Program Assistant

Titre: Program Assistant

RAPPORTS : Program Manager GHSC-PSM

LIEU : Kinshasa, RDC

Programme Mondial de la Chaîne d’approvisionnement de la santé mondiale – Gestion des achats et des approvisionnements (GHSC-PSM) RDC,

Mission du Projet

Le projet GHSC- PSM/DRC, financé par le Gouvernement américain, a comme mission principale en République Démocratique du Congo (RDC) d’assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé publique qui sauvent des vies dans le monde entier. Ce projet améliore la prestation des soins de santé grâce à des solutions de chaîne d’approvisionnement transformatrices, en se concentrant sur cinq domaines clés de la santé : le VIH/SIDA, le paludisme, la planification familiale volontaire et la santé reproductive, la santé maternelle et infantile, et les menaces émergentes pour la santé publique.

Il appuie également sur le renforcement des systèmes d’approvisionnement des pays, travaille en collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

Responsabilités générales

Le/la Program Assistant est chargé(e) d’apporter l’appui au Program Manager dans   le bon fonctionnement des activités technique et/ou activités sur le terrain en fournissant un soutien logistique pour les activités spécifiques du Directeur Pays de GHSC-PSM en RDC. Il/elle travaille sous la supervision de Program Manager, pour assurer l’accompagnement au jour le jour des activités spécifiques des projets à travers les rapports reçus et instructions données par le Chef du Projet et le Program Manager.

Elle ou il participera au travaille avec le personnel technique et les opérations afin d’apporter l’assistance technique et de tenir le personnel informé de la situation des activités spécifiques du projet.

L’Assistant(e) au Programme est responsable d’assurer que les documents relatifs aux contrats et accords signés entre les projets et ses partenaires soient réceptionnés, analysés et classés selon les procédures en vigueur dans le projet.

Responsabilités spécifiques

• Sous la supervision de  la Program Manager, effectuer l’examen des factures des sous-traitants pour confirmer que tous les taux sont corrects et que tous les coûts sont admissibles, en coordination avec le staff technique pour l’approbation et le traitement,
• Vérifier tous les livrables pour la distribution en vérifiant les détails avec les checklist,
• Communiquer avec les bureaux provinciaux afin d’obtenir de réponses aux questions concernant les livrables,
• Participer à l’organisation des rendez-vous et des programmes des visiteurs,
• Traduire les correspondances simples, en cas de besoin,
• Participer au suivi des délais, les engagements pris, les mesures prises ainsi que de la collecte et la présentation des rapports aux Chef des Projets,
• Établir et maintenir un système de classement pour les documents techniques et les correspondances et assurer la confidentialité des documents. Créer un classement des documents de références selon les cas. Rechercher et Collecter des bases de données et les mettre à jour selon les demandes et besoins,
• Produire un registre des Archives des documents clés pour les éventuels rapports.
• Participer au partage d’informations et les conseils au personnel sur les pratiques et procédures générales de bureau; aider / remplacer les collègues de l’équipe et effectuer d’autres tâches selon les besoins,
• Suivre  les approbations des divers contrats d’assistance technique auprès du Chef de projet,
• Participer aux  classements et Archivages des dossiers des CDRs,
• Participer à la  soumission à temps des rapports de projet et des documents de  mémoire institutionnelle dans la base de données de Chemonics,
• S’acquitter d’autres tâches au besoin.

QUALIFICATIONS :

• Détenir un diplôme d’études supérieures en sciences sociales, sciences économiques, ou dans un domaine similaire ;
• Détenir une expérience d’au moins 4 ans dans les tâches administratives ou des contrats ;
• Parler couramment le Français et Anglais est un atout ;
• Expérience de travail avec les ONGs locales et Internationales; et des organisations financées par le gouvernement américain.
• Avoir des connaissances informatiques : World, Excel, Power Point, bases de données, et capacité d’apprendre de nouveaux logiciels.
• Capacité de voyage sur terrain.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité de collaborer professionnellement avec un personnel, clients et consultants, de diversités culturelles.

COMMENT POSTULER

Chemonics International respecte la diversité des cultures, des sexes, des races, et des religions ; les candidats intéressés doivent soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant un CV actualisé, les copies des diplômes et Brevets, trois références professionnelles ainsi qu’une lettre de motivation avec objet : « ASSISTANT(e) DU PROGRAMME (PROGRAM ASSISTANT) » à l’adresse suivante : recrutement.ghscpsmdrc@gmail.com

La date limite de soumission de candidature est le 26 novembre 2025 à 17h00.

N.B : La présélection sera faite au fur et à mesure que les dossiers seront reçus. Les candidatures féminines sont vivement encouragées et seuls les candidats sélectionnés seront convoqués.

Fait à Kinshasa, le 18/11/2025