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En
collaboration avec le/la chef.fe de projet, assurer la bonne gestion
administrative du Bureau
·
Assurer les liaisons administratives avec i)es
autorités, partenaires externes, membres de l’équipe, à la demande de la cheffe
de projet.
·
Assurer une circulation fluide de
l’information administration au sein du Bureau et favoriser l’émergence d’une bonne dynamique
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Assurer que le bureau est aux normes léga/es
vis-à-vis des administrations et institutions publiques
(visas, bail, assurance, impôt, inspection du travail etc.)
·
Faire le suivi de conformité, d’archivage et
de renouvellement des contrats de bail, d’assurance de responsabilité civile, et de tout document officiel lié aux locaux
bureau et domiciles de l’IBCR au Sénégal. Tenir à jour le suivi
des renouvellements et informer la cheffe de projet des dates de renouvellement pour les besoins d’amendement.
·
Assurer que les factures et les documents de
paiement pour les règlements des impôts sont faits et transmis,
ainsi que tout autre facturation administrative et porter le paiement à
l’institution pertinente, sur validation
du/de la cheffe de projet.
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Organisation des réunions d’équipe et prise
de note
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Accueil des visiteurs et réception
téléphonique, suivi du courrier et des visites
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Offrir un support administratif général et
effectuer toute autre tâche reliée au bon fonctionnement
du bureau
2. En collaboration avec le/la chef. de projet, assurer la bonne gestion
logistique du Bureau
·
Assurer la gestion des achats du Bureau et du
projet, dans le respect des procédures IBCR (mise en concurrence,
rédaction des contrats de service/d’achat, des bons de paiement, des bons de commande) jusqu’à réception et paiement du
fournisseur.
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Assurer la gestion des équipements durables,
incluant les ordinateurs et le suivi de fonctionnement du réseau
technologie de
l’information, en collaboration directe avec le/la conseiller. ere en approvisionnement du siège.
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Veiller à
l’inventaire des équipements du Bureau de manière mensuelle et faire un
rapportage trimestriel au siège, dans le respect des procédures IBCR.
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Assurer la
bonne gestion des contrats et du suivi de leur renouvellement, incluant les
appels d’offre et contrat cadre, dans le respect des lois nationales et
des procédures IBCR.
·
Assurer la
gestion des services généraux du Bureau, incluant l’évaluation des besoins en fournitures, petites réparations et autre matériel nécessaire au
bon fonctionnement du Bureau, dans le
respect des procédures IBCR.
·
Respecter les
procédures d’archivage institutionnels et en assurer l’application pour la documentation administrative et logistique.
·
Assurer la
bonne gestion du/des véhicules, incluant le suivi du log-book, de la
carburation et des services d’entretien.
·
S’assurer que les normes infrastructures
de l’IBCR sont appliquées et les vices de forme reportées à la cheffe de projet
et au Responsable Santé-Sécurité du siège lorsque pertinent.
3. Appuyer les équipes projet dans la
préparation logistique des activités/ ateliers
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Être présent
aux ateliers du projet et appuyer l’équipe technique dans les taches
logistiques (organisation de la salle, achats
du matériel pour les ateers, commander les repas, etc.)
·
Préparer et ranger la salle (mise
en place, gestion des documents, appui aux participants[es], clôture, vérifier le son et le matériel
informatique…)
·
Faire les
suivis avec les hôtels pour la gestion de l’intendance lors des ateliers
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Appuyer la
cheffe de projet dans les aspects de communication et à la demande de la cheffe
de projet, procéder à la publication de photographies et visuels de
qualité dans les communications de l’IBCR Sénégal en relation avec la
Coordinatrice des communications du siège et son équipe
4. Autres
taches reliées au poste
·
Participer
activement aux réunions d’équipe et t rendre compte à son superviseur direct de
l’évolution des activités sous sa
responsabilité, partager les priorités et planning mensuels
·
Appuyer le/la
chef.fe de projet dans le suivi des évènements sécuritaires et la mise à jour
des procédures et outils de gestion de la sécurité
Participer activement à la préparation et au
déroulement de toutes les missions de travail pertinentes à la mise en oeuvre du projet demandée par son superviseur
Effectuer
toute autre tâche reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau
Profil
recherché :
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QUALIFICATIONS |
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Exigences
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Formation
professionnelle, collégiale ou universitaire en administration, relations
industrielles, logistique ou
tout autre domaine pertinent
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Expérience d’au
moins deux ans dans un poste similaire (atout si en ONG)
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Excellente
maîtrise du français et du lingala, parlé et écrit indispensable
·
Maitrise du
swahili, un atout
·
Maîtrise de la
suite Microsoft Office (surtout Excel) et des nouvelles technologies de
l’information
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Flexibilité,
habileté à travailler en équipe
·
Excellentes
capacités d’analyse et de communication inter personnelle
·
Capacité de
travailler de façon autonome et d’accomplir des tâches multiples
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Excellentes
capacités d’organisation et de travailler dans l’urgence
·
Capacité de
priorisation des taches de façon autonome
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Sensibilité
aux diversités culturelles et à l’égalité entre les hommes et les femmes
Atouts
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Compétences en
communication (prise de vues, infographe, etc)
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Brevet
secourisme
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Expérience
dans la gestion de sécurité
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A noter, les
candidatures retenues feront l’objet de vérifications du dossier criminel et
d’un contrôle des références.
