviser en
collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations nécessaires au
bon fonctionnement des véhicules ;
10. Vérifier périodiquement
les fiches de bord des véhicules
11. Suivre les papiers des
véhicules en collaboration avec les Chauffeurs
12. Assurer l’envoi et
vérifier les rapports des véhicules des antennes tous les mois Gérer l’approvisionnement en carburant.
13. Assurer le suivi des
entretiens, réparations et montages
14. Contrôler et vérifier
les travaux, et approuver la conformité des services avec les besoins et les
bons de commande.
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Profil
recherché :
1. Être détenteur d’un
diplôme de Licence dans les disciplines suivantes : Sciences Économiques,
Sciences Commerciales, Sciences Financières, Comptabilité, Statistiques.
2. Avoir une expérience
d’au moins deux ans comme caissier, comptable ou chargé de finance et avoir une
expérience des ONG ou projets similaires ;
3. Utilisations courantes
des logiciels informatiques Word, Excel.
4. Le logiciel QuickBooks
est un atout.
5. Excellente aptitude en
communication orale et écrite en français ;
6. Maîtrise de l’anglais
est un atout ;
7. Bonne capacité
d’adaptation, avec une organisation solide et des compétences de coordination ;
8. Capacité à gérer
plusieurs échéances et processus à la fois ;
9. Capacité de travailler
en équipe ;
10. Capacité de travailler
sous pression ;
11. Respect et adaptation
en matière de culture genre, religion, race, nationalité et âge ;
Sens de l’organisation.
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