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Tâches à exécuter :
Sous la
supervision de l’Assistant Administratif et Financier, le (la) secrétaire
exécutera les tâches suivantes :
o
Assurer la réception, la saisie, l’expédition et le
classement des différents courriers et documents,
o
Assurer les communications générales (Ressources
Humaines, informations d’ordre général, ..)
o
Assurer la gestion des signataires,
o
Tenir et mettre à jour le bilan des ressources
humaines de l’antenne
Rédiger les comptes rendus
des réunions de service ;
o
Gérer la petite caisse de fonctionnement en respectant
règles et procédures de gestion de caisse en vigueur au sein de la Société ; Tenir
à jour le livre de caisse en dur et Excel
o
Etablir et remettre les chèques et ordres de paiement
aux bénéficiaires ; Déposer les ordres de paiement à la banque contre un accusé
de réception : Enregistrer les chèques et ordres de paiement émis :
o
Payer les tiers moyennant les pièces d’identité :
cash, chèque ou ordres de paiement ;
o
Clôturer journalière ment la caisse avec l’Assistant
Administratif et Financier ;
o
Produire les procès-verbaux de contrôle de caisse
o
Classer toutes les pièces justificatives de la caisse,
o
Tenir à jour le répertoire des comptes bancaires des
fournisseurs et agents
o
Remettre les bulletins de paie aux agents contre
accusés de réception ;
o
Archiver tous les documents administratifs et
financiers,
Arrêter
les Pièces Justificatives à transmettre à la Direction
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Profil
recherché :
Le
Secrétaire devra avoir le profil suivant :
o Etre de nationalité congolaise ;
o
Avoir au moins
un diplôme de graduat en secrétariat de Direction, gestion administrative et
financière, informatique de gestion ou une qualification équivalente ;
o
Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois
(3) ans au Secrétariat ;
Avoir une expérience
professionnelle dans la gestion financière ou de la caisse d’au moins trois (3)
ans ;
o Avoir un sens d’organisation et de priorisation
;
o
Avoir la maitrise de l’utilisation de l’outil
informatique (MS Word, Excel, Powerpoint) et l’internet
o
Maîtriser le français écrit, parlé et lu et la langue
Swahili ;
o
Etre capable de coordonner plusieurs activités de
façon simultanée,
Etre disponible,
intègre et capable de travailler sous pression ;
o Etre méthodique, sérieux, et vigilant afin d’éviter de
faire des erreurs dans les comptes
o
Avoir un esprit d’initiative, de rigueur et de respect
des échéances,
o
L’expérience au sein d’une institution financée par
les bailleurs des fonds, d’une organisation du système de nations unies, d’un
organisme de coopération ou d’une ONG internationale est un atout
o
Posséder de bonnes capacités relationnelles et de
communication.
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