OFFICIER FINANCES

Tâches
à exécuter :

DESCRIPTION DU ROLE

Assurer une administration efficace des ressources
financières en veillant à ce que les procédures financières de l’entité soient
respectées au niveau local et que tous les paiement formalités administratives
correctes et l’autorisation en conformité avec les Directives financières de
l’entité.

RESPONSABILITES ET
DESCRIPTIF DES TACHES

GESTION DE LA
FINANCE :

1.      
Effectuer les opérations quotidiennes comptables
du programme

2.      
Vérifier que les règles de procédures d’achat
sont respectées avant d’effectuer les paiements (PR, Log Pack, PDF), ainsi que
vérifier la présence des pièces justificatives nécessaires (factures/reçus).
Veiller sur les montants des PDF et aviser Le Finance Manager de toute
irrégularités de prix

3.      
 S’assurer
que tout PDF ouvert soit enregistré et suivre le dossier jusqu’à la clôture du
PDF

4.      
Payer les fournisseurs selon les accords en
vigueur (chèque, espèce ou virement bancaire). S’assurer que les paiements, une
fois approuvés, sont réalisés dans un bref délai.

5.      
Maintenir les Expense Sheets (livres de comptes)
pour enregistrer les paiements en espèce et les mouvements sur le compte
bancaire, en s’assurant que tous les paiements ont été correctement saisis et
réconciliés sur une base régulière et fréquente

6.      
Effectuer la vérification physique du montant de
la caisse et envoyer la balance des comptes au bureau de

7.      
L’Entité au Finance Manager pour transmettre au
siège de l’entité chaque vendredi avant 11 heures ;

8.      
Faire le rapprochement bancaire à la fin de
semaine

9.      
Vérifier et soumettre chaque semaine au Finance
Manager l’ensemble des comptes, en version électronique et en version papier

  Participer
à la gestion des liquidités et aux audits

1.      
Assister à la compilation du « cash needs
forecast » (CFN-prévision des besoins en argent liquide) de la base de Goma, en
coordination avec les différentes départements (projets, logistique…)

2.      
Préparer et appuyer les audits financiers
externes et internes en fournissant toutes les informations demandées par le siège,
les bailleurs de fonds, services étatiques ou autres autorités compétentes

3.      
Participer au processus de paie des NRS

Saisir les données relatives à la
paie dans Crésus

1.      
Payer les salaires, en s’assurant que les
déductions obligatoires ont été effectuées correctement et payées aux autorités
compétentes Préparer et payer les impôts

2.      
Superviser la préparation et le paiement des
sommes versées aux tiers

3.      
Préparer et payer les soldes de tout compte

4.      
Préparer le rapport annuel de l’IPR (Impôt
Professionnel sur le Revenu)

Qualité et communication

1.      
Veiller à ce que la confidentialité des
informations financières de l’entité soit respectée en tout temps

2.      
Appuyer les collègues dans la gestion de
l’argent de l’entité en fournissant des conseils et formations au besoin

3.      
Développer et maintenir une structure de
communication transparente et franche et donner son appui aux collègues pour
améliorer la communication entres les responsables et les employés des
différentes bases de l’entité en RDC.

APPUI AUX AUTRES FONCTIONS SUPPORT
SI NÉCESSAIRE :

1.                     Etre
flexible et motivé d’accomplir des taches autres que ci-dessus, suivant
services des responsables

2.                    
Appuyer les Ressources Humaines lorsque
nécessaire, notamment en cas d’absence.

   
Peut être amené à couvrir d’autres postes sur
d’autres bases.

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