Tâches à exécuter :

Sous la
supervision du Régional Manager Haut Katanga, la Chargée Administrative et
Logistique doit assurer les commandes, les achats du bureau et coordonner leurs
répartitions dans tous les sites suivant les besoins de départements et de
bureau avec suivi. Elle gère également le patrimoine de l’entreprise,
(propreté, fourniture, réparations, travaux etc.) et la flotte du bureau ainsi
que les chauffeurs.

Fonctions
essentielles

v 
Assurer la coordination des activités du département •

v 
Superviser l’équipe d’Administration (Chauffeurs,
Assistants, nettoyeurs, gardiens, jardiniers, policiers), résoudre et orienter
les problèmes liés à l’administration • Gérer les relations avec les
partenaires, clients et fournisseurs ;

v 
S’assurer la distribution des frais de missions aux
agents pour les déplacements de proximités ,

v 
Assurer la mise en œuvre du plan d’approvisionnement de
la société

v 
S’assurer la conformité des documents utilisés par le
service (nomenclature, format ISO, entête service) ;

§ 

v 
S’assurer du bon archivage des documents ;

v 
Participer aux réunions avec les autres directions, les
consultants et/ou les membres de la Direction ;

v 
Se rapprocher de chaque département pour relever les
besoins urgents et/ou éclaircir leurs demandes ;

v 
Gérer la flotte automobile du bureau dans le dispatch,
courses du bureau, maintenance des véhicules, propreté, approvisionnement
carburant et sécurité achat des documents de bords etc. ,

v 
Gérer la logistique en matière de déplacements des
agents, expédition du matériel/équipements ou véhicules vers d’autres bureaux,

v 
Vérifier les stocks des articles et déclencher des
alertes, au besoin, et préparer les demandes d’achats en cas d’atteinte du
stock minimum ;

v  S’assurer
que la procédure d’état de besoin, validation, procédure d’achat (cotations,
appels d’offre, comparaison des offres, contrat, bon de commande, bon de
réception), approvisionnement (entrée en stock, bordereau d’expédition, etc.) ;

v 
S’assurer du nettoyage des parties communes, bureaux
et installations hygiéniques ;

v 
Réaliser les achats de consommables, services et
autres tout en veillant sur les stocks ;

v 
Contrôler les justificatifs des achats et les
soumettre à la finance endéans les délais ;

v 
Assurer un système de suivi de consommation et d’achat
de routine qui évite toute rupture de stock ;

v 
Planifier des demandes d’achats suivant les besoins,
le volume du stock et la consommation ;

v  Planifier
les livraisons suivant les besoins et la disponibilité de réception des clients
internes ; Rechercher et sélectionner les meilleurs fournisseurs potentiels,
envoyer les offres et faire le suivi ;

v 
Participer à aux organisations des événements du
bureau en collaboration avec les

v 
Ressources Humaines et le Marketing ,

v 
Tenir un fichier de gestion des Immobilisations
;

v 
Effectuer la désaffectation des matériels en accords
avec les finances ;

v 
Tenir une liste des matériels se trouvant dans tous
les bureaux ;

v 
Organise les protocoles et l’accueil des visiteurs ;

v 
Organise la restauration des visiteurs, agents et
clients en formation

v 
Faire la réservation des hôtels en faveurs des
visiteurs ;

v 
Organise les emplacements des agents ;

v 
Effectuer les reporting hebdo, mensuel, trimestriel et
annuel des activités Exécuter toutes autres tâches sollicitées par la
hiérarchie.

Profil
recherché :

v 
Diplôme universitaire en sciences commerciales ou dans
un domaine similaire ;

v 
Minimum 4 ans d’expérience dans l’Administration de
bureau, gestion des stocks et logistique au poste de chargé du département •

v 
Solide compétence en gestion des équipes et situation
d’urgence

Bonne maitrise de l’outil
informatique •

v 
Savoir tenir à jour une base des données ;

v 
Capable de travailler dans un environnement stressant
et faire rapport à plusieurs personnes

v 
simultanément ;

v 
Bonne capacité à communiquer et rédiger les
correspondances ;

v 
Maitrise du français et de l’anglais ;

v 
Bon sens de l’organisation ;

v 
Pro-actif et anticiper les besoins récurrents ;

v 
Dynamique et faire usage de créativité •

v 
Intègre, loyale et discret ;

v Capable de
travailler les jours fériés et gérer d’autres imprévus ; Être mentalement et
physiquement forte.

Comment Postuler

CV détaillé,
copies des diplômes, certificats, copie de la carte d’identité ou son
équivalent et une carte de l’ONEM.

Vous trouverez
cette offre sur notre site

inscrivez-vous et postulez directement en joignant votre
dossier complet.

Ou encore,
envoyez votre dossier à l’adresse suivante : recrutement.lushi@itmafrica.com
avec comme objets du mail « Chargée Administrative Logistique »

Date limite
de la candidature : 03 février 2025.

Offre : Interne  Externe

ITM SARL
porte à la connaissance de tous ses candidats que tout recrutement est gratuit,
c’est-à dire sans aucun frais                

NB :
contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement