Tâches à exécuter :

Responsabilités

1.     Exécuter la saisie de données de tout ce qui
concerne le matériel d’investissement créer les entrées/documents appropriés du
matériel dans TMS, en s’assurant que toutes les données saisies sont bien
approuvées, que la documentation appropriée a été reçue, et que les processus
de saisie de données ont eté appliqués dans les délais et de manière efficace.

2.    S’assurer
que les données collectionner et saisies dans les bases de données sont exactes
et complètes, vérifier les réceptions dans le système TMS sont correctes,
veiller à ce qu’aucune personne non autorisée n’ait accès à la base de données
et effectuer des vérifications de routine de la base de données pour en assurer
la cohérence.

3.    Signaler
immédiatement les anomalies constatées dans la base de données au supérieur
hiérarchique et technique (support TMS à Bruxelles).

4.    Appliquer
les flux de travail, à l’entrée et à la sortie de tous les documents liés à la
logistique. Classer les documents selon les normes de MSF

5.    Aider le
supérieur hiérarchique à déterminer les articles atteignant le point de fin de
vie/déclasser, se référer à la base de données de TMS. Discuter tous les jours
des progrès avec le supérieur hiérarchique, et faire rapport

au restant des projets lors de la réunion hebdomadaire de
l’équipe.

6.    Obligations
de rapport : identification (en étroite collaboration avec le supérieur
hiérarchique, des risques potentiels relatifs au           ; faire rapport sur les matériels commandés reçus

Responsabilités Spécifiques à la
Section MSF / Contexte

1.    En
collaboration/support avec les responsables log de chaque projet/BAP de
maintenir à jour l’inventaire du matériel d’investissement de la mission RDC

2.    Assurer le
maintien et la fiabilité de la Base de données dans la logiciel MSF qui
s’appelle « Track My Stuff » ou appelé suivant T MS

3.    Suivre les
mouvements du matériel d’investissement à travers la mission.

4.    Gérer les
commandes de réparation et faire la mise à jour du statut de chaque équipement

 Suivre la fin de vie
du matériel

5.    Il/Elle
fera preuve d’un sens élevé du respect de la
confidentialité étant donné son accès privilégié aux informations
essentielles relatives aux activités de MSF-B en RDC Activités principales

6.    Sous la
supervision technique et la responsabilité hiérarchique du Coordinateur
Logistique Adjoint a pour responsabilité et en collaboration avec les logs projets
de :

a)      Matériel
d’investissement

v Suivre le
matériel d’investissement et faire la mise à jour des fiches d’identification T
MS de chaque asset.

v Assurer
l’archivage électronique et physique des nouvelles fiches d’identification et
les documents des matériels d’investissement affectés à Bangui, mais aussi dans
l’ensemble de la mission

v Créer, pour
les achats locaux de matériel d’investissement, des nouvelles fiches sur TMS

v Affecter
les numéros MSF aux nouveaux appareils, en fonction de leur famille, pour

v L’ensemble
de la RDC et s’assurer de leur présence et visibilité. Il est donc en contact
régulier avec les projets et bases d’appui de la mission.

v Mettre à
jour les équipements avec leur code supply locaux (en collaboration avec
département. Supply de la mission

v Suivre tous
les mouvements du matériel d’investissement (réception nouveau matériel,
Réception et retour réparation, déclassement…) et reste donc en contact
permanent avec les

Logs projets, les référents techniques, le responsable Supply
et le CoTl-Adj.

v Apporter
son soutien aux projets dans la gestion et le suivi du matériel
d’investissement.

v Faire des
visites de terrain en cas des besoins

v Remettre
chaque fin du mois au CoTL-Adj et chaque projet concerné un récapitulatif de
tous les mouvements concernant les matériels d’investissement nouvelles
entrées, pannes, déclassements, retour de réparation, selon le modèle fourni
dans le canevas du rapport mens

v Organiser
de briefing sur le TMS pour les nouveaux arrivants (LHS et MHS)

b)      Réception
et retour des marchandises :

v  Réceptionner
le nouveau matériel (international et national) et assurer le suivi avec le
Réfèrent Technique et les projets concernés.

v  Réceptionner
le matérièl en panne et assurer le suivi avec le projet concernant et le
Réfèrent Technique concerné.

c)      
Traitement des commandes de réparation / remplacement
:

v  Suivre les
commandes de réparations dans TMS

d)     
Archivage

v  S’assurer
que tous les documents techniques relatifs au matériel d’investissement sont
bien disponibles avec les items en stock au niveau des proj

v  S’assurer
que tous les documents (papier et informatique) liés au déclassement soient
classés et archivés selon le canevas prévu.

e)     
Document d’expédition

v  En
collaboration avec le département Supply, il prépare le matériel et suit les
priorités Fixées par le CoTL-Adj

v  Assure que
les changements de statuts dans TMS sont réalisés en collaboration avec les
logs projets

f)       
Rapports et communication :

v  Une fois
par mois, il remet au COTL-Adj son rapport sur la situation et le mouvement du
matériel.

v  Chaque fois
que nécessaire, il informe le CoTL-Adj de toute différence entre les
inventaires Physiques et théoriques.

Profil recherché :

Éducation :   L’éducation secondaire essentielle,

Expérience
Expérience dans le domaine de gestion de matériel et stocks

Langues

Indispensable : Langue
de la mission (Français) ; langues locales.

Connaissance :

Expérience dans le domaine de gestion de matériel et
stocks

Connaissances informatiques avancer (Excel et Word)

Bonne maitrise de la langue française

Respect des règles et procédures MSF

Précision, rigueur et sens des responsabilité

Bonnes capacités relationnelles Flexibilité et
proactivité Compétences :

Sens du
résultat et de la                L2

Travail en équipe et coopération L2

Souplesse de comportement L2

Adhésion aux principes MSF L2

Gestion du stress L3

 Cette description de
poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l’évolution de la
mission.

Comment Postuler

Curriculum
Vitae (Maximum 2 pages).

Lettre de motivation (Maximum 1 page).

Copie des diplômes requis pour le poste ou du
diplôme le plus élevé.

Copie des
attestations de formation en relation avec le poste.

Copie des attestations de service en relation
avec le poste.

Copie de la
carte ONEM pour le candidat sans emploi.

         Copie de la
carte d’identité.

Tout dossier incomplet ou ne répondant pas aux critères indispensables
sera éliminé.

Il pourra éventuellement être
demandé aux candidats présélectionnés de fournir d’autres attestations /
compléter leur dossier à un stade ultérieur. Les dossiers de candidatures ne
seront pas restitués.

Les dossiers de candidature sont à
envoyer par email à l’attention de la Responsable Ressources Humaines et
Finances de la Base d’appui de MSF-B à Kinshasa à l’adresse suivante : msfocb-kinshasa-recrutement@brussels.msf.org

Envoi des documents requis en format pdf en précisant
dans l’objet « Candidature au poste d’Agent Gestion de données ».

Ou en dossier physique dans une enveloppe sous pli
fermé. L’enveloppe doit porter au recto le titre du poste pour lequel le
candidat postule et au verso le nom du candidat.

Le
dossier doit être déposé au bureau MSF au n ^o 11 de l’avenue
Massamba, Quartier Bassoko, Commune de Ngaliema au plus tard Mercredi le
15/01/2025 à 17H00 Important

Toutes
les personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer
:

NB : contacter
l’ONEM si besoin d’accompagnement