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Tâches
à exécuter :
OBJECTIF 1 : Assurer le contrôle qualité de la documentation
1.
Vérifier l’existence des pièces
comptables de la mission HI RDC ;
2.
Veiller à la conformité des pièces
comptables de la mission HI RDC ;
3.
Prêter une attention particulière
sur les mentions requises par HI sur chaque pièce comptable ;
4.
Signaler toute incohérence sur la
conformité des pièces comptables ;
5.
Classer par ordre chronologique les
pièces comptables par journal et par site ; Vérifier que
toute la documentation et les différentes informations sont cohérentes. S’assurer que les dossiers d’achat soient complets
6.
Effectuer les photocopies des
documents selon les besoins ;
7.
Retrouver les documents manquants
en effectuant la recherche avec les logisticiens des différentes
bases.
8.
Contrôler le classement.
OBJECTIF 2 : Classer et archiver les documents
logistiques et finances
1.
Extraire de Navision les
bordereaux comptables périodiquement par journal ; Imprimer sous format Excel les bordereaux comptables ;
2.
Déballer et photocopier tous les
avis débits et crédits de mouvement bancaire ; Annexer
chaque bordereau comptable et avis débits ou crédit aux visas d’engagement ; Scanner les
pièces comptables mensuel par journal sous format « TIFF » ;
3.
– S’assurer que tous les dossiers
d’achat ont une codification adéquate afin de retrouver tout type de document
4.
Envoyer les pièces comptables
numérique au siège par « We transfer » ;
5.
Classer les pièces comptables par site dans des boites
à archive pour expédition au siège ; Mettre
en place la base de données « archives logistique » sur le serveur
6.
Photocopier (si nécessaires) et numériser tous les
dossiers d’achat pour les archiver sur le serveur
7.
Faire le suivi avec les bases pour
l’envoi de tous les documents en capitale
Objectif 3: Participer à la préparation des audits logistiques et
finances
1.
Créer des dossiers de scan des
pièces comptable et les placer dans le back up pour éventuels audits ;
2.
Appui au département Finance ;
3.
A la fin d’un contrat bailleur,
préparer les documents nécessaires à l’envoi au siège des documents demandés
4.
Revérifier que toutes les pièces
des dossiers soient bien présentes
5.
Labelliser les cartons afin
d’envoyer des colis clairs et classer
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Profil
recherché :
Formation et expérience requises :
1.
graduat
2.
1 an dans un poste équivalent
3.
Expérience avec une ONGI
Qualités personnelles :
4.
Capacité à travailler en équipe
5.
Sens des responsabilités
6.
Sens de l’organisation
7.
Intégrité, honnêteté, franchise
8.
Capacité d’adaptation et de sensibilité
vis-à-vis des différences culturelles
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