1.  
Rédiger
et/ou vérifier les lettres officielles, rapports et autres documents relatifs à
la mission

2.   
Organiser
et confirmer les rendez-vous, tenir à jour un journal des absences, des réunions
et des vacances.

3.  
Prendre
en note les réunions et préparer les procès-verbaux.

4.   
Gérer tous les
courriers/colis/fax entrants/sortants, et veiller à ce qu’ils soient correctement
enregistrés et distribués à leurs
destinataires internes ou externes.

5.  
Contrôler
la personne chargée du courrier (vérifier les reçus)

6.   
Gérer
les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes à temps pour éviter
d’en manquer.

7.  
Superviser
l’impression des copies et la reliure des documents.

8.  
Accueillir
les invités et les visiteurs, en s’assurant que tout est propre et en bon état
dans la zone

9.   
de
réception.

10.    
Informer
les superviseurs en cas d’incident/problème.

11.  
Aider à
l’organisation des événements internes et externes (réunions, présentations,
etc.), à l’envoi des
invitations, la commande auprès du traiteur, l’organisation de l’hébergement,
etc.

12.              
Suivi et
Gestion des dossiers du personnel du projet Sida :

13.           
Suivi
proactif et correctif, impression et remplissage de tout document nécessaire
pour garder les dossiers électroniques et physiques
des employés à jour (ONEM, ayants-droits, CNSS, attestations familiales, attestation d’aptitude physique, et
autres)

14.           
Classement
et archivage des dossiers personnels des staff (sous contrat ainsi que Pool De Reserve/journaliers)

15.           
Classement
et archivage des évaluations après leur encodage dans Homère par le Superviseur

16.           
Suivi des
tableaux des absences, prestations des journaliers et autres outils de suivi

17.Archivage des dossiers suivant les
évaluations, recrutements, et ad hoc au besoin.

18.              
Distribuer
les bulletins de paie selon le chronogramme bien établi

19.Appui au suivi des journaliers : remplir le
fichier de suivi des jours travaillés et des prestations

20.              
Suivi
administratif des questions administratives publiques :

21.           
Maintenir
une communication régulière avec la Base d’Appui Kinshasa pour le statut des
dossiers déposés à la CNSS.

22.           
Faire les
déclarations annuelles de la main d’œuvre à l’inspection du travail

23.Gestion de stock et de l’inventaire papeterie
RH, et préparer les commandes à temps pour anticiper les
ruptures, les faire valider
et s’assurer que la fiche de suivi de déstockage du matériel admis soit suivi

24.Mise-à-jour hebdomadaire de la contact List et
diffusion mensuelle aux secrétaires de la mission

25.Encodage
dans le fichier pour le suivi des journaliers (demandes et prestations) et
préparation de la paie de journaliers
hebdomadairement et soumettre au superviseur pour le check

26.              
Support
dans l’organisation des recrutements, appeler les candidats retenus pour les
tests et entretiens,

27.Support à l’organisation des évènements de
formation, assurer que les fournitures soient achetées et livrées, que le service traiteur soit
réservé, que les certificats sont imprimés

28.           
Backup de
l’assistant RH

29.              
Les
tâches reprises ci-dessus ne sont pas exhaustives la flexibilité étant une
qualité exigée dans une organisation
d’aide humanitaire gérant des urgences, il peut être demandé aux employés
d’exécuter d’autres tâches
que celles présentées dans le profil de poste.

Profil
recherché

1.Études
universitaires (requis) et de secrétariat (souhaité)

2. Expérience de
deux ans dans des postes similaires (RH, administration, etc.) souhaitée.

3.
Indispensables – Français et lingala.

4. Maitrise du
pack office (Word, Excel et Outlook)

5.Résultats et
sens de la qualité, Travail d’équipe et coopération, Souplesse de comportement,
Adhésion aux principes de MSF, Sens du service, Gestion du stress.